Le records management

Il n'existe pas d'équivalent français pour ' records management '. En pratique, cette discipline couvre principalement la gestion des archives légales et réglementaires propres à une profession.

Les pourtours du ' records management ' sont vastes. Cette discipline a vocation à gérer la création, l'usage et le sort final des documents, terme pris dans son acception la plus large. Il s'agit aussi bien de contenu numérique que de documents physiques ­ dossiers papier, cassettes vidéo, etc. En pratique, le champ d'intervention se limite essentiellement à la gestion des archives légales et réglementaires propres à une profession ou à un métier. L'essor du records management ­ principalement outre-Atlantique ­ découle des nouvelles contraintes légales qui pèsent sur les entreprises en matière de conservation et de restitution de l'information. Cette famille de logiciels remplit trois grandes fonctions : déclarer une archive, la rechercher et la restituer. Elle intervient en bout de chaîne dans la gestion du cycle de vie de l'information ­ ILM, pour Information Lifecycle Management. Dès lors, il n'est pas étonnant que les grands noms de la gestion de contenu aient, au cours de ces dernières années, multiplié les rachats pour intégrer cette expertise dans leurs offres.

Pour/contre

L'utilité du records management est manifeste pour la conservation et la traçabilité de l'information.

Il est bien difficile de justifier le retour sur investissement d'une solution d'archivage.

La fin de vie des documents enfin gérée

1. Affecter des règles de disposition et de rétention

Les documents ' morts ', autrement dit ceux qui n'évoluent plus, se voient affecter un ensemble de règles qui déterminent leurs durées de disposition, de rétention et de destruction en fonction du plan de classement d'archives de l'entreprise. Une entreprise choisira, par exemple, de conserver pendant dix ans les contrats de ses clients, ou gardera ad vitam aeternam les bulletins de paie de ses salariés. Cette opération nécessite au préalable une classification ­ automatique ou manuelle ­ des documents.

2. Classifier le document

Dans le cas d'une classification manuelle, les logiciels spécialisés se distinguent généralement par leur niveau d'intégration aux logiciels installés sur les postes clients. Ils proposent aux utilisateurs de définir les conditions d'archivage de leurs documents depuis leur client de messagerie (Microsoft Outlook ou Lotus Notes) ou depuis leur logiciel bureautique (Microsoft Word).

3. Stocker le document et les règles

Selon le profil de l'éditeur ­ spécialiste du ' records management ' ou généraliste de la gestion de contenu ­, le document est stocké soit dans un référentiel spécifique, soit dans le référentiel documentaire. Dans tous les cas, il importe que l'outil de records management propose des connexions aux principales sources d'information, à savoir les référentiels documentaires de l'entreprise et ses serveurs de messagerie.

4. Gérer la fin de vie des documents

L'outil de records management incorpore un moteur qui scrute régulièrement le référentiel et déclenche des actions en fonction des règles. Pour les documents physiques, il peut s'agir d'une alerte en vue de déplacer un document papier, une bande son, une cassette vidéo, etc. Pour les documents numériques, il peut s'agir dune migration automatique du document sur un support longue durée ­ bande magnétique, disque optique.