Les SSII dans la moulinette des services achats

Du référencement des fournisseurs à leur mise en concurrence via le net, les professionnels de l'achat s'attaquent aux prestations informatiques. En collaboration avec des DSI... finalement plutôt satisfaits.

' L'année 2004 sera celle des premiers bilans pour les nouvelles pratiques adoptées par les services achats, comme la mise en ?"uvre d'outils d'e-sourcing ', annonce Charles Bismuth, directeur des marchés services chez Unilog. De plus en plus impliquées dans les investissements informatiques, les directions des achats procèdent à l'industrialisation des achats informatiques ­ y compris les prestations intellectuelles. Du référencement des fournisseurs à la mise en concurrence des prestataires par le biais des enchères inversées, les pratiques de rationalisation des achats ­ plus ou moins rigoureuses ­ se multiplient. La mise en place de portails et d'outils de gestion en ligne devient monnaie courante. Et ce n'est pas fini. En effet, ce dispositif d'industrialisation des processus devrait encore se renforcer dans les années à venir.

L'achat global de services s'intensifie

Selon la dernière étude réalisée par Unilog Management et le groupe HEC auprès de soixante et onze directions des achats des plus grandes entreprises opérant en France, la tendance est à la globalisation des achats de services, toutes activités confondues ­ recherche et développement, ingénierie, sous-traitance industrielle, prestations intellectuelles, etc. Les objectifs à trois ans de ces directions est de renforcer l'achat global, notamment dans le secteur des hautes technologies, du développement de logiciels, des télécoms et des SSII (lire encadré ci-contre). Ce mouvement d'industrialisation a débuté dans l'industrie avant de s'étendre à la finance, à la banque et aux assurances, et, plus tardivement, aux télécoms.Pour atteindre cet objectif, Didier Lambert, DSI d'Essilor et vice-président du Cigref, préconise d'associer le savoir-faire de trois métiers. ' Pour faire de bons achats en technologie, trois acteurs sont nécessaires : la direction des systèmes d'information, qui apportera la spécification technique, la direction des achats pour son expertise achats, et la direction juridique pour anticiper les risques et " border " les contrats. ' Didier Lambert reconnaît qu'' il existe des méthodes et des outils que les directions informatiques ne connaissent pas forcément '. Sa DSI s'appuie depuis un an sur le savoir-faire d'une direction centrale des achats. Même démarche à la DSI de Kronenbourg : ' La DSI doit accepter qu'une autre direction vérifie et analyse les achats informatiques. L'aspect financier n'est pas le seul à devoir être pris en compte. Les DSI ont progressé, car, auparavant, elles négociaient seules les contrats, sans s'appuyer sur la technique et la maîtrise d'un acheteur ', analyse Pierrette Frey, qui pointe le nécessaire équilibre de responsabilités entre les différentes directions.

La délicate question des prestations intellectuelles sur le gril

Relations équilibrées ou rapport de forces ? Quoi qu'il en soit, l'implication renforcée des services achats dans les dépenses informatiques ravive le débat sur l'achat de prestations intellectuelles. Il s'agit de services très variés, difficiles à évaluer, allant du conseil au développement, en passant par les étapes de déploiement. De plus, ils ne sont pas toujours gérés par la direction des achats. A la DSI de Kronenbourg, le partage des rôles est bien défini : ' Pour les prestations intellectuelles, les notions de coût, de compétence et de solution sont d'importance équivalente, précise Pierrette Frey. Un travail d'analyse doit donc être mené avec la direction des achats pour évaluer correctement le coût de nos grands projets de modernisation du système d'information et négocier le prix des licences logicielles et celui des services associés. ' Sur ce point, dans bon nombre d'entreprises utilisatrices, comme chez Kronenbourg, les rôles de chacun en interne sont aujourd'hui identifiés.

Des fournisseurs directs passés à la trappe

Il n'en reste pas moins qu'en externe ces politiques de rationalisation ne sont pas neutres. Elles modifient la position des prestataires entre eux. Et, par là même, les conditions concurrentielles du marché. Les grandes entreprises utilisatrices cherchent aussi, en effet, à diminuer le nombre de leurs fournisseurs directs. En témoigne France Télécom, qui a réduit drastiquement la liste de ses prestataires, et qui pratique les enchères inversées pour abaisser les prix de la journée/homme. Près d'une trentaine de SSII seraient référencées à ce jour, contre un millier il y a quelques années. Certaines rompent le silence et dévoilent que seule une petite dizaine d'entre elles aurait aujourd'hui le privilège de travailler régulièrement avec l'opérateur. Interrogé par 01 Informatique, le directeur des achats de France Télécom s'est refusé à tout commentaire. ' Il n'y aura jamais de liste officielle des sociétés référencées ' , dévoile cependant une source proche de l'opérateur.Suivant la même logique, les secteurs de la grande distribution et de l'assurance tendent à user des mêmes pratiques. Ainsi les groupes Carrefour, AGF et AXA ont-ils également réduit le nombre de leurs prestataires. De quoi inquiéter le monde des SSII : ' L'industrialisation des services informatiques est une stratégie à long terme. Or, nous ne sommes pas dans un marché de commodités, mais de prestations spécifiques. Les acteurs de niche arriveront toujours à se faufiler dans les " short lists " des grands comptes, assure Stanislas de Bentzmann, PDG de Devoteam, société de conseil et de services en télécoms. Et même s'ils doivent encore fournir des efforts en termes de baisse de prix pour être référencés, je ne crois pas que la dégradation du marché va perdurer. Les négociations serrées sur les prix devraient peu à peu s'estomper. 'D'abord préoccupé par certaines dérives, le Syntec reconnaît aujourd'hui le rôle des directeurs des achats. ' Certaines pratiques d'enchères inversées nous ont d'abord inquiétés. Mais le tandem direction des achats/direction des systèmes d'information fonctionne mieux dans les grandes entreprises, les rôles ayant été redéfinis et partagés. C'est une évolution saine vers la professionnalisation des processus d'achat ', explique Pierre Dellis, délégué général de Syntec Informatique.Cependant, pour Charles Bismuth, d'Unilog Management, pour éviter les dérapages, il faudra aller jusqu'à l'industrialisation de l'ensemble des processus des prestations intellectuelles ­ formation, conseil juridique et fiscal, expertise comptable/audit, conseil en stratégie, etc. Et, surtout, mieux maîtriser l'e-sourcing.

Étude : l'e-sourcing, un nouveau levier de performance pour les services achats

Dans les trois prochaines années, les directions des achats prévoient de globaliser les achats de services et d'investir plus sérieusement le domaine informatique. L'informatique et les télécoms sont devenus prioritaires pour les acheteurs qui souhaitent industrialiser leurs procédures en matière de prestations intellectuelles, réduire leur panel de prestataires, et travailler avec seulement quelques grands fournisseurs à l'échelle internationale. Tels sont les résultats de la dernière étude réalisée en 2003 par Unilog Management et le groupe HEC auprès de soixante et onze grandes entreprises en France et en Europe. Les directions des achats vont favoriser le déploiement d'e-solutions, comme l'e-sourcing ­ appels d'offres en ligne, enchères inversées en ligne, places de marché ­ et les systèmes d'e-procurement associés aux progiciels de gestion intégrés. Objectif : abaisser les coûts de traitement et mieux contrôler les dépenses. ' Encore trop de sociétés sont sous-équipées en e-solutions de gestion des achats, ne vérifient pas les contrats cadres et mobilisent trop de ressources pour les négociations ', explique Charles Bismuth, d'Unilog Management. Toujours selon l'étude, l'utilisation de solutions en ligne, telles que les portails collaboratifs ou les enchères inversées, devrait progresser d'ici à trois ans. Celles-ci étant perçues par les fonctions achats comme un élément concurrentiel efficace.

Témoignages

Didier Lambert (DSI d'Essilor) : ' une collaboration en bonne intelligence, sans confrontation '

' Nous avons créé il y a un an une direction centrale des achats du groupe et recruté un responsable des achats informatiques et électriques. Il participe aux comités de projets de la DSI pour élaborer les plans de charge. Et cela en bonne intelligence. Les deux directions travaillent en ce moment sur trois projets prioritaires : l'harmonisation et la standardisation des PC du groupe, la résolution des problèmes d'impression, et la gestion de réseau. J'attends du service achats une méthodologie et une analyse claires des principaux pôles de dépenses. En retour, celui-ci consulte la DSI sur ses besoins en informatique. Il n'y a aucune confrontation entre les deux directions, mais un véritable travail collaboratif. Nous planifions conjointement les achats de PC avec un dispositif de TCO (Total Cost of Ownership) sur des périodes de trois à cinq ans. A plus grande échelle, le Cigref a créé il y a un an un groupe de travail destiné aux directions des achats. Il permet de définir des thèmes prioritaires et de mener des réflexions avec les DSI, sans se cantonner aux prix. Les achats informatiques ne se conçoivent que dans une infrastructure bien déterminée. En 2004, nous pourrons analyser les résultats des premières actions conjointes. L'achat de prestations intellectuelles s'avère plus complexe. Nous n'achetons pas " du " chef de projet, mais " un " chef de projet. C'est l'un de nos dossiers stratégiques en 2004. '

Jean-Christophe Nguyen Van Sang (Conseil général de la Moselle) : ' je suis à la tête des deux directions '

' Au Conseil général de la Moselle, les relations entre la direction des achats et de la logistique (DAL) et la direction informatique sont transparentes et simples pour la bonne raison que je suis à la tête de ces deux directions. Les responsabilités sont clairement définies. Le directeur de la division réseaux et systèmes d'information (DRSI) joue, au conseil général de la Moselle, un rôle important dans la maîtrise d'?"uvre des projets informatiques, tel le suivi de l'évolution du système d'information et des applications associées. Le budget informatique annuel comme le processus des appels d'offres sont pilotés par la DAL. Nos pratiques et nos méthodes d'achat sont liées au marché du secteur public. Nous procédons, par exemple, au référencement des prestataires et des fournisseurs informatiques mais dans les limites du code des marchés publics. Depuis un an, nous disposons d'un panel de SSII référencées, et nous autorisons les procédures de mise en concurrence des fournisseurs de matériel informatique et de réseaux. Nous collaborons aujourd'hui avec un panel restreint de prestataires ­ SQLI pour nos développements internet et intranet, la SSII Sylis pour nos développements applicatifs, et la société Arès pour les prestations de maintenance et d'exploitation. '

Avis d'expert

Claude Curs (la place de marché Hitechpros.com) : ' les outils de gestion des achats et de suivi de qualité des prestations sont nécessaires '

' Les processus de logique industrielle commencent à être appliqués dans le secteur des services informatiques. Mais nous ne pouvons pas alors raisonner en termes d'automatisation des processus à l'image du secteur de l'automobile, car il s'agit de métiers de main-d'?"uvre. Le prix d'une journée/homme ne se fixe pas sans intégrer les composantes qualité et compétences.

En matière de référencement des prestataires, les grands comptes basculent d'un extrême à l'autre. Passer d'un millier de SSII à une trentaine n'est pas une bonne méthode pour contrôler les coûts. Ignorer les plus petits acteurs aux prix plus abordables ne constitue pas non plus une bonne solution. Le marché a constamment besoin d'un baromètre des prix et des services. Les grandes entreprises reviendront peu à peu à des pratiques plus nuancées et plus performantes. Les notions de compétences, de qualité et de prix sont à prendre en compte dans les processus d'achat de services. Depuis le début de 2003, Hitechpros a abandonné la pratique des enchères inversées pour les prestations intellectuelles. Nos SSII clientes n'adhéraient plus à ce système de baisse des prix.

Les relations entre les directions des achats et les DSI devraient encore s'améliorer. Les demandes d'achat des DSI ne sont pas assez normalisées dans les entreprises, et l'utilisation d'outils de gestion des achats et de suivi de qualité des prestations informatiques reste encore faible. Cela apporterait plus de transparence et plus d'efficacité. Encore trop de directions des achats et de DSI préfèrent fonctionner dans le flou, par courrier électronique, retardant le plus souvent les achats stratégiques. Le rôle des acheteurs est de sensibiliser la DSI sur les prix, de vérifier la santé financière des fournisseurs, et de laisser la DSI évaluer les prestataires sur le plan technique. '