Les atouts financiers et organisationnels de l'e-learning

Grâce à des coûts de production moins élevés et à des interfaces plus ludiques, la formation individuelle à distance est de plus en plus appréciée par les DRH. Pour certains besoins, elle doit être complétée par des cours en présentiel.

Les raisons de la percée de l'e-learning dans les plans de formation des entreprises sont multiples. Elles vont de la désaffection envers la forme traditionnelle du présentiel au besoin immédiat de connaissances, de la rationalisation des dépenses en formation à la réduction des déplacements. En revanche, tous les professionnels des ressources humaines s'accordent sur deux points : mixer l'e-learning et le présentiel est essentiel, tout comme il est indispensable d'inscrire le choix de ces cours à distance dans une réflexion plus approfondie sur la stratégie de formation.

Une solution alternative devenue indispensable

“ En 2007, nous avons constaté que les cours de langues étaient le premier poste de dépenses (4 000 euros par an et par salarié) de notre budget formation, pour un résultat loin d'être à la hauteur de nos espérances ”, raconte Luis Marchal, responsable du développement RH et formation de Gefco, spécialiste de la logistique.Même insatisfaction du côté d'Euromaster, filiale de Michelin. Du fait de sa dispersion géographique et de ses petites structures ? certaines entités ne comptent que quatre ou cinq personnes ?, l'entreprise avait de plus en plus de difficultés à faire venir ses collaborateurs en formation au siège social, situé à Grenoble. “ Ce lieu était trop loin pour beaucoup de salariés, qui avaient des problèmes pour s'absenter. D'où l'idée de remettre à plat notre système à la fin 2007. Qui sont les intervenants indispensables à la montée en compétences, les formateurs, les experts, les managers ? Quels sont leurs rôles respectifs ? Comment choisir les contenus à dispenser en présentiel et ceux à basculer sur l'e-learning ? ”, s'interroge François Mazoyer, responsable du service formation d'Euromaster.De son côté, précurseur en la matière, le cabinet d'audit KPMG exploite la formation à distance depuis 2002-2003, l'utilisant notamment pour l'intégration des jeunes recrues. “ Notre objectif était de leur délivrer rapidement certaines bonnes pratiques liées à l'expertise comptable. Ce cursus, toujours présent dans l'entreprise, a été amélioré. C'est désormais un préambule à des cours dispensés ensuite en salle ”, précise Sophie Maladri, responsable de la pédagogie chez KPMG.Cet apprentissage par internet ne porte ses fruits que s'il est complété par un cours en présentiel ou un échange avec un tuteur, un expert ou un manager. Ainsi, dans le cas des formations de langues dispensées chez Gefco, le salarié en cours de formation est suivi par un référent qui le contacte régulièrement par téléphone ou par courriel pour faire le point sur les difficultés ou discuter de la façon dont se déroule l'enseignement. Des cours en salle sont également dispensés et des séminaires web seront bientôt proposés. “ La répartition entre l'e-learning et le contact avec un formateur est définie d'après un test de niveau réalisé par l'apprenant. Dans le cas d'un débutant, nous privilégions le présentiel. Ensuite, nous équilibrons les deux modes pédagogiques ”, commente Luis Marchal.Pour Sophie Maladri, de KPMG, l'utilisation de l'e-learning facilite l'individualisation des parcours, ce qui est une réelle tendance. “ Tout en élargissant nos contenus (maîtrise des risques et de la gouvernance, performance des systèmes d'information, cœur de métier…), nous avons rendu notre plate-forme modulaire afin d'être capable de personnaliser les formations. Selon le niveau de connaissances de l'apprenant sur un sujet, il devra suivre soit une partie des modules, soit la totalité. C'est une excellente entrée en matière pour appréhender une nouvelle notion. ”Gefco, lui, a fait le choix de sous-traiter toute la prestation – contenu, plate-forme de diffusion, cours individualisés téléphoniques, échanges réguliers avec les tuteurs et accompagnement par téléphone. Il a retenu comme prestataire Digital Publishing. Quant à Euromaster et KPMG, ils ont opté pour la prise en charge de tout ou partie du projet. En effet, en raison de la spécificité de leurs marchés et de leur confidentialité, les deux entreprises ont privilégié le développement en interne du contenu pédagogique. De par son ancienneté sur le marché de l'apprentissage à distance et l'importance accordée à la formation, KPMG a, par ailleurs, décidé d'investir dans une plate-forme de diffusion hébergée en interne.De son côté, Euromaster a préféré se reposer sur l'infrastructure consacrée à la gestion de la diffusion de Demos et a confié à cet organisme la mise en production des contenus élaborés en interne. “ Avec les formateurs et les managers, nous rédigeons un dossier de conception contenant les objectifs pédagogiques et les messages clés que nous voulons délivrer… Ce document est ensuite transmis à Demos, qui réalise les animations, monte le module et le dépose sur la plate-forme ”, précise François Mazoyer.

Un outil pédagogique permanent et flexible

De l'avis des professionnels RH, l'un des atouts majeurs de l'e-learning est de délivrer un message pédagogique partout et à tout moment. “ Lorsqu'un manager doit organiser la montée en compétence d'un collaborateur, il peut proposer de mode d'apprentissage sans attendre une planification de la formation, et ainsi mieux cadrer avec les besoins opérationnels ”, poursuit Sophie Maladri.Même s'il n'est souvent que le préambule à un cursus plus complet dispensé par un tuteur ou un expert, l'e-learning est un moyen de diffuser simplement des notions importantes. “ Les managers ne s'y trompent pas. Ils sont de plus en plus nombreux à inciter leurs équipes à utiliser ces outils pédagogiques, qui sont flexibles et perturbent très peu l'organisation d'une équipe ”, insiste la responsable pédagogique de KPMG. Par ailleurs, les outils de test intégrés au programme d'e-learning permettent aux DRH de recueillir une information fiable sur les acquis et la progression des apprenants. “ Auparavant, nous demandions aux formateurs un retour sur l'état des progrès de leurs élèves. Mais leur évaluation était souvent faussée, leur objectif étant, bien entendu, le renouvellement de leur contrat ”, reconnaît Luis Marchal.Mais à combien reviennent ces formations ? “ Tout dépend du produit que vous voulez, signale François Mazoyer. Chez Euromaster, nous avons préféré investir afin de proposer des modules de qualité. Pour rentabiliser notre système, il nous fallait un volume de formation de 80 personnes par an et par module pendant trois ans. Or nous avons plus de 200 apprenants par an pour chaque module. Nos objectifs sont donc largement dépassés. ” En utilisant l'e-learning, Gefco a réduit les coûts de formation en langues : 3 000 euros par an et par salarié, contre 4 000 en présentiel.La production de tels contenus a toutefois un coût, parfois dissuasif pour certaines PME. Mais elles peuvent désormais se rabattre sur des produits sur étagères, dont le volume et la diversité ne cessent de croître. Comparés aux anciens modules de formation, souvent rébarbatifs, qui pouvaient durer jusqu'à plus d'une heure, les contenus proposés par l'e-learning sont devenus ludiques, leur présentation est conviviale, avec un temps de cours souvent réduit à une demi-heure.

L'arrivée du collaboratif

S'appuyant sur l'évolution du concept, les professionnels mettent en avant l'intégration d'outils collaboratifs : “ On a tendance à voir l'e-learning comme un écran devant lequel l'apprenant est seul à faire des exercices rébarbatifs. Mais c'est de moins en moins vrai. Aujourd'hui, il évolue vers le collaboratif et le participatif, à travers des espaces d'échange. L'élève peut ainsi dialoguer avec son manager, son tuteur ou un expert de l'entreprise ”, insiste Sophie Maladri. L'e-learning entre à son tour dans l'univers du 2.0.