Deux milliards d'euros en 2012 et une croissance potentielle de 12 % d'ici à deux ans. Tel est le poids du marché français des solutions et des services liés à la gestion des processus documentaires, selon le cabinet Markess International. “ Aujourd'hui, la démocratisation de la dématérialisation ne concerne plus uniquement les grands groupes ”, avance Jacques Leret, consultant associé chez Opus Conseils. Même si “ beaucoup d'entreprises ne sont pas encore équipées ”, précise Hélène Mouiche, analyste chez Markess International.
Des sociétés encore très attachées à la culture papier
De nombreux freins perdurent et seules certaines briques de la chaîne de gestion documentaire sont automatisées. Selon Markess, si plus de 50 % des organisations numérisent une partie de leurs documents entrants (scan de papier ou leur version électronique), d'autres maillons comme l'identification, la classification des informations et leur indexation, sont encore peu automatisés. Différents types de solutions coexistent : depuis les outils de gestion électronique des documents jusqu'aux services externalisés de processus documentaires, en passant par des plates-formes de dématérialisation, de numérisation ou de BPM (Business process management).La principale raison invoquée par les décideurs pour expliquer l'absence d'optimisation de certains processus est la persistance d'une culture papier. “ Nombre d'entreprises fonctionnent dans un mode hybride papier/version électronique bien installé, et ont du mal à s'imaginer arrêter le papier ”, confirme Jacques Leret. Parmi les autres explications avancées figure la difficulté à dématérialiser les documents à vocation probatoire. “ Les entreprises craignent de mal s'y prendre ”, explique Hélène Mouiche. Elles ont peur ? à tort ? qu'en cas de litige, les documents dématérialisés ne fassent pas preuve d'original. “ La maturité des sociétés sur ce sujet varie selon les secteurs et la notion de risque associé ”, ajoute Hélène Mouiche. La dualité de l'approche papier/version électronique devrait donc perdurer. Et certaines entreprises archivent toujours l'ensemble de leurs documents, notamment dans la bancassurance. “ Les juristes ont tendance à déclarer qu'il faut tout conserver ; et ce ne sont pas les prestataires d'archivage qui vont dire aux entreprises qu'elles pourraient éliminer 80 % de leurs archives, alors que c'est souvent le cas ”, explique Jacques Leret.Inscrire la dématérialisation comme composante du SI
Beaucoup d'entreprises préfèrent faire appel à des prestataires externes, car numériser ses documents en interne est parfois compliqué. “ C'est un marché sur lequel évoluent des acteurs aux profils divers et complémentaires, favorisant le développement de partenariats ”, indique Hélène Mouiche. “ L'offre est très riche, ajoute Jacques Leret, et les prestataires prennent le pas sur les éditeurs dans le domaine ”, ce qui peut s'avérer problématique pour l'archivage. Chaque prestataire archivant les documents qu'il traite, le fonds documentaire de l'entreprise est parfois dispersé sans vision globale.“ Peu de directions informatiques ont inscrit la dématérialisation comme composante du système d'information, au même titre que l'ERP ou les bases de données ”, déplore Jacques Leret. La numérisation est facile à externaliser, mais “ aller plus loin demande de la réflexion et de l'organisation ”, conclut-il. S'il est indéniable que les pratiques progressent, nous sommes encore loin du tout-numérique.
