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Lyreco attribue la réussite de sa migration de R/3 vers R/3 Enterprise à la minutie de la planification. Il a dupliqué son système de production pour effectuer quelques migrations à blanc.
La montée de version n'est jamais une mince affaire. Surtout lorsqu'il s'agit de mettre à jour un progiciel de gestion intégré, dont le bon fonctionnement s'avère critique pour l'entreprise. Dans le cas du groupe de distribution
Lyreco, l'opération se doublait d'un saut technologique. Comme son progiciel SAP R/3 version 4.0 arrivait en fin de maintenance, Lyreco a choisi d'actualiser son système en basculant directement vers R/3 Enterprise. Il s'agit d'une version plus
moderne du progiciel de l'éditeur allemand car basée sur un serveur d'applications Java. L'entreprise nordiste aurait pu migrer vers des versions intermédiaires, mais elle aurait dû de toute façon, à terme, adopter la nouvelle architecture de SAP.
' Nous avons décidé de faire un grand pas plutôt qu'une série de petits pas ', justifie Antoine Fovet, directeur des développements SAP et e-commerce chez Lyreco. La mise en place de R/3 Enterprise
avait également le mérite d'uniformiser les différents systèmes. La filiale polonaise avait, en effet, déployé la version 4.6 de R/3 alors que les autres systèmes étaient encore en version 4.0. Le fait de disposer d'une même version de progiciel
dans l'ensemble de ses filiales allège les coûts de maintenance.
Simuler pour se roder
Vu l'importance du projet, l'opération a été minutieusement préparée. Ce qui implique entre autres une phase de simulation. Celle-ci sert à la fois à se rassurer et à maîtriser un planning serré. L'opération devait être menée en trois
jours, au cours d'un long week-end afin de ne pas perturber l'activité courante. Pour ce faire, le distributeur a dupliqué son système de production. ' Il est important de bien différencier le système de production de celui de
simulation ', insiste Antoine Fovet. Le système bis reprend à la fois les transactions les plus courantes et les plus particulières. Et, pour parer à toute éventualité, il avait été prévu un retour arrière en moins de quatre
heures sans impact sur le fonctionnement de l'entreprise. La planification est lourde, mais la sécurité est à ce prix. Au total, il aura fallu un peu plus de six mois à Lyreco pour réaliser la migration vers R/3 Enterprise pour un coût d'environ
500 000 euros, hors renouvellement du parc de PC, une dépense qui était de toute manière budgétée. La décision de migration a été prise début novembre 2002. L'analyse d'impact a débouché sur un avis favorable. En juin 2003, l'ensemble de
l'entreprise, y compris les filiales étrangères, avait migré.
Retour à des procédures standards
D'un point de vue technique, la migration n'a pas réservé de grosses surprises, même si l'entreprise a dû mettre à jour son infrastructure. R/3 Enterprise consomme plus de ressources processeur et de mémoire. Le trafic réseau est
également deux fois plus important, bien que Lyreco n'ait pas opté pour le client web, jugé moins ergonomique et moins performant. Fonctionnellement, le passage vers une version plus récente de R/3 a été l'occasion, lorsque cela était possible, de
revenir à des procédures standards.Le principal enjeu était plutôt du côté du management du projet. L'implication de la hiérarchie et la communication autour du projet sont bien entendu incontournables. ' Il est important d'annoncer la couleur
pour que chacun comprenne ce qu'on fait ', indique Antoine Fovet. A noter que pour la formation aux utilisateurs, Lyreco s'est appuyé notamment sur des technologies de formation en ligne. ' C'est bien
adapté à des formations généralistes destinées à un large public ', argumente le directeur des développements SAP.L'adoption de R/3 Enterprise peut, à l'usage, se révéler une bonne affaire économique. Cette version du PGI a le mérite de découpler les cycles de mise à jour fonctionnel et technique. Le cabinet Yankee Group identifie quatre
scénarios pour lesquels les gains de fonctionnement seront évidents : back office tout SAP ; portail affichant entre autres des données issues de SAP ; frontal Java affichant notamment des données transactionnelles issues de
SAP ; et enfin application web qui relie SAP à de multiples applications en s'appuyant sur SAP Exchange Infrastructure.
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