Pourquoi s'y intéresser ? Le parapheur électronique, ou e-parapheur, sert à regrouper, valider et signer électroniquement des documents, en suivant un circuit d'approbation prédéfini selon le rôle de chacun. Il est utilisé dans des projets de dématérialisation.
Les gains
1. Préserver la confidentialité et la traçabilité. Le parapheur électronique garantit la confidentialité, la sécurité et l'intégrité des documents. Contrairement à son équivalent carton, seules les personnes dotées d'un compte ont accès à la liste et au contenu des papiers à signer. A tout moment, il est possible de savoir où se trouve le document dans le circuit de validation, s'il a déjà été validé ou signé, et par qui. Chaque action est enregistrée.2. Accélérer le traitement des dossiers et réduire les coûts. La plupart des parapheurs sont accessibles en ligne. Cela favorise la mobilité et accélère le traitement des dossiers, surtout pour les organisations multisites. Les documents sont validés, signés ou refusés de n'importe où et n'importe quand depuis un navigateur. Les documents peuvent être signés par lots. Nombre d'outils proposent des systèmes d'annotation pour demander des informations supplémentaires ou motiver un refus. Des systèmes d'alerte par courriel aident à prévenir les responsables des documents en attente. L'impression devient souvent inutile, diminuant d'autant les coûts, en plus de supprimer les parapheurs carton. Enfin, le classement et la recherche des documents sont simplifiés.3. Un outil transversal. Dans l'idéal, tous les utilisateurs se servent, pour tous les documents, du même parapheur. Ce dernier doit donc être connecté à l'ensemble des applications générant des documents : gestion électronique de document (GED), logiciels comptables, RH… Cet outil est ouvert quotidiennement par les managers : les documents nécessitant une signature sont disponibles depuis une interface unique. En sortie, les documents signés sont reversés dans un système d'archivage. Lorsque le dossier du parapheur ne contient pas assez d'informations sur les documents, des métadonnées peuvent être ajoutées a posteriori dans l'outil d'archivage, de façon à faciliter l'accès aux contenus.Les limites
1. Un temps d'appropriation parfois long. La prise en main des outils est aisée, mais leur mise en place s'accompagne de changements dans l'organisation plus moins difficiles à appréhender selon les individus. Les rédacteurs des documents les versent dans le parapheur électronique au lieu de les imprimer. Et dès leur validation, ils sont disponibles pour la signature, ce qui requiert davantage de réactivité de la part des managers. Ceux-ci reçoivent en permanence des documents à signer.2. Une gestion délicate du certificat et de la signature électronique. Les utilisateurs doivent comprendre qu'une signature électronique a une valeur légale. Il faut que l'outil soit compatible avec les certificats habilités, tels ceux référencés par les ministères pour utiliser les télé-services de l'administration. La plupart des parapheurs autorisent le recours à un certificat logiciel ou matériel (sur clé USB ou carte à puce), selon le document à signer. Dans le second cas, la signature sur tablette peut s'avérer problématique.3. Nécessité de conserver les parapheurs carton. Il est parfois nécessaire d'assurer la continuité du mode électronique vers le mode papier lorsqu'il y a des changements dans l'organisation, et donc des délégations de signature à mettre en place. C'est notamment le cas dans les collectivités lors des élections, avec les changements d'élus que cela implique.
