Les spécialistes en réduction de coûts télécoms ont la parole

Réduire la facture télécoms et réseaux est toujours d'actualité en entreprise. Recourir à un spécialiste du domaine permet de bénéficier à la fois d'une expertise et d'un regard extérieur.

En dépit des baisses tarifaires affichées par les opérateurs, la dépense télécoms des entreprises continue d'augmenter, de 7 % en moyenne par an. Les raisons ? L'explosion des communications mobiles et personnelles et des flux IP, qui poussent sans cesse à augmenter la bande passante des liens et des accès. Pascal Lenchant, p-dg de la société de conseil Neoditel, estime de 800 à 1 000 euros par an la facture fixe-mobile d'un employé. Dans un contexte de forte pression sur les marges, la dépense télécoms gagne toujours à être optimisée. De 30 à 50 % peuvent ainsi être économisés dès la première année, lorsqu'aucun effort de réduction des coûts n'a été engagé auparavant. De 15 à 20 %, tous les dix-huit mois, dans le cas d'une démarche en continu, pilotée par un expert extérieur. Certes, beaucoup de responsables des achats savent mettre les opérateurs en concurrence, négocier des remises au volume et changer, si nécessaire, de fournisseur fixe ou mobile. Mais est-ce suffisant ?

Identifier d'autres leviers

' Depuis la fusion Neuf-Cegetel, cette manière de procéder ne permet plus de gagner grand-chose, estime Grégory Elmoznino, directeur général adjoint d'Econocom Telecom. Il faut trouver d'autres leviers. Mais ils sont plus difficiles à identifier. ' La première tâche consiste à dresser l'état exhaustif du parc et des trafics existants. Cela permet d'éliminer les lignes et les abonnements inutilisés, plus nombreux qu'on ne croit. On peut le faire soi-même, mais en combien de temps ? ' Nous le faisons très vite, et avec un regard extérieur. Nous remettons tout en question, et tout doit être justifié ', promet Pascal Lenchant. On peut suivre ses consommations sur l'extranet fourni par l'opérateur. Mais s'il faut naviguer entre plusieurs extranets, dont les données doivent être affinées, on perd vite la maîtrise. De fait, la grande difficulté du contrôle des dépenses télécoms vient de leur complexité croissante. Comment s'assurer d'avoir adopté l'option tarifaire adaptée au profil de consommation (fixe, fixe-mobile et mobile-mobile) de chaque employé ? ' C'est une bonne connaissance de ses flux de voix et de données qui donne le pouvoir de négocier avec l'opérateur ', insiste Grégory Decoin, directeur associé du cabinet Sayan. Inutile de changer d'opérateur tous les ans. ' Avec un même opérateur, rappelle John Goodhardt, directeur des consultants du réseau Expense Reduction Analysts, il y a toujours plusieurs solutions. À condition de savoir négocier. 'Jusqu'à 7 % des factures contiennent des erreurs, estime-t-on, d'ailleurs pas forcément au désavantage du client. Mais comment les détecter et les éliminer ? Comment vérifier que les factures appliquent bien les tarifs arrachés par la négociation ? Comment calculer le coût par employé ? Comment ramener les dépassements dans la bonne moyenne ? Mettre en place l'analyse de sa dépense télécoms en interne représente un investissement que tout le monde n'est pas prêt à réaliser. ' Analyser sa dépense télécoms tout seul prendrait trop de temps, argumente Grégory Elmoznino. On ne fait de vraies économies que sur la durée. ' Pascal Lenchant ajoute : ' Nous connaissons les offres des opérateurs. Nous mutualisons nos outils et nos expertises. Nous trouverons plus vite plus d'économies avec un meilleur retour sur investissement. '.Chaque réseau de communication présente ses écueils particuliers. Ainsi, pour les mobiles, il faut créer un effet ' flotte '. Mais comment faire lorsque les contrats d'abonnement ont été souscrits au fil du temps chez plusieurs opérateurs ? Un consultant comme Sayan se fait fort d'obtenir, par la négociation et sur la base d'un inventaire détaillé, leur recalage sur la même date d'échéance auprès d'un seul et même opérateur. Ce qui, dans la foulée, permet d'obtenir un tarif à la minute plus avantageux et plus économique qu'un forfait à la durée, même mutualisé au niveau d'une flotte.

Téléphonie fixe : passer à IP

Faut-il gérer cette flotte soi-même ? Grégory Elmoznino le déconseille : ' Ce serait peine perdue d'embaucher quelqu'un pour cela. ' On peut confier sa flotte à l'opérateur mobile. Mais sera-t-elle toujours optimisée ? Econocom Telecom, qui infogère 450 000 lignes fixes et mobiles en France, promet, pour sa part, un service complet incluant le reporting, le contrôle des factures et le help desk. Quant à la téléphonie fixe, le plus payant, à terme, est de passer à IP. Attention, l'opération s'apparente à un projet informatique qu'il faut mûrir et planifier. Principale difficulté : le calcul du retour sur investissement, en particulier pour les sites déjà occupés. Diverses solutions intermédiaires existent. Xavier Dupont, responsable de l'unité conseil de Niji, les segmente selon la taille de l'entreprise : ' Pour les petites entreprises, voire les personnes qui travaillent à domicile, ce sera le Centrex IP de base, conseille-t-il. Pour les PME, un service géré (ASP), plus riche, avec des outils en self-service, l'annuaire convergé, l'intégration à l'informatique. Les grandes entreprises multisites, enfin, opteront pour le trunking IP. 'Grâce au trunking IP (voix et données passent dans des ' tunnels ' IP), les communications intersites sont ' gratuites '. En routant tous les appels (entrants et sortants) sur un seul PBX-IP central, les grandes entreprises peuvent d'autre part supprimer les raccordements T0 ou T2 des sites distants. Et si elles sont présentes à l'international, les appels longue distance seront effectués au tarif local. Quant à la vraie téléphonie sur IP, elle ne réduit pas forcément la facture. Mais elle apporte, pour un même budget, un surcroît de fonctionnalités, notamment collaboratives, et des gains de productivité. C'est la recommandation de Jean-François Reynouard, directeur marketing de l'intégrateur Dimension Data : ' Grâce aux communications convergées et au protocole SIP, on fait plus de choses pour le même prix. Ceux qui l'ont compris ne le regrettent jamais et demandent à accélérer les déploiements '. À l'inverse, pour les réseaux de données et les VPN, les conseils des cost-killers restent classiques. ' Il faut commencer par cartographier les flux au moyen d'analyseurs de protocoles de type Packeteer, Streamcore ou NetScreen, détaille Frédéric Dessertine, directeur de LEK Consulting. On peut les hiérarchiser ensuite, les compresser à bon escient et négocier tous les ans plus de bande passante pour le même prix, ou s'adresser à un spécialiste du low cost commeVanco. ' Pour le stockage distant, Jean-François Reynouard recommande, en outre, la centralisation et la mise en place de serveurs de cache. Et pour l'hébergement web, il faut surtout veiller à ne pas s'écarter à la longue des prix du marché, estime John Goodhart, d'Expense Reduction Analysts. Dans les télécoms, les mesures d'économies ont l'avantage d'avoir un effet quasi immédiat. Mais les gains sont rarement réinvestis dans l'achat de services supplémentaires ou plus performants. ' Les stratégies de croissance et de différenciation, s'appuyant éventuellement sur une réduction des coûts, sont plus pérennes ', rappelle donc Frédéric Dessertine.

La réduction des coûts a un coût

Ceci dit, la réduction de coûts a un coût. Les éditeurs de logiciels en mode ASP d'analyse des factures télécoms s'abstiennent de faire des préconisations à partir des résultats obtenus. Ils laissent ce soin à des conseils partenaires. C'est le cas de Memobox, avec Oria, Altedia, Data Conseil, Arsys et Solucom, ou d'Anatole, avec Sayan, Econocom, 5sur5 ou Mobilities.Pour son service ASP, Memobox se rémunère à hauteur de 3 à 5 % du montant de la facture auditée. Anatole : de 1,20 à 1,30 euros ht par ligne et par mois, et de 2 à 5 euros par ligne et par mois avec les services d'infogérance. Quant aux consultants franchisés d'Expense Reduction Analysts, ils réalisent des simulations sur Excel et facturent l'entreprise de la moitié de l'économie qu'ils ont permis d'obtenir sur dix-huit mois.

Ils ont dit... : Olivier Ravelinghien (Nexity) : ' j'ai obtenu les réductions souhaitées '

Avec mille cinq cents collaborateurs équipés aujourd'hui, contre sept cents il y a quatre ans, notre facture mobile a explosé. Avec l'aide des consultants de Sayan, nous avons pu la réduire de plus de 30 % sur les communications, puis l'année suivante de l'ordre de 30 % sur les terminaux et leurs accessoires. Ceci en concentrant notre flotte chez SFR, avec une tarification à la seconde négociée à 0,08 euros la minute. En la rationalisant aussi sur trois modèles tribandes-Bluetooth de Nokia. Sayan, enfin, a obtenu de SFR leur calage sur la même date de renouvellement, ainsi qu'un chèque de 40 000 euros par an pour l'achat de nouveaux terminaux et éviter davoir des stocks de rechange qui se périment.