Les enjeux juridiques de la dématérialisation
Le document papier est aujourd’hui concurrencé par le document numérique puisque le législateur et la technologie permettent une dématérialisation massive. Notamment, depuis le 1er janvier 2004.
Le document papier est aujourd’hui concurrencé par le document numérique puisque le législateur et la technologie permettent une dématérialisation massive. Notamment, depuis le 1er janvier 2004 (Dir. européenne 2001/115/CE), les entreprises et administrations ont la possibilité d’émettre des factures électroniques.
La dématérialisation désigne l’extension du domaine de la numérisation, la transformation de documents connus sous un format papier (et des procédures appliquées) en fichiers informatiques. Dans la sphère publique, il pourra s’agir des feuilles de soins et relevés de la Sécurité sociale, de la télé-déclaration de l’impôt sur le revenu, du paiement en ligne des amendes ou des appels d’offres. Depuis le 1er janvier 2012, (LME du 4 août 2008), l’Etat et les collectivités territoriales peuvent accepter « les factures émises par leurs fournisseurs sous forme dématérialisée ». Dans la sphère privée, ce seront les feuilles de paie ou encore les contrats commerciaux et de consommation.
Assurer la disponibilité de l'information
Une conservation de leur valeur juridique « numérique », équivalente aux documents papier pour ce qui est de leur support, de leur moyen de transmission ou de leurs modalités d’archivage, devra alors être assurée afin de maintenir la confiance avec les usagers et/ou les clients. En effet, les administrations et les entreprises doivent faire face à des menaces extrêmement fortes, notamment pour ce qui est des actes de malveillance sur les systèmes d’information, internes ou externes (intrusion, usurpation ou fraude). Il faudra donc assurer la disponibilité de l’information, son intégrité, l’authentification de son auteur, la confidentialité des données et la traçabilité des actions effectuées sur ces dernières (archivage) et ce, à travers la sécurisation de ces informations et données, tant au moment de leur création, de leur utilisation, de leur sauvegarde, de leur archivage que de leur destruction. L’archivage électronique est soumis à deux obligations : la conservation et la sécurité. La conservation des données inclut la pérennité (documents disponibles et consultables par les personnes habilitées pendant une période déterminée) et la traçabilité (chaque document doit pouvoir faire l’objet d’un suivi, depuis sa création jusqu’à sa destruction éventuelle à l’issue de sa conservation). Pour la sécurité, les documents archivés doivent être protégés de toute atteinte à leur intégrité (volontaire ou accidentelle). Le but de l’archivage électronique est de pouvoir accéder à des données certifiées, donc des documents à valeur probante.
Protéger ce patrimoine légal
Cette valeur probante peut être assurée par la signature et le certificat électroniques, qui permettent d’identifier la personne ou l’entreprise à l’origine desdits documents et de garantir qu’ils n’ont pas été modifiés entre le moment de leur création et celui de leur consultation. Ainsi, le projet de carte nationale d’identité électronique initié en 2005 vise à permettre aux citoyens de certifier leur identité sur la Toile et d’être en mesure de signer électroniquement. Ces documents dématérialisés sont le patrimoine informationnel des entreprises et administrations. Outre les dispositions légales, il est de l’intérêt même des acteurs économiques de le protéger. Une mauvaise gestion de la dématérialisation sur le plan juridique, social et technique peut en effet entraîner des conséquences fâcheuses pour l’image de l’entreprise ou de l’administration, dont l’impact économique pourra être supérieur à la valeur même de leurs documents immatériels.