Les échanges électroniques participent à la refonte des process

L'Etat incite les administrations à dématérialiser leurs échanges dans un souci d'économie et d'optimisation des ressources. Ces projets sont l'occasion pour les collectivités de remettre à plat leurs procédures internes.

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Les projets de dématérialisation des collectivités, s'ils sont parfois comparables à ceux du secteur privé, ont des spécificités liées aux statuts du secteur public. Edith Moreau, directrice du développement secteur public France de Sopra Group, explique que “ leurs déclencheurs sont internes mais aussi externes, poussés par la réglementation ou la décentralisation de certaines compétences ”. Alexandre Marinez, directeur marketing de Sage collectivités locales, rappelle que “ l'une des spécificités des collectivités est qu'elles ont un grand nombre de métiers ”, ce qui augmente l'hétérogénéité du système d'information, ainsi que la complexité des projets. Parmi les téléprocédures mises en œuvre, on trouve celles à destination des organismes sociaux et de leurs agents. Le conseil général des Yvelines travaille ainsi avec la Caisse nationale d'allocas familiales et les centres communaux d'action sociale pour le RSA (revenu de solidarité active) et l'APA (allocation personnalisée d'autonomie).Plus emblématiques, les projets Actes et Hélios ont été décidés par l'Etat. Le premier est utilisé par les préfectures pour le contrôle de légalité des délibérations ou des documents de ressources humaines. Le second favorise l'échange de données comptables, par exemple les mandats et les bordereaux avec les trésoreries. Leurs utilisations sont toutes les deux fondées sur le volontariat, contrairement à la dématérialisation des marchés publics, qui fait l'objet d'obligations légales de plus en plus poussées.

Actes et Hélios, deux projets développés par l'État

“ Actes a mis du temps à décoller, car son déploiement demandait un travail important de la part des préfectures et de la DGCL (Direction générale des collectivités locales). Mais sa pleine utilisation n'est plus qu'une question de temps ”, explique Céline Faivre, directrice du syndicat mixte breton e-mégalis. Si les préfectures sont en effet équipées, ce n'est pas encore le cas de toutes les collectivités. “ Certains actes ne peuvent pas encore être dématérialisés ”, constate Patrick Sylvestre, directeur technique du syndicat mixte Cogitis. Ce que confirme Virginie Pierre, directrice de l'organisation des systèmes d'information pour la ville de Dreux : “ Nous aimerions télétransmettre les actes d'urbanisme et les offres de marchés publics, mais les préfectures ne sont pas prêtes à le faire. ” Certains prévoient déjà de futures extensions, comme Jean-Yves Cam, directeur informatique et télécoms à Brest métropole océane : “ Nous avons développé un robot d'empaquetage, de télétransmission et de suivi des délibérations et des arrêtés. Cet outil est transversal aux applications et aide à se passer des modules spécifiques de chaque éditeur. Ainsi, nous n'avons qu'une interface avec les tiers de télétransmission homologués par l'Etat ”, parmi lesquels la Caisse des dépôts et consignations.Démarré plus tardivement, “ Hélios v.2 est le grand chantier du moment, avec la dématérialisation des pièces justificatives, mais les collectivités n'en sont qu'au tout début ”, explique Céline Faivre. Jean-Yves Cam raconte que “ son déploiement est plus compliqué que celui d'Actes. Le ministère des Finances demande l'uniformisation des factures tierces, ce qui nécessite un travail trop important. De plus, nos données qui contiennent des caractères accentués sont rejetées par la plate-forme de notre trésorerie. ”

Une nouvelle culture de travail transversal

Pour tirer pleinement parti de la dématérialisation des échanges, il faut également revoir les circuits internes des documents. Virginie Pierre raconte : “ Nous étions animés par un souci d'économie, et, finalement, nous avons obtenu une simplification des procédures. Notre service financier était très demandeur. Hélios facilite la transmission des mandatements et donne une vision des comptes au jour le jour. ” Un avantage qui n'est pas toujours évident. Selon Hadeg Bouchaib, DSI du conseil général des Yvelines (CG78), “ tout le monde n'est pas à l'aise avec l'outil informatique. Il faut prévoir des formations pour aider à s'approprier les nouvelles technologies. ” Christelle Hevin-Bonnet, responsable de service du même conseil général, poursuit : “ Ces projets nécessitent d'étudier les processus de bout en bout. Les directions doivent formaliser leur façon de travailler et d'effectuer les contrôles. Ce qui n'est pas facile. ” L'aspect organisationnel de ces projets est primordial. “ Ils ne peuvent pas être portés par la seule DSI ni par une autre direction, car leurs impacts sont transversaux. La direction générale des services et le groupe de direction au sens large ont à s'investir ”, commente Richard Bernadac, directeur du syndicat mixte Cogitis. Virginie Pierre conclut : “ Une nouvelle culture de travail transversal est en train de s'installer. ”La dématérialisation oblige les collectivités ainsi que la direction des Archives de France, à étudier les solutions d'archivage électronique. Christelle Hevin-Bonnet relate son expérience : “ Un projet de ce type a été lancé, en collaboration avec le conseil général de l'Aube. Nous souhaitons, à terme, proposer la plate-forme à d'autres collectivités, mais avec un prestataire externe comme intermédiaire. ” A noter que depuis peu, des tiers spécialistes de l'archive ont obtenu l'agrément du ministère de la Culture pour être prestataires des collectivités.

Conseil général du Vaucluse : La méthode à suivre pour réussir son e-administration

Le projet du conseil général du Vaucluse a fait l'objet d'un schéma directeur. Il fait intervenir trois acteurs : la direction responsable du processus support, les services informatiques et la mission organisation du conseil général. Une part importante est consacrée à l'analyse préalable de l'organisation et à la conduite du changement. Pour identifier les flux à dématérialiser et leur ordre d'intégration, le conseil général s'inspire de la méthode de l'Etat, Mareva. Cinq critères ont été définis : les impacts positifs du projet en termes de gouvernance, les bénéfices internes et externes, le retour sur investissement et, enfin, la facilité de mise en œuvre et la maîtrise des risques. L'accent est mis sur l'accompagnement, son défaut étant l'une des principales raisons d'échec. Les problèmes venant surtout d'une méconnaissance des processus, les utilisateurs sont systématiquement consultés au moment du choix des outils.

2 questions à… : Céline Faivre, directrice du syndicat mixte e-mégalis

Quels sont les principaux freins à la dématérialisation ?

Ils sont surtout humains, mais la persistance de deux systèmes en parallèle (papier et électronique) complique les choses. Cette démarche met parfois en lumière des lacunes dans les compétences juridiques des collectivités ou dans leur organisation. L'électronique laisse moins de place à la subjectivité : l'outil informatique dit ce qu'il faut faire. Les équipes ont à remettre en cause leurs méthodes de travail.

Les problèmes sont-ils les mêmes partout ?

Dans les grandes collectivités, les acteurs sont bien identifiés : la DGS (direction générale des services), la DSI, les directeurs métier. Dans les petites, les agents gérant plusieurs choses à la fois, les projets sont plus difficiles à développer.