Le mariage du synchrone et du collaboratif

Messagerie instantanée, voix sur IP, conférence web, ces technologies désormais populaires commencent à s'intégrer aux outils de travail de groupe. Si l'évolution est inéluctable à terme, il reste de nombreux obstacles, dont la sécurité.

Les canaux de communication synchrone ?" messageries instantanées (MI), voix, conférence web et vidéoconférence ?" sont en cours d'intégration avec les outils de travail de groupe. Le phénomène touche bien sûr Microsoft, qui en a fait le cheval de bataille d'Office System 2007 (lire DI n?' 683), ainsi qu'IBM avec Lotus et une prochaine version de Notes attendue début 2007. Une foule d'éditeurs et de nouveaux entrants s'y attellent également, comme Orange qui joue des capacités d'intégration de Business Together, son outil de communication multicanal, avec Outlook. Cette évolution tient à différents facteurs, dont la popularité des applications de messagerie instantanée et de la voix sur IP auprès du grand public, mais aussi à l'extension de capacité des réseaux, à la propagation de SIP, et au sentiment que la messagerie électronique forme aujourd'hui un cadre de communication trop étroit pour le travail collaboratif. ' Il y a une demande pour de la réaction en temps réel que le courrier électronique ne satisfait plus ', confirme Lionel Musquin, ingénieur avant-vente chez Novell France. ' Chez les grands comptes, nous voyons se mettre en place des pilotes dans les services informatiques, ainsi que dans les équipes de R&D et de marketing, qui ont déjà une longue expérience des outils de travail de groupe. Ils ont bien compris que l'accès à ces outils synchrones peut apporter de vrais gains en organisation ', assure Gwenaël Fourré, chef de produit communications unifiées chez Microsoft. De son côté, IBM (lire encadré) cite déjà quelques réalisations, comme chez la Société Générale qui exploite les fonctions de MI dans Sametime pour ses traders.

Le synchrone attendra

Mais rien n'est encore joué. Il reste des difficultés diverses à lever : manque de maturité des entreprises, problèmes liés au contrôle des échanges synchrones, à l'intégration technique et à la sécurité. Des éditeurs plus spécialisés tempèrent d'ailleurs les ardeurs. ' La plupart des appels d'offres auxquels nous répondons mentionnent le synchrone. Mais le choix du prestataire se fait toujours sur les fonctions collaboratives classiques ', remarque Jean-François Scellier, directeur marketing et commercial d'OpenPortal, spécialisé dans le collaboratif. ' Les clients se renseignent sur la MI d'entreprise, la vidéoconférence, etc., mais investissent rarement dans ce type de solutions, confirme Jean-Michel Monnin, directeur général de Knowings, un autre éditeur du secteur. À terme, la convergence entre le collaboratif classique et celui synchrone est inéluctable, mais prendra du temps. 'Tous les acteurs s'accordent sur un frein essentiel. ' La messagerie laisse une trace écrite. Elle est, de fait, l'outil collaboratif le plus massivement utilisé ', insiste Alex Landreau, directeur produit chez OpenPortal. ' Les clients travaillent de plus en plus en mode projet, avec ce que cela suppose de réactivité. Mais implanter ces projets suppose un effort d'accompagnement des utilisateurs et du temps pour modifier les habitudes de travail ', justifie Pierre Emmanuel Ruiz, directeurs des opérations d'Axemble. ' Des mécanismes se mettent en place pour structurer les échanges synchrones, définir leur place dans les workflow et les contrôler, reconnaît Gwenaël Fourré, mais cela sera bien entendu plus difficile qu'avec un modèle asynchrone. ' Lotus travaille, pour sa part, à une capture globale des échanges, synchrones ou asynchrones, associés à un projet, et à leur organisation sous forme de gestion d'activité. Techniquement, l'intégration entre les deux mondes est en cours de réalisation. Elle passe par la mise en place de modules de gestion de présence, qui indiquent par quel canal un correspondant peut être joint à un moment donné et permettent à chacun de définir les règles applicables à chaque situation. Une fonction essentielle dans l'intégration des modes de communication synchrone. ' Sur Mayetic, Sametime pour le synchrone et la solution de partage de documents classiques utilisent un même annuaire. L'utilisateur peut visualiser la présence effective de l'auteur d'un document et chater avec lui ', explicite Aldo Ip Piang, commercial chez Mayetic.

La sécurité reste le point sensible

Par ailleurs, cette intégration ne pose pas de problèmes techniques trop importants. Attention cependant, tout ceci sera relativement simple à mettre en ?"uvre sur le réseau local ou le RPV de l'entreprise mais, dès qu'il s'agira de sortir vers le monde extérieur et de recourir aux réseaux publics, les choses seront plus compliquées. ' Pour la MI, nous savons le faire dès aujourd'hui, pour le reste, c'est vrai que nous resterons toujours tributaires à la fois de la bande passante disponible et de la sécurité ', constate Thomas Coustenoble. La sécurité reste le point sensible du synchrone. Si la confidentialité est assurée par le chiffrement des flux, le synchrone impose l'ouverture de ports. Gérant d'Hermitage Solutions, intégrateur et revendeur dans le domaine de la sécurité, Alain Takahashi confirme : ' Le risque d'apporter des spyware dans son réseau est plus élevé avec de la messagerie instantanée qu'avec la pièce attachée d'un courriel. Limiter ce risque est possible, mais cher. '

Si vous êtes pressé

Bien adaptés aux échanges en mode asynchrone, courriers électroniques et partage de fichiers, les outils de travail collaboratif essayent désormais de prendre en compte les canaux de communication synchrone pour gagner en réactivité. Pour l'heure, la demande en entreprise est encore faible, même si des projets existent. Des problèmes restent à régler : contrôle des flux synchrones par les workflow, généralisation de la gestion de présence, et sécurisation, surtout dès qu'il faut sortir de la portion de réseau contrôlée par l'entreprise.

L'entreprise en communautés internes

L'arrivée de canaux de communication synchrone dans les outils de travail de groupe devrait favoriser un nouveau type d'organisation en entreprise : la constitution de communautés internes calquées sur celles présentes sur le web. Par un jeu d'abonnements, des employés seraient associés à un groupe informel du fait de la complémentarité de leurs savoir-faire ou de leurs activités. On peut penser, par exemple, à des experts techniques qui répondraient ensemble sur un espace de messagerie instantanée aux questions des commerciaux.

La pression des utilisateurs : Thomas Coustenoble (IBM) : ' la messagerie montre ses limites '

' Les technologies grand public font leur entrée dans l'entreprise. Les utilisateurs ont déjà, à titre privé, une bonne connaissance des outils de messagerie instantanée ou de voix sur IP, ce qui met les DSI au pied du mur. Et puis, dans le travail collaboratif, tout passe par la messagerie, et on atteint les limites de cette façon de faire. Même si nous avons des bases de données pour indexer et catégoriser les documents, le besoin de modes de communication plus informels et plus réactifs se fait sentir, un peu sur le modèle des réseaux sociaux. La communication synchrone, c'est un complément au tout-messagerie. L'intégration des échanges synchrones dans les workflow d'entreprise sera nécessaire. Nous indexons déjà tout ce qui transite par la messagerie instantanée dans Sametime, mais dans une prochaine version du client Notes, nous voulons aller plus loin, avec une indexation des messages, de la MI, des documents web utilisés dans les conférences web et une notion de gestion dactivité qui fournira un panorama complet des éléments associés à un projet. '