Les portails structurent l'entreprise en souplesse

Outils collaboratifs, les portails proposent des espaces de travail virtuels, de la documentation, et un accès unifié aux applications. Il s'agit de projets très structurants pour l'ensemble du SI.

Apparus au début des années deux mille, les portails intranet représentaient une véritable révolution pour les entreprises. Finis les clivages interservices, place à la collaboration et à l'échange de documents entre utilisateurs métier, à la communication directe par messagerie instantanée et à la connexion aux applications d'entreprise par le biais d'un mécanisme de signature unique et de portlets. Complexe il y a 5 ans, le déploiement de portails d'entreprise s'est simplifié. Techniquement, les offres sont arrivées à maturité, et leur couverture fonctionnelle plus large limite les besoins de développements spécifiques. Doté de fonctions très basiques à sa sortie, Microsoft SharePoint est, dans sa version 2007, l'égal des produits d'IBM et d'Oracle. Voici, dans ce dossier, quelques pionniers qui ont basculé vers ces architectures décentralisées.

L'utilisation : des outils internes très polyvalents

La mise en place d'un portail intranet répond à des besoins très divers. Ainsi, pour Claude Pierre, DSI d'Elyo, la mise en ?"uvre de Microsoft SharePoint Portal Server visait à concilier des applications hétérogènes. ' Nous possédions une plate-forme mixte. D'un côté, les logiciels Office, installés depuis 2004 sur les postes de travail, de l'autre, une messagerie Lotus Notes et un intranet Lotus Notes/Domino sur lequel nous avions développé des bases de connaissances métier. L'intégration entre notre intranet Lotus/Domino et la plate-forme Office n'était pas transparente pour nos utilisateurs, et cela constituait un frein au développement de la gestion des connaissances dans l'entreprise. SharePoint nous a permis d'éliminer la barrière entre le poste de travail de l'utilisateur et les espaces de collaboration et de partage. ' Chez Casino, le groupe de grande distribution, le portail a été conçu pour permettre aux opérationnels d'avoir accès à différentes fonctions du système d'information. ' Notre portail Plumtree [devenu partie intégrante de l'offre Aqualogic de BEA, Ndlr] offre une vision simplifiée de nos applications, explique Bruno Raybaud, directeur de projet de Casino Information Technology. Nous avons commencé par ouvrir notre portail aux fournisseurs qui y trouvent, par exemple, l'état de nos stocks. Nous avons ensuite étendu l'accès aux salariés qui ont à leur disposition un webmail, qui peuvent effectuer des commandes depuis chaque magasin, ou utiliser un mécanisme de reporting. ' Le siège du CNRS recherchait une solution collaborative et s'est équipé d'Oracle Collaboration Suite. ' Nous avions besoin d'une solution partagée fiable et multiplate-forme ', témoigne Marc Laburte, responsable du système d'information du CNRS.

La mise en ?"uvre : étudier ses besoins et consulter les utilisateurs

Un portail ne se met pas en place en un instant. Ses infrastructures sont déterminantes pour l'avenir de l'entreprise. Pour Marc Laburte, du CNRS, il a fallu un mois pour l'installation et un autre pour le paramétrage. ' Nous avons fait appel à l'intégrateur EasyTeam, car nous ne disposions pas des compétences en interne. S'il n'y a eu aucun problème pour interfacer notre annuaire avec le nouveau portail, il nous a quand même fallu étudier l'architecture technique dès le départ pour assurer une bonne montée en charge. ' Le CNRS a séparé les serveurs abritant le portail proprement dit de ceux accueillant les applications maison, les deux communiquant par des portlets développés par EasyTeam. En cas de migration, faire cohabiter l'ancien et le nouveau système assure la continuité de service. Ainsi, Claude Pierre, le DSI d'Elyo, a transféré progressivement le contenu de ses bases Notes dans SharePoint. ' Cela n'a pas été très compliqué car SharePoint dispose d'outils adaptés et nos bases Notes contenaient beaucoup de documents Office. Nous pouvons même accéder à Notes depuis SharePoint par l'intermédiaire d'un mécanisme de signature unique. ' Le choix de la plate-forme a aussi son importance. ' Le portail d'Oracle nous offre, à la fois, l'agenda, un partage de fichiers, des forums, des news, sans compter l'outil de conférence web et la messagerie instantanée. Nous avions envisagé le monde open source, mais les solutions libres ne sont souvent pas stables et pas pérennes. Si un produit n'évolue plus, il faut recourir à du développement à façon pour l'enrichir ', explique Marc Laburte, du CNRS. Même problème chez Ligne Roset-Cinna, où Charles Lacoste a mis en place un extranet basé sur Oracle Portal. ' Il fallait que notre portail soit multilingue, accessible aux revendeurs de 70 pays, répartis dans six divisions internationales. Il nous fallait un compartimentage étanche que l'open source ne pouvait pas nous fournir. Nous aurions fini avec plusieurs sites sur lesquels nous aurions dû faire un gros travail de développement. Le portail Oracle est livré accompagné de sa base et de son serveur d'applications. Il faut savoir ce que l'on fait, même si les outils d'installation sont très puissants ', ajoute-t-il. Autre son de cloche chez l'intégrateur de solutions de communication NextiraOne, qui est en train de construire un intranet commun à ses seize filiales européennes à l'aide d'eZpublish, une solution de portail open source. ' Nous avions retenu Microsoft SharePoint et eZpublish, rappelle Benoît Moncorgé, responsable communication de NextiraOne Europe. SharePoint se classait fonctionnellement largement au-dessus d'eZpublish. Mais il disposait de fonctions dont nous n'avions pas besoin. ' Pour NextiraOne, le choix de l'open source gommait un obstacle de poids, le prix des licences. ' Nous avons préféré mettre de l'argent dans le conseil, pour adapter le logiciel à nos besoins, continue Benoît Moncorgé. Il se montre aussi plus facile d'emploi que SharePoint. Pas besoin d'être webmaster pour manipuler l'interface, qui est, en outre, multilingue. ' Les portails sont souvent accompagnés de portlets. Grâce à eux, un portail s'interface avec une messagerie Exchange ou Notes, un système de GED. Livrés avec les applications les plus courantes, les portlets permettent d'économiser du temps de mise en ?"uvre. Chez Captain Tortue, une marque de vêtements pour enfants vendus à domicile, la mise en ?"uvre a nécessité un peu plus de temps. ' Nous disposons d'un PGI adapté à nos besoins, vraiment spécifiques, explique le PDG, Philippe Jacquelinet. Nous avons donc exposé une partie des informations de celui-ci sur le portail. Notre partenaire Isotools, qui a développé notre portail, a été obligé de synchroniser celui-ci avec le PGI par des flux XML. '

La supervision : mettre facilement à jour le contenu

La plupart des portails sont désormais très aboutis et offrent une facilité d'accès aux utilisateurs finals. Charles Lacoste, le DSI de Ligne Roset?"Cinna, fabricant de meubles, apprécie la facilité à modifier la charte graphique de son portail Oracle. ' Tout est très visuel, le logiciel dispose déjà de fonds, d'images, et il suffit de s'appuyer sur des feuilles de style très puissantes. Pas besoin de connaître la moindre ligne de HTML. ' Même satisfaction chez Elyo, où Claude Pierre apprécie la facilité de mise en ?"uvre des espaces de travail personnalisés de SharePoint Portal Server : ' Grâce aux espaces prédéveloppés par Microsoft, une demi-journée de travail suffit. Les manipulations sont assez simples pour être effectuées par les utilisateurs opérationnels. Ceux-ci peuvent créer leurs propres forums ou leurs espaces documentaires. Nous avons nommé pour cela des responsables de communautés, qui sont des utilisateurs opérationnels formés à la manipulation de SharePoint. '

Les écueils : s'interfacer avec l'existant

Si les portails sont des solutions collaboratives efficaces, il reste à les adapter au métier de l'entreprise, c'est-à-dire à les connecter aux applications existantes pour fournir aux utilisateurs des briques applicatives disponibles au travers de leur interface web. Il est d'abord nécessaire de mettre en ?"uvre un dispositif de signature unique chargé de répercuter l'authentification des utilisateurs lors de l'ouverture du portail vers les applications cibles. ' Il nous fallait une authentification forte, se souvient Bruno Raybaud, de Casino, car l'intranet allait être ouvert aux partenaires. Nous avons dû travailler longuement sur l'adaptation de notre SSO existant, un annuaire LDAP iPlanet couplé au logiciel SiteMinder, avec le portail. Mettre en place un portail est un projet long. ' Au CE de la BNP-Paribas, WebSphere Portal Server a été développé selon les besoins de l'entreprise. Une réservation d'un voyage ou d'une colonie de vacances est saisie dans le portail. L'identité du demandeur et de ses ayants droit est vérifiée automatiquement par une liaison vers le fichier RH, et la facture est envoyée au progiciel de comptabilité. Philippe Mussot, le directeur administratif, reconnaît ' que le projet a été un peu trop ambitieux. Il a pris trois ans. Nous n'avions certainement pas assez travaillé l'étude des besoins et n'étions pas entourés des compétences techniques nécessaires. L'essentiel est que nous y soyons arrivés et que tout fonctionne bien, mais au final, pour moi, un portail est réellement un logiciel clés en main si l'on n'y ajoute pas des briques métier sous forme de portlets. ' L'accompagnement des collaborateurs lors de la mise en place d'un portail est aussi primordial : ' Les utilisateurs se sont vu brusquement proposer un nouvel outil sans avoir été suffisamment associés à son élaboration. Ils se sont montrés assez réticents au départ. Il a fallu mener un travail d'accompagnement pour que cet outil soit adopté ', poursuit Philippe Mussot. Les employés du CNRS se sont, eux aussi, montrés méfiants : ' Nous avons commencé par faire des formations, par groupes de 20 à 50 personnes, explique Marc Laburte. Le portail était vraiment nouveau pour des gens qui n'utilisaient que le papier. Les réticences touchaient en particulier à l'agenda partagé, qui montrait à toute l'équipe l'emploi du temps d'une personne. Il nous a fallu aussi apprendre aux gens à partager leurs notes dans les espaces prévus. Cela a pris environ un an et demi. '

Les gains : des utilisateurs enthousiastes

Une fois le portail installé et les collaborateurs habitués à son usage, plus question de revenir en arrière. Chez Elyo, l'intranet est de plus en plus exploité. ' Nous avons 6 500 utilisateurs identifiés, se réjouit Claude Pierre. L'audience a grimpé de 20 % depuis l'arrivée de SharePoint. Nous sommes en train de nous équiper de serveurs supplémentaires pour faire face à la charge. ' Même écho au CNRS où, après les réticences du départ, ' plus question de faire marche arrière '. Chez Captain Tortue, le portail d'Isotools donne un sentiment d'identité aux vendeuses, réparties dans toute la France. ' Chaque démonstratrice est accueillie par son nom sur sa page d'accueil où elle peut consulter la messagerie interne, son chiffre d'affaires, saisir directement ses commandes ou voir les délais de livraison, explique Philippe Jacquelinet. Cette fonction nous permet de gagner du temps. Avant, les commandes étaient envoyées par fax et quatre ou cinq personnes passaient plusieurs jours à saisir les données dans notre PGI. '

Si vous êtes pressé

Les portails d'entreprise répondent au besoin d'avoir un accès unifié aux ressources de l'entreprise. Leur mise en ?"uvre et leur administration sont relativement simples, tout comme la création d'espaces de travail collaboratifs. Néanmoins, les choses se gâtent lorsque l'on veut connecter son portail aux applications existantes. Si les éditeurs proposent des portlets, des connecteurs interapplicatifs, ceux-ci ne concernent que les programmes les plus connus du marché (Exchange, Notes, PGI). Passé une première réticence due aux changements de méthodes de travail, les utilisateurs adoptent massivement les portails, grâce notamment aux espaces documentaires et à la possibilité de partager des informations grâce aux forums ou aux espaces de travail collaboratifs.

Il est nécessaire de bien définir ses besoins. Une étude d'impact préalable avant toute mise en ?"uvre d'un portail, projet structurant oblige, est souvent indispensable et risque de coûter cher en termes de services délivrés par une SSII ou un cabinet de conseil (500 euros/heure, en France actuellement). Il est aussi important de définir les besoins des utilisateurs avant toute mise en ?"uvre. L'encadrement doit s'attacher à organiser le partage de l'information dans les communautés et, bien sûr, à former les utilisateurs lors de la mise en service.

Les portails sont généralement simples d'emploi. La configuration des espaces collaboratifs peut être réalisée par les utilisateurs opérationnels. Moyennant un dispositif de sécurité, les documents du portail peuvent être consultés par des partenaires externes. Une seule interface utilisateur donne accès aux applications existantes, dont le mail. Le service informatique met à jour les connexions vers l'existant, simplement par ajout et suppression assez aisés de portlets.

L'intégration avec les applications du SI peut se révéler parfois difficile lorsque celles-ci sont assez anciennes et ne communiquent pas par le biais de services web. Le développement d'écrans utilisateurs est quelquefois nécessaire. L'achat d'un logiciel de signature unique représente un coût supplémentaire dans la mise en ?"uvre d'un portail.

Le portail permet un partage global de l'information. Il constitue la mémoire de l'entreprise avec les documents qu'il stocke. Son agenda partagé permet une visibilité accrue du travail d'une équipe. Les groupes de travail collaboratif facilitent le travail décentralisé et le partage de documents à travers des tableaux blancs. Les forums de discussion et la messagerie instantanée permettent à tout un chacun de profiter de l'expérience des experts métiers.

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Retour d'expérience : Un portail prêt à l'emploi

' Chaque responsable accède à ses documents et en modifie le contenu '

Terminé en 2006, le portail de Ligne Roset?"Cinna sert à distribuer aux 850 magasins dans le monde les données commerciales et les supports d'aide à la vente, jusque-là diffusés par CD-ROM, fax ou mail. ' Nous avons apprécié le côté prêt à l'emploi d'Oracle Collaboration Suite, explique Charles Lacoste. Nous n'avons rien eu à paramétrer. Oracle fournit un annuaire LDAP qu'il nous a suffi de remplir avec les identifiants de chaque magasin. À la connexion, un utilisateur accède à sa page personnalisée qui lui offre le contenu recherché. Au final, chaque responsable de magasin doit juste se connecter pour accéder à ses documents et les modifier. Nous avons même connecté le portail au logiciel servant à configurer les meubles et à remonter les commandes au siège. Il nous a suffi de développer un exécutable en Visual Basic. Installé sur les postes distants, il établit automatiquement une connexion entre le site distant et le portail. '

Groupe Roset

Retour d'expérience : Gérer l'intégration des applications

' Présenter aux bonnes personnes les bonnes informations '

Le groupe Casino fait partie des pionniers. Dès 2003, l'entreprise a été l'une des premières en France à adopter un portail. L'objectif était de faciliter l'accès aux applications existantes. ' Nous voulions permettre aux utilisateurs opérationnels d'accéder aux fonctions du SI, explique Bruno Raybaud. Nous avons d'abord ouvert le portail à nos fournisseurs qui peuvent y consulter l'état de nos stocks et de nos commandes, et ensuite à nos magasins. Nous avons étudié notre architecture avant la mise en place de notre portail BEA. Si la connexion avec notre serveur de mails Exchange passe par des portlets déjà fournis, il a fallu relier le portail à nos applications, dont notre PGI Gold, par le biais de services web et développer les écrans utilisateurs disponibles sur le portail. Les applications plus anciennes, qui ne gèrent pas XML, posent plus de problèmes. Nous passons donc par une copie de leurs bases de données vers le portail. Les interfaces ne sont, dans ce cas, accessibles qu'en lecture seule. La mise en place du portail BEA a nécessité un gros travail d'organisation. Le portail concernait 20 000 personnes environ. Nous avons effectué une étude d'envergure pour définir comment structurer l'information afin d'envoyer les bonnes données aux bonnes personnes. Cela n'était pas évident car de nombreuses spécialités métier sont concernées. '

Casino

Avis d'intégrateur : ' Le portail est la mémoire de l'entreprise '

Quels sont les points à considérer avant l'acquisition d'un portail ?

Il faut d'abord un moteur puissant, capable d'assurer de bonnes montées en charge, car le portail va stocker de grandes quantités d'informations partagées par de nombreux utilisateurs. Il est indispensable d'opter pour une technologie pérenne comme Java ou.NET. Ce portail va devenir petit à petit la mémoire de l'entreprise. Il est nécessaire aussi de choisir une solution équipée de mécanismes de reprise sur incident de façon à éviter toute interruption de service. Mais, sur un marché devenu mature, où l'offre s'est consolidée, ces fonctions sont proposées par la plupart des éditeurs.

À quoi faut-il s'attacher lorsque l'on installe un portail ?

Il faut absolument une intégration avec l'informatique existante sinon le portail va rester à l'écart du SI. Cela entraîne notamment l'acquisition d'un mécanisme de signature unique qui permet aux utilisateurs d'accéder automatiquement aux applications après s'être identifiés dans le portail.

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