Les recettes des DSI pour passer de bonnes vacances

Chacun sa méthode pour partir sereinement en vacances. Pour les DSI les plus consciencieux, le projet se prépare longtemps à l'avance. Au-delà de la délégation mise en place, tous veillent à rester joignables.

Les congés des patrons de l'informatique ne s'improvisent pas. Tout d'abord, les DSI se concertent avec les directions métier pour s'assurer que leurs dates de vacances coïncident avec la période au cours de laquelle les sollicitations des utilisateurs sont en principe au plus bas, et où le nombre de projets informatiques est réduit. Didier Pawlak, DSI du Groupe Quintess, choisit ainsi la période de fin juillet à début août, où l'activité clients est très ralentie, pour partir en vacances.

Une organisation qui tient de la gestion de projet

Cela ne supprime pas le besoin de mettre en place une organisation spécifique pour continuer à assurer le bon fonctionnement des systèmes existants et pour éviter la panne ? leur hantise ? pendant leur absence. Certains, comme Gildas Chauveau de Vallat, DSI de Valophis Habitat, nomme un remplaçant ? son directeur de la production, en l'occurrence ? et ne prennent jamais leurs vacances aux mêmes dates. Cette organisation peut s'avérer plus ou moins sophistiquée. Pour Didier Pawlak, la préparation des congés se gère quasiment comme un projet, avec des réunions et des communications préalables. Point d'orgue : “ Avant mon départ, j'envoie un courriel récapitulatif à l'ensemble de mes collaborateurs avec le rappel des divers sujets. J'y désigne ceux qui doivent les prendre en charge en cas de besoin. Un autre e-mail, adressé à l'ensemble de la société, liste les personnes à contacter en cas de problème ”, précise-t-il. Le but est qu'il y ait toujours quelqu'un capable d'intervenir physiquement. A la mairie de Clichy-la-Garenne, le DSI Guillaume Ors a mis en place un processus bien huilé de gestion des absences (quelles qu'en soient les raisons : maladie, missions, congés) qui fonctionne tout au long de l'année. Cette organisation est légèrement renforcée lors des vacances d'été.Au minimum, les DSI font en sorte d'être facilement joignables. Ils sont généralement équipés d'un smartphone les reliant à internet et à leur messagerie, le Blackberry remportant la palme. La plupart ont aussi sous la main un PC portable. Préférant voyager léger, Gildas Chauveau de Vallat a opté pour un iPad équipé d'une carte 3G et d'un client VPN (réseau privé virtuel) pour accéder à l'ensemble du réseau de l'entreprise.Tous, prudents, ont choisi leur destination en vérifiant qu'il y a bien, sur place, une connexion à internet de bonne qualité. Comme le souligne Pascal Terraube, DSI du Groupe B2S, “ je choisis un lieu de villégiature bénéficiant d'une couverture télécoms voix et données (GPRS, Edge ou 3G) et si possible d'un accès Wi-Fi, au pire via un réseau de bornes Wi-Fi exploité par un opérateur local ”. Et pour joindre l'agréable à l'utile, mais aussi parfois faire passer la pilule de l'incursion du travail dans le temps dévolu aux vacances, ces équipements high-tech serviront aussi aux distractions personnelles et familiales.

S'appuyer sur les collaborateurs restés sur place

La plupart des directeurs informatiques prennent leurs vacances d'un seul tenant. Des mésaventures, il en arrive, nous ont confié certains d'entre eux. Mais généralement, la panne a été résolue grâce aux collaborateurs et aux managers restés sur place. Toutefois, en 2007, Guillaume Ors a été obligé d'interrompre son séjour : “ Nous avons rencontré un incident majeur avec notre fournisseur d'accès à internet de l'époque, entraînant une coupure générale durant plusieurs jours. Dans la foulée, l'ancien pare-feu, alors non redondé, est tombé en panne, complexifiant ainsi significativement un retour rapide à la normale. ” A cette occasion, il a “ pris conscience de l'urgence à refondre globalement l'infrastructure du système d'information ”. De son côté, Gildas Chauveau de Vallat a, l'an dernier, suivi à distance une panne de transformateur alimentant la salle informatique. Cela n'a pas gâché ses vacances, mais lui a fait réaliser l'importance de renforcer son plan de reprise d'activité.

Documentation et supervision sont mères de sérénité

Pour permettre aux équipes restantes de pallier les absences et d'intervenir sur les incidents, il faut disposer d'une documentation à jour et facilement consultable par les personnes autorisées. C'est la conclusion de Fabrice Noël, DSI de Sodexi, une société de 450 salariés, après avoir essuyé quelques crashs et autres black-out. “ J'exige une vraie documentation technique de la part de mes collaborateurs. Pas des documents Word de 200 pages qui ne seront jamais lus, mais un véritable système documentaire dynamique et facile à mettre à jour. Nous utilisons pour cela deux types de support : le système de gestion de contenu (CMS) de Joomla et le wiki de Redmine. Celui-ci fait d'ailleurs partie intégrante de notre système de gestion des développements métier ”, explique-t-il.La seconde recette d'un système d'information (SI) bien maîtrisé et de vacances sereines et ensoleillées est, pour Fabrice Noël, la supervision. “ Celle-ci est un véritable bulletin météo du SI de l'entreprise. Il s'agit, au quotidien, de contrôler les systèmes, les réseaux, les bases de données, les flux métier, la bonne réalisation des sauvegardes, les mises à jour des systèmes d'exploitation, la température des salles informatiques, le nombre de tickets ouverts… ”L'une des clés d'un SI sur lequel il est facile d'intervenir à distance est aussi la mise en place d'un réseau privé virtuel. “ L'infrastructure ayant été totalement refondue ces quatre dernières années, nous pouvons effectuer presque toutes les tâches à distance, via notre VPN : la gestion complète de l'infrastructure, la récupération de la ligne de bureau via un softphone, la prise en main de tous les équipements. Nous allumons même des systèmes éteints. Evidemment, il y a des limites : il est impossible de relancer un disjoncteur et donc de rétablir le courant dans un local technique, ni de réaliser d'action en cas de dysfonctionnement du VPN ”, précise Guillaume Ors.

Un portefeuille de projets autant que possible allégé

Le patron de l'informatique aura également anticipé les congés en lissant les projets tout au long de l'année, et en s'assurant que les directions métier ne commandent pas à la DSI un nouveau projet qui impliquerait cette dernière trop fortement pendant l'été. Malgré tout, il peut arriver que des chantiers venant d'être lancés nécessitent une surveillance particulière. “ Ainsi, l'année dernière, la refonte de notre SI a débuté en juin. Je suis quand même parti. Mais je faisais un point hebdomadaire avec le consultant qui, d'ailleurs, pouvait me joindre en cas de gros problème ”, précise Didier Pawlak. Ceux qui restent pourront toujours profiter de la trêve estivale des utilisateurs pour réaliser des tests à blanc des applications en cours de lancement, vérifier la conformité des postes de travail, recenser les licences logicielles et mettre à jour les serveurs de messagerie. Bref, pour faire le ménage dans leur SI et préparer la rentrée. Leur tour viendra plus tard. Pour ceux qui partent, il ne reste plus qu'à boucler les valises, sans oublier les chargeurs de tous ses outils communicants, pour profiter de vacances branchées !