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Face aux enjeux économiques liés à la gestion des notes de frais et des voyages d'affaires, les éditeurs fourbissent leurs armes. Pour assurer la coordination des différents services et prestataires concernés, le recours à un conseil
externe est souvent nécessaire.
Depuis la refonte du modèle économique en avril 2005 supprimant les commissions des compagnies aériennes versées aux agences de voyages, le marché des voyages d'affaires redevient compétitif. Face à des professionnels qui cherchent à
tirer au mieux leur épingle du jeu, les entreprises clientes sont de plus en plus vigilantes quant à leurs dépenses liées au poste voyages d'affaires ou autres frais professionnels. Les enjeux économiques sont de taille. Selon une étude menée par
AtKearney, les frais professionnels constituent aujourd'hui le deuxième poste de frais généraux après les salaires, auxquels il faut souvent ajouter entre 5 et 8 % de frais de gestion. Un constat qui explique le développement récent de nombreux
projets d'entreprises autour de la mise en ?"uvre de solutions visant à automatiser la gestion de ces dépenses. ' Sur ce marché naissant, les entreprises sont en phase de premier équipement ', analyse
Gilles Bobichon, directeur marketing et communication de Dimo Gestion. ' L'automatisation de la gestion des notes de frais et des voyages d'affaires permet de réduire considérablement les coûts de gestion inhérents à ce
poste, souligne Stanislas Berteulot, directeur marketing de KDS. Elle permet de maîtriser au mieux les dépenses effectuées par les collaborateurs et ainsi, de réduire les coûts liés aux
déplacements. 'Les applications de gestion des frais et/ou des déplacements apportent une vue détaillée des données et des évolutions, modifications ou annulations des frais et déplacements des collaborateurs d'une entreprise. Certains éditeurs, à
l'image d'AXC, Etap On Line, Dimo Gestion ou encore KDS se sont ainsi spécialisés sur la gestion globale de frais et déplacements professionnels, tandis que d'autres, tels qu'Idylis ou eFront, proposent uniquement des outils de gestion des frais
professionnels. Enfin, quelques grands noms des PGI, dont Extensity, proposent des extensions à leurs applicatifs de gestion. Quels qu'ils soient, ces outils peuvent gérer un large spectre fonctionnel. En amont d'un voyage, ils assurent ainsi la
gestion des ordres de mission et de réservations des voyages, en s'interfaçant avec les principaux outils de réservation de voyages en ligne. Ces logiciels automatisent par ailleurs un certain nombre d'autres tâches telles que la gestion des Cartes
affaires, des Cartes logées ou les factures des prestataires, et s'interfacent également avec la comptabilité de l'entreprise.Au-delà de ces fonctions clés, la plupart des solutions sont également équipées d'outils de contrôle permettant de tracer les informations depuis leur intégration jusqu'à leur transmission en comptabilité. ' Ce
contrôle des données permet de relever instantanément des anomalies, et d'en faire part aux voyageurs, son valideur et à un éventuel contrôleur de gestion ', explique Pierre Emmanuel Tetaz, DG d'Etap On Line. Enfin, désormais
équipés pour la plupart de requêteurs, ces outils sont en mesure de fournir aux utilisateurs des états et tableaux de bord multicritères.
Le rôle clé des intégrateurs
Au-delà des capacités fonctionnelles de ces outils, la diversité des profils des utilisateurs représente une des principales difficultés à surmonter dans la mise en ?"uvre de ces projets. ' L'adoption d'un tel
outil nécessite un travail d'audit en amont qui peut conduire à repenser intégralement sa politique voyage ', analyse Gilles Bobichon, dichon, de Dimo Gestion. Il est également nécessaire de définir les besoins de
l'entreprise ainsi que les profils d'utilisateurs de la solution, qui permettront ensuite de paramétrer le produit. La phase de mise en ?"uvre de l'outil nécessite des démarches d'intégration avec le système d'information de l'entreprise mais
également les outils de réservation en ligne (SBT) ou encore les prestataires bancaires des entreprises pour les remboursements. Enfin, l'accompagnement au changement reste une phase essentielle de ces projets. ' Un service
qui peut d'ailleurs, au même titre que l'intégration, être proposé par nos partenaires ', souligne Franck Berguig, responsable produits chez eFront. ' Dans le cadre de ces projets, les intégrateurs ont
un rôle clé à jouer, conclut Pierre Emmanuel Tetaz. Véritable interface entre l'entreprise et l'éditeur, ils accompagnent le client dans la mise en place de sa politique de voyages et dans la prise en main de la solution que
nous lui paramétrons. ' Au-delà des services à valeur ajoutée, les intégrateurs peuvent également, en proposant ces solutions en mode FAH, s'octroyer des revenus récurrents. Enfin, les outils de gestion des frais et
déplacements professionnels restent liés aux stratégies RH, comptables, achats ou informatiques des entreprises, ouvrant ainsi la voie à de nouvelles opportunités d'affaires pour les partenaires.
L'offre présentée dans ce tableau n'est pas exhaustive.
