Le portail au secours de l'informatique de la Croix-Rouge

Pour fédérer et moderniser son système d'information autour d'un intranet, la Croix-Rouge française a choisi la solution globale de ' portail prêt à l'emploi ' SharePoint Portal Server, en phase bêta au démarrage du projet. Un risque calculé qu'elle ne regrette pas.

Avec quelque 2 000 entités autonomes disséminées sur le territoire, répondant à des réglementations et à des activités multiples, 15 000 salariés et 60 000 volontaires bénévoles aux métiers et compétences variées, la Croix-Rouge française (CRF) est confrontée à de nombreux soucis logistiques. " Notre système informatique était très marqué "opérations de gestion" ", rappelle Jean-Paul Bézie, DSI de la CRF. La priorité avait été donnée aux enjeux nouveaux que nécessitent la professionnalisation et la transparence de la gestion financière des institutions humanitaires. " Nous disposions bien de quelques solutions bureautiques locales assez hétérogènes, en majorité d'origine Microsoft, mais il nous manquait un véritable outil de Ged et de workflow. D'où un manque de réactivité pour des activités pérennes comme la consolidation des données (comptables, marketing, adhésion, validation de diplômes, etc.), l'échange d'informations ou la coordination d'actions de communication de nos équipes mobiles lors d'opérations ponctuelles, comme celles récentes de Toulouse ou d'Afghanistan. "

La solution intranet s'est vite imposée

Globalement, les reproches venaient des acteurs du terrain. Ils remontaient de l'information vers Paris, mais estimaient avoir peu en retour de la part du siège. " J'avais bien en tête un projet réseau, se souvient Jean-Paul Bézie, mais qui ne rencontrait qu'un faible écho au niveau des instances dirigeantes. " Il a fallu attendre l'arrivée du nouveau secrétaire général de la Croix-Rouge française, Béatrice Abollivier, instigatrice du schéma directeur conclu en juin 2000, pour initier un projet fédérateur.Le portail est en fait la première pierre apportée à l'édifice du nouveau système informatique de la CRF. Paradoxalement, le DSI trouve aujourd'hui avantage à avoir démarré ce chantier ambitieux plus tard qu'il ne l'aurait voulu. " Il nous fallait un produit simple et universel, reconnaît Jean-Paul Bézie. La solution intranet s'est donc imposée d'elle-même. Les outils collaboratifs d'internet font table rase de l'existant et restreignent d'éventuelles contraintes d'adaptations techniques qui y seraient liées. On offre à un maximum d'utilisateurs une solution simple et accessible à travers l'interface unifiée d'un navigateur, sans avoir à investir dans un réseau privé qui se serait avéré coûteux. "

Une communication interne décloisonnée

Outre la présence de postes de secours le long des routes, lors de manifestations culturelles ou sportives, d'accidents et de catastrophes, l'organisation gère aussi de nombreux établissements de santé (crèches, PMI, centres pour personnes handicapées, services de soins et d'aide à domicile, hôpitaux et cliniques) et mène des actions contre l'exclusion (Samu social, antennes vestimentaires et alimentaires, aide aux étrangers et aux détenus). Dans chacune des régions, un correspondant Ged collecte les données. Des itinéraires d'approbation notifiés par e-mail s'assurent que les documents ont été validés ou révisés avant transmission et publication, voire refusés.L'outil de messagerie Outlook Web Access, assez simple, est proposé aux débutants. Les utilisateurs plus confirmés peuvent opter pour la version Express. Pour le moment, près de 450 types de documents en ligne sont recensés dans la base documentaire et sont consultables grâce aux services d'indexation et de recherche. " On a d'abord pris en compte le contenu qui était déjà au format électronique, explique le DSI. Reste à récupérer désormais l'antériorité d'un certain nombre de documents très importants qui existent sous forme papier. Une personne responsable de la Ged s'y emploie. "

Les grands intégrateurs n'ont pas été retenus

La SSII Servantès a été retenue par la Croix-Rouge à l'issue de l'appel d'offres lancé à l'automne 2000. " Servantès était "le Petit Poucet" parmi les grands intégrateurs consultés, explique Jean-Paul Bézie. En soumettant notre projet, nous espérions d'abord obtenir, de la part des fournisseurs, leur perception et leur façon de nous accompagner. Nous avons rencontré une entreprise à taille humaine et une qualité d'écoute que n'avaient pas certains mastodontes voulant imposer des systèmes. " La SSII de 60 personnes était partie sur une solution classique Site Server de Microsoft, avec des développements sur mesure en ASP.Mais, entre temps, Jean-Pierre Vimard, directeur commercial de Servantès, a découvert SharePoint Portal Server (SPS) en avant première à Seattle. " Ses fonctions correspondaient parfaitement au cahier des charges de notre client. Nous n'avons pas hésité à changer notre fusil d'épaule et à parier sur ce produit, encore en version bêta. " Le soutien des équipes support nationales et internationales de Microsoft aidant, la Croix-Rouge française prend "le risque calculé" du choix SPS. Fin mars, trois départements pilotes réalisent une démonstration d'une partie du projet.Un club Intranet (utilisateurs, partenaires, direction) teste tous les outils pour être sûr que les applicatifs ont la capacité de gérer l'ensemble des opérations. Le 30 juin 2001, pour l'assemblée générale de la CRF, l'équipe informatique présente le nouvel outil fédérateur de transmissions d'informations et de travail collaboratif. " On commence à faire naître et à susciter chez les acteurs du terrain l'intérêt de l'intranet. Aujourd'hui, nous sommes un peu victimes de notre succès, mais cela prouve que l'outil répond à une véritable demande. Désormais, ce sont ces futurs utilisateurs qui nous poussent ; il ne faut pas les décevoir. "Le déploiement et les formations sur le terrain (naviguer sur l'intranet, monter ses propres profils...) ont réellement démarré cet automne. " Notre objectif, conclut Jean-Paul Bézie est que la totalité du siège et les 100 délégations départementales soient branchées début 2002, et que les autres structures soient raccordées dans les 2 ans à venir. " Une cellule opérationnelle d'accompagnement au déploiement a donc été mise en place pour appuyer les délégations et répondre à toute leurs questions.