L'EDI va s'imposer à toutes les entreprises

De gré ou de force, l'EDI se généralise dans de multiples secteurs industriels. Entre le serveur EDI classique, le WebEDI ou la station EDI, plusieurs solutions existent.

' Depuis un an, les grands donneurs d'ordres lancent des projets pour dématérialiser les flux de bons de commande et de livraison avec 100 % de leurs fournisseurs ', insiste Jean-Jacques Hirsch, directeur général d'EDT, prestataire d'EDI (échange de données informatisées). Un point de vue partagé par Bruno Prépin, délégué général d'EDI France, qui signale que ' le programme TIC PME 2010 du ministère de l'Industrie va étendre les échanges de ce type jusqu'aux TPE '.De fait, jusqu'à aujourd'hui, seuls les plus grands fournisseurs étaient concernés par l'EDI, généralement sous la contrainte des donneurs d'ordres. Quant aux petits fournisseurs, ils continuaient à utiliser des moyens de communication ' traditionnels ' (fax, courrier, fichiers). Mais cette frontière est en train d'exploser. Sur le terrain, du côté des grandes enseignes de la distribution, du secteur automobile, de la pharmacie ou de l'aéronautique, d'immenses chantiers sont lancés pour dématérialiser, chez tous les acteurs d'une chaîne, les bons de commande, les bons de livraison et les factures. Cette accélération est étroitement liée à la banalisation du haut-débit et motivée par plusieurs raisons. Côté donneurs d'ordres, le gain le plus tangible de l'EDI est une réduction des temps de saisie. L'automatisation de l'intégration des bons de commande et de livraison fait également fondre le nombre d'erreurs administratives. Un gain facilement quantifiable dans chaque entreprise en faisant la somme des coûts de contentieux générés, avant la mise en place de l'EDI, par des erreurs de saisie. La dématérialisation des documents de gestion apporte aussi une traçabilité accrue. Enfin, quand les flux sont intégrés dans les applications métier, l'EDI soulage les tâches de contrôle des gestionnaires avec, en particulier, l'envoi automatique de certains documents directement dans des corbeilles électroniques. En revanche, pour les petits fournisseurs, les gains sont moins évidents, quel que soit l'outil utilisé. Ils correspondent globalement aux économies réalisées sur les frais postaux et les télécopies.

Les besoins : chiffrer le volume de ses échanges

La mise en place d'un projet EDI passe par plusieurs étapes. Quand ils ne sont pas imposés par le donneur d'ordres, les standards d'échange des messages (bons de commande, bons de livraison...) doivent être tout d'abord définis. Dans la pratique, Edifact reste la norme la plus courante. Une fois ce choix validé, chacun des partenaires installe une passerelle destinée à encapsuler les flux entrants et à réaliser l'opération inverse sur les flux sortants. Arrive ensuite le choix d'une solution parmi un éventail d'outils, qui va du serveur interne EDI haute disponibilité au site de WebEDI en passant par la station clés en main. ' Le choix dépend de deux facteurs ', précise, pour sa part, Jean-Jacques Hirsch d'EDT. À savoir, le nombre de documents de gestion géré et le besoin d'intégration avec les progiciels en place. ' Un serveur EDI " classique " est rentable à peu près à partir de 5 000 commandes mensuelles ', illustre Jean-Jacques Hirsch. Un projet de ce type, dont le coût peut atteindre jusqu'à 200 000 euros entre les licences de traducteurs EDI, les machines et l'interface avec les PGI, s'étale souvent sur plusieurs mois. Pour un volume variant entre 100 et 5 000 commandes par mois, une station EDI suffit. Ce type de station est constitué d'un simple PC muni d'une passerelle EDI configurée pour un domaine d'activité donné, pour le secteur de l'automobile, par exemple. Dans ce cas, l'installation ne dépasse pas deux jours et revient souvent à moins de 5 000 euros. En revanche, les interfaces avec les applications métier de l'entreprise sont souvent inexistantes.En deçà de 100 commandes par mois, la mise à disposition d'un service de WebEDI ?" accessible par un portail web ?" est suffisante et revient souvent à moins de 200 euros par an. ' Quand un volume réduit de flux ne justifie pas l'installation d'un lien et d'une passerelle EDI, les passerelles WebEDI prennent le relais. Elles sont parfaites pour les " petits " ', commente Cyrille Sautereau, PDG de Deskom, un prestataire spécialisé dans la dématérialisation de factures. ' L'industriel Caterpillar propose l'ensemble de ces solutions à tous ses fournisseurs pour dématérialiser à terme tous les documents de gestion ', ajoute Jean-Jacques Hirsch.

La mise en ?"uvre : la coexistence de plusieurs technologies

L'option WebEDI revient à partager une passerelle EDI et à la mettre en ligne pour les plus petits fournisseurs à travers un portail. C'est ' un moyen d'améliorer la traçabilité ', se félicite Béatrice Ballif, viticultrice dans le Maine-et-Loire. Cette EARL utilise, depuis juin 2005, le portail d'Influe pour valider et saisir les bons de commande et de livraison. Une utilisation ' inspirée ' par une centrale d'achat. Au quotidien, Béatrice Ballif y trouve aujourd'hui de nombreux avantages : ' Un e-mail prévient de l'arrivée de nouvelles commandes sur le portail. Une fois identifiée sur ce site, je n'ai plus qu'à valider les commandes, saisir les dates d'envoi et le nombre de palettes de bouteilles. Le logiciel me permet également de générer les étiquettes des palettes. ' Des opérations antérieurement réalisées par télécopie.Entreprise de plus grande taille, Bas et Tricotage est spécialisée en commerce de gros de bonneterie et livre des grandes quantités aux enseignes de la grande distribution. Elle est d'ailleurs déjà équipée d'un serveur EDI pour gérer ses flux avec Auchan et Système U. Mais pour communiquer avec Cora, elle a néanmoins privilégié le WebEDI. Compte tenu du faible nombre de commandes avec Cora (environ 100 par mois), ' l'enseigne nous a suggéré de retenir une solution WebEDI plutôt qu'un serveur EDI ', rappelle Vincent Gabriel Maties, son responsable informatique. Une solution finalement choisie par Bas et Tricotage même si elle implique une ressaisie des données.Lorsque le WebEDI n'est pas proposé (ou imposé), la station EDI constitue une alternative intéressante pour de petits volumes de flux. Basée dans le Jura et spécialisée dans le décolletage de précision, la PME Sarran fabrique des équipements automobiles. Mi-2004, aucune solution WebEDI n'était disponible. Sarran a donc installé une station EDI fournie par le prestataire Seeburger. Une solution qui, outre la réception et l'impression des commandes, apporte une aide à la saisie des bons de livraison. ' Les commandes sont saisies une deuxième fois dans notre progiciel de gestion de production ', note toutefois Bahija Mangeolles, responsable qualité de la PME. Cette double saisie est néanmoins limitée car le nombre de flux est faible. ' De 40 à 60 par mois pour les commandes comme pour les livraisons ', précise cette dernière. L'administration de l'outil est assurée par un prestataire externe pour environ 1 000 euros par an.Pour les gros volumes de flux, et pour les cas où l'on désire créer des interfaces entre les flux EDI et les progiciels de l'entreprise, il reste la possibilité d'installer un serveur EDI traditionnel. Chez SEB, le projet, lancé en 1998-1999, repose sur une offre de Sterling Commerce. L'industriel a intégré les données directement dans les modules de SAP, notamment dans SD (dédié aux clients et aux transporteurs) et dans MM (dédié aux fournisseurs). ' Des développements en Abap ?" langage de SAP ?" ont été réalisés notamment pour envoyer des messages de confirmation à des utilisateurs sur l'intégration de documents dans le PGI, détaille Éric Queffelec, responsable EDI. En complément de la passerelle EDI chargée des flux, un portail permet aux 120 fournisseurs de venir voir où en sont leurs commandes, précise-t-il. Le portail permet également à ces derniers d'envoyer en ligne les confirmations et de les imprimer pour leurs besoins internes. '

Les écueils : l'obligation de s'accorder avec ses partenaires

Si la mise en ?"uvre d'un WebEDI ou d'une station EDI est simple, celle d'un serveur EDI reste complexe même si ces technologies sont utilisées depuis quinze ans. Les standards, comme Edifact, prévoient une liste de champs ainsi que leur ordre. Mais sur le terrain, Carrefour et Auchan définiront comme obligatoires des champs différents. Des différences liées aux spécificités dans les processus internes, spécialement dans la chaîne logistique. ' Par exemple, Renault indique le numéro du camion d'enlèvement dans l'avis d'expédition. PSA imposait jusqu'à présent l'heure de livraison ', illustre François Vigneron de Seeburger.Dans le cas de l'industriel De Dietrich, cinq de ses clients s'étaient entendus pour standardiser le contenu de leurs messages. ' On pensait que le même " mapping " servirait pour tout le monde ', se rappelle Pierre Schott, chef de projet métier chez De Dietrich. Quelques différences ont néanmoins été maintenues. ' Dans le segment du message correspondant à l'identification de la société, certains écrivent le numéro de Siret, d'autres le nom et le lieu de l'entreprise ', précise Pierre Schott. Les ' mappings ' doivent donc être personnalisés en fonction de l'émetteur. ' Le mapping de base a quand même été utilisable à 95 %, explique Pierre Schott. Les messages sont d'abord triés en fonction de l'émetteur puis ' mappés ' avant d'être versés dans SAP ', conclut-il. Plus facile, l'installation de stations EDI prépackagées dure rarement plus de deux jours pour un coût de quelques milliers d'euros. En revanche, les connecteurs vers les PGI sont absents dans ce type de solution, la seule possibilité d'exportation est alors de passer par un fichier plat. Le WebEDI ne pose pas, lui non plus, de problèmes techniques. Et, là encore, la double saisie reste de mise étant donné l'impossibilité d'installer des interfaces avec un progiciel. Les coûts d'utilisation restent assez élevés compte tenu de la tendance des donneurs d'ordres à déporter le coût de fonctionnement de ce type de service vers les petits fournisseurs. Le viticulteur Ballif a payé 75 euros pour 500 points. ' La réception d'une commande représente 5 points, l'envoi d'une confirmation 8 points ', précise Béatrice Ballif. Des coûts comparables aux frais d'envoi de courrier ou de télécopies.

Les perspectives : la syntaxe ebXML encore en discussion

À terme, les déclinaisons métier d'ebXML (Electronic Business XML) permettront de se passer de traducteurs EDI. Mais le temps nécessaire pour que chaque filière se mette d'accord sur une syntaxe risque d'être long. D'autant plus que la motivation des grands donneurs d'ordres à tout remettre à plat faiblit au même rythme que les tarifs de l'EDI. Ceux-ci dépendent principalement du mode de transport des messages. Ces flux circulent traditionnellement sur des réseaux dédiés, souvent issus des messageries X.400, baptisés réseaux à valeur ajoutée (RVA). Pour réduire le coût de l'EDI, certaines entreprises utilisent désormais Internet à la place d'un RVA. Les différentes versions du protocole AS (AS1, AS2 et AS3) permettent en effet aujourd'hui d'encapsuler des flux EDI pour les faire circuler sur le réseau en offrant quasiment les mêmes garanties de service qu'un RVA, mais à un coût inférieur. C'est le choix fait par Auchan, et qui le préconise donc à ses fournisseurs. Spécialisé dans le domaine, François Vigneron, responsable grands comptes chez Seeburger, pondère toutefois le phénomène : ' L'AS2 est particulièrement adapté pour les grands volumes d'échanges. Le déploiement et l'administration seront plus difficiles si le nombre de partenaires est important car il nécessite des connexions point à point. ' Une partie des flux EDI devrait encore transiter pendant quelques années par les RVA en parallèle avec le développement de l'AS2.