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Avec le workflow de C-Log, le syndicat intercommunal Sivoa automatise le circuit de validation du courrier grâce à la liberté de développement qu'il génère.
Quand on lui demande d'améliorer le logiciel de gestion du courrier au sein du Sivoa, syndicat mixte de la vallée de l'Orge aval, Christian Pitet, le nouveau responsable bases de données, est sidéré. ' Lent,
incapable d'assurer la confidentialité de certains courriers, ce logiciel a été écrit par un passionné d'informatique, mais sans méthode. Les assistantes ne pouvaient même pas rédiger de courrier de plus d'une page ! D'ailleurs, on ne s'en
servait plus vraiment, se souvient Christian Pitet. Il a été développé sous Lotus Script et le workflow a été écrit à la main, cela rendait difficile l'évolution de l'outil en fonction des besoins du
syndicat. 'Résultat, il faut tout changer. Nous sommes en 2003. Cette fois, pas question de travailler seul dans son coin. La direction du syndicat met en place un comité de pilotage, composé d'une dizaine de personnes, essentiellement des
assistantes, un chef de service et un directeur général. ' Il fallait, dès le départ, faire remonter les besoins et associer étroitement les utilisateurs au projet, insiste Christian Pitet. Une application
de gestion documentaire a des conséquences sur l'organisation du travail, d'où la nécessité d'impliquer le plus grand nombre et le plus en amont possible. 'L'objectif est alors de disposer d'un outil adapté au système de validation du syndicat, d'établir une traçabilité des courriers, de normaliser les processus et d'homogénéiser les contenus rédactionnels et les réponses. Seulement,
quand Christian Pitet consulte les éditeurs, notamment lors des salons consacrés aux collectivités locales, il se rend compte qu'aucun outil vraiment adapté n'existe sur le marché. ' Pourtant, notre système de validation n'a
rien d'exotique, il serait même assez courant dans les administrations ', remarque-t-il. En réalité, une exigence technique a dès le départ réduit le nombre de solutions possibles. ' Nous souhaitions
rester sous Lotus, un environnement qui marche bien et que nous ne voulions pas remettre en cause. ' Ce parti pris a néanmoins ses contraintes. ' C'est difficile d'implémenter un workflow à la main,
nous nous sommes donc tournés vers des outils de type AGL, qui permettent de générer des workflow. '
Une grande liberté de développement
Après avoir fait le tour des éditeurs, seuls restent en lice W4 et C-Log. Mais W4 présentait l'inconvénient d'installer un moteur en plus. ' Moins il y a de composants, mieux c'est ',
souligne Christian Pitet. C-Log l'emporte avec son produit Workey. ' D'un clic, on génère la base Lotus, affirme-t-il. Notre souci était de pouvoir répondre à tous les cas de figure. L'AGL de C-Log permet
de modéliser l'application sous forme de workflow, c'est une vraie boule d'argile ', ajoute-t-il, satisfait. Résultat, une grande liberté de développement, facilité par l'environnement Lotus Script.
' Les données sont dans les masques, il n'y a donc qu'un seul fichier, c'est plus simple à gérer au quotidien. 'Six mois de développement (en réalité un an de travail à mi-temps), assuré par Christian Pitet lui-même, ont été consacrés notamment à l'interface de gestion des carnets d'adresses et des mailings, et voilà l'application prête à
fonctionner, en mars 2005. Elle est hébergée dans un serveur (HP xw4200 Workstation) d'une capacité de 1,5 Go, et accessible à partir des 55 postes de travail du syndicat. Elle fonctionne selon une architecture classique de type client-serveur.
Le Sivoa dispose, depuis lors, d'un processus de gestion de courrier optimal, dès la rédaction du courrier, validé par le chef de service, transmis à la direction générale, soumis à la signature, numéroté et daté pour envoi.Dernière avancée technique, la signature numérisée, à l'usage exclusif d'Anne Rieth, directrice générale, grâce à un identifiant et un mot de passe, pour une plus grande sécurité. ' Désormais, quand un
interlocuteur appelle, nous sommes en mesure de lui dire où en est son courrier, décrit Christian Pitet. C'est très important, notamment pour le service qui travaille avec des entreprises de BTP, de savoir où en est le processus
de décision. ' Mieux, le syndicat connaît aujourd'hui les délais de réponse aux courriers qu'il reçoit ?" ils n'étaient auparavant pas comptabilisés ?" et peut ainsi se fixer des objectifs précis. Le délai
actuel est de trente jours et le Sivoa compte bien le réduire.
Harmoniser toute la communication
L'application a été rapidement assimilée par les utilisateurs du syndicat, une demi-journée de formation a suffi et le processus d'implication du personnel mis en place, dès le départ, a été efficace, selon Christian Pitet. La
direction informatique songe, à présent, à de nouveaux développements afin d'intégrer l'ensemble des mails et des fax reçus et d'harmoniser toute la communication. Elle pourrait même être étendue à d'autres fonctions, telles que la gestion des
congés. Elle est si utile et bien rodée que le syndicat aimerait la mettre à la disposition d'autres collectivités territoriales. ' Nous pourrions accorder des licences gratuites, car nous l'avons développée avec l'argent
public et cela nous paraît naturel de la proposer à des collectivités publiques, qui sont nombreuses à chercher un outil courrier, espère Christian Pitet. Bien entendu, il n'y aurait pas d'assistance et il faudrait également
acquérir la licence Workey auprès de C-Log ', précise-t-il néanmoins.
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