Les plates-formes collaboratives deviennent plus conviviales

Les nouveaux outils faciliteront l'accès à toute la documentation et accompagneront l'innovation dans l'entreprise. Ainsi, les serious games participatifs favorisent l'apprentissage des interactions entre collaborateurs.

• Mieux communiquer sans e-mails
• Réseaux sociaux, messagerie instantanée et visioconférence facilitent les échanges en temps réel
• Apprendre aux utilisateurs à optimiser le partage d'informations
• Avec le PLM, l'industrie fonctionne déjà sans messagerie
• Les plates-formes collaboratives deviennent plus conviviales

Se former aux situations d'urgence à travers un outil virtuel collectif. Repenser l'accès à la documentation technique d'une entreprise. Faire intervenir les internautes dans la définition des mots clés qui donnent accès aux produits sur les sites d'e-commerce. Demander aux salariés et aux clients d'aider l'entreprise à innover. Les usages collaboratifs possibles sont nombreux et loin d'être tous identifiés.L'innovation interactive est déjà mise en place dans certaines organisations. Elle consiste à impliquer tous les collaborateurs dans le processus. Mais “ bien souvent les expériences de création collective se limitent à une boîte à idées électronique en ligne, dans laquelle seules trois ou quatre propositions sont piochées ”, déplore Cécile Demailly, consultante en stratégie organisationnelle. Cela s'explique, car les laboratoires de l'entreprise ne sont pas toujours impliqués dans la démarche et peuvent même être réfractaires aux apports externes. Le risque est alors de démotiver durablement les collaborateurs.

Impliquer les salariés dans la démarche

Chez Pernod, la première expérience du genre a emporté l'adhésion : sur 650 salariés, 523 se sont inscrits et ont fourni 400 contributions, 585 commentaires et plus de 7 200 “ J'aime ”. “ Certaines idées ont été mises en œuvre, avec comme chef de projet celui qui en était à l'origine. Mais le traitement a posteriori des contributions a été mal évalué. Certaines sont restées sans réponse. D'autres ont été prises en compte, mais n'ont pu être optimisées faute de temps ”, explique Judith Matharan, responsable communication interne et digital chez Pernod. Du coup, un poste de Community Manager a été créé pour travailler sur Pernod Lab, et les interventions en souffrance ont été traitées. “ La dimension ludique de Pernod Lab est importante : il est intéressant de chercher à innover dans un cadre créatif, avec un objectif business ”, ajoute Judith Matharan. Contrairement à l'intranet, où tout le monde est identifié, dans les boîtes à idées, les avatars et les pseudos sont parfois autorisés.

Votes participatifs et serious games collectifs

Etape suivante : l'open innovation. Certaines entreprises se lancent dans la co-innovation avec leurs clients, souvent par l'intermédiaire de réseaux sociaux comme Facebook.Ainsi, pour sa boisson Vitamin Water, Coca-Cola “ s'est appuyé sur la communauté Facebook de la marque afin de faire voter les membres pour leur parfum préféré ”, expliquent Christine Balagué et David Fayon dans leur ouvrage Réseaux sociaux et entreprises ? Les bonnes pratiques, aux éditions Pearsons. Ces démarches posent cependant des problèmes de propriété intellectuelle aux sociétés, qui ne sont plus nécessairement détentrices des idées brevetables à l'origine de leurs produits.Les jeux sérieux participatifs ont également le vent en poupe, pour former, par exemple, les équipes du Samu aux situations d'urgence, à partir de simulations dans un monde virtuel, “ à l'instar de Second Life ”, illustre Jean-Pierre Cahier, chercheur-enseignant à l'UTT (Université de technologie de Troyes). L'outil laisse aux avatars toute latitude dans le choix de leurs actions. “ Il s'agit notamment d'étudier le fonctionnement de l'équipe. Par exemple, quand un membre expérimenté se retrouve avec un novice qui n'a pas les bons réflexes devant un camion de produits chimiques renversé. ” A terme, ces outils seront utilisables par toutes les entreprises concernées par ce type de sinistre. Que ce soit en interne ou dans un contexte plus étendu

Privilégier le tagage coopératif pour faciliter l'accès aux données

Dans les laboratoires académiques, les recherches autour du travail coopératif assisté par ordinateur restent toujours d'actualité. Elles concernent, par exemple, les nouvelles méthodes de publication de données. Des entreprises sont déjà investies dans ce type d'expérimentation. C'est le cas d'EDF, qui, en partenariat avec l'UTT, le Cnam et Cogniva, travaille sur le projet Miipadoc. Ce dernier a pour objet d'homogénéiser et d'améliorer l'accès à la documentation technique et multimédia.“ Chaque public recourt à sa propre logique pour accéder aux informations, et du coup l'applique à sa façon de taguer les documents, explique Jean-Pierre Cahier. Formaliser des méthodes d'indexation multiples facilite l'accès aux informations, quel que soit l'utilisateur final. ”Plus que l'automatisation du processus de tagage, la formalisation par les utilisateurs de leur propre sémantique est privilégiée. Au final, ce seront donc essentiellement des préconisations méthodologiques et d'architecture logicielle qui seront fournies.

Notre sélection de plates-formes collaboratives

Les plates-formes collaboratives ou sociales s'utilisent parfois comme boîte à idées (elles sont listées dans la catégorie des outils asynchrones). Des sociétés de conseil, tel Bluenove, ont construit leur expertise sur l'open innovation, mais ne sont pas éditrices de solutions propriétaires.

Témoignage : Sabine Assens (GDF Suez) : “ afin de susciter des réactions, des défis sont lancés, y compris aux prestataires ”

Lors du rapprochement de GDF et de Suez, l'insatisfaction, tant des salariés que des clients, a poussé la nouvelle entité à réagir. La réflexion a principalement porté sur l'amélioration de l'esprit de groupe. Une plate-forme d'innovation collaborative, élaborée avec Motivation Factory, a été mise en place par les ressources humaines, le plateau clientèle et les directions métier. L'objectif est de récolter des propositions concrètes auprès des conseillers clientèle pour améliorer le taux de satisfaction des clients et la qualité de vie des équipes, tant aux niveaux local que national. Les idées sont partagées, commentées, améliorées et validées (ou non) avant d'être mises en œuvre pour 9 % d'entre elles environ.

Nous avons sous-estimer la masse des contributions postées. Si bien que pour les exploiter pleinement, nous avions trop peu d'experts, ce qui a provoqué du mécontentement. Nous avons donc dû étoffer leur équipe. Des mécanismes ont également été mis en place pour inciter les utilisateurs à aller sur la plate-forme. Des défis sont lancés sous forme de questions, par exemple “ comment améliorer la réponse à une demande client ”, afin de susciter des réactions, y compris de la part des prestataires externes. Nous organisons aussi une remise de prix pour les meilleurs contributeurs. Au final, les salariés se sentent moins anonymes. Ils sont valorisés dans leur travail et s'estiment reconnus par leur manager.