Les multifonctions : le trait d'union entre l'impression et la GED
À partir du moment où un document papier , tel qu'une facture ou une lettre, est numérisé, via le scanner d'une multifonction, il entre dans le processus de GED. C'est alors plus l'affaire des éditeurs que celui des constructeurs.
- Un nouveau souffle pour l’impression en entreprise
- Halte aux gaspillages
- Externaliser la gestion de son parc d'imprimantes pour se concentrer sur son coeur de métier
- Les multifonctions : le trait d'union entre l'impression et la GED
Avec l'arrivée des machines multifonctions (MFB ou Multiple Fonction Printer), le plus souvent des 4-en-1, qui comportent toutes un scanner, le lien entre impression et le gestion électronique de documents devient évident. Les documents papiers sont alors convertis en documents électroniques facilement stockables (numérisation). On peut alors les partager, ce qui ouvre une première porte vers le travail collaboratif. On peut évidemment aller plus loin avec des solutions RAD (reconnaissance automatique de documents), d'OCR (reconnaissance optique des caractères) et d'ICR (reconnaissance intelligente de caractères). Celle-ci ajoute à l'OCR la reconnaissance de caractères manuscrits et intègre également un mécanisme d'apprentissage de nouveaux caractères qui permet au moteur d'ICR d'améliorer ses performances lors des reconnaissances qui suivent.
Intégrer les documents dans des processus métier
Notamment grâce à l'OCR, il est possible d'extraire du doucement électronique des informations (montant d'une facture, code barre, nom du fournisseur….), qui permettent un classement plus précis. Nombre de constructeurs (HP, Canon, Lexmark, Epson, Kyocera….) proposent des connecteurs métiers, développés en interne ou avec des partenaires, qui offrent la possibilité d'intégrer le document dans un processus métier. Associé à un moteur de workflow, il devient ainsi possible de lui faire suivre toute la chaîne métier, ce qui évite les chemises « navettes » entre les services.
Le Cloud apporte des avantages
L'un des grands avantages de la numérisation réside dans la sauvegarde de ces documents dans le(s) data center(s). Ils n'encombrent plus des armoires entières et de disparaître dans un icendierisque pas de brûler, détruisant ainsi toutes les archives de l'entreprise
La percée du Cloud apporte, là aussi, des avantages, et notamment la possibilité d'accéder à ces documents de n'importe où et depuis pratiquement tout type de terminaux, y compris les smartphones et les tablettes.
Si le couplage MFB et GED apporte indéniablement des gains d'efficacité et de productivité, il GED n'offre pas que des avantages. D'abord, avec la multiplication des technologies, la GED devient de plus en plus complexe. Ensuite, d'un point de vue environnemental, le bilan ne se révèle pas forcément positif. On a longtemps cru qu'elle contribuerait à l'avènement de 0 papier. Aujourd'hui, on sait que l'objectif reste encore hors de portée. De fait, la consommation de papier reste stable et la vente d'imprimante croît légèrement en nombre d'unités (+0,5% en France selon IDC). En effet, le papier garde des atouts, notamment de confort de lisibilité. Beaucoup « rematérialisent » (impriment) de gros documents difficiles à lire sur écran. L'énergie nécessaire pour faire fonctionner ces équipements n'est pas négligeable et les déchets électroniques sont souvent plus nocifs que les déchets papier, que l'on peut d'ailleurs recycler.