Les systèmes d'archivage électronique bientôt certifiés

Depuis plus de dix ans, le domaine de l’archivage électronique bénéficie d’une norme Afnor homologuée, dénommée NFZ42-013. La conformité à cette nor­me incontournable figure parmi les principaux critères de choix dans les cahiers des charges établis par de nombreux responsables de projet d’archivage. Son statut juridique les rassure, notamment s’ils doivent produire des documents à titre de preuve lors de litiges, ou pour se conformer à leurs obligations légales ou patrimoniales en matière de conservation de documents. Cependant, si la norme existe, la question de la vérification de la conformité n’est pas directement traitée. Certes l’obligation d’effectuer des audits du système d’archivage électronique (SAE) dans les conditions réelles d’exploitation est bien prévue. Mais ne sont abordées ni les questions relatives aux personnes ou organisations « qualifiées » pour mener à bien ces audits, ni la nature du « diplôme » délivré.

Une démarche englobant archivages internes et externes

Face à cette situation, les acteurs du domaine devaient lever les incertitudes. Sous l’impulsion du Siaf (Service interministériel des archives de France), de l’Aproged (l’association des professionnels pour l’économie numérique) et de la FNTC (Fédération nationale des tiers de confiance), une procédure de certification est en train de voir le jour. Afnor Certification, en tant qu’organisme agréé par le Cofrac (Comité français d’accréditation), sera ainsi habilité à prononcer la conformité des services d’archivage électronique à la norme NFZ42-013 et à délivrer les certifications, donc l’attribution d’une marque NF.

A partir de ce schéma idéal et sachant que « le diable est (toujours) dans les détails », les promoteurs ont voulu répondre à l’ensemble des besoins, en englobant dans une même démarche la certification des SAE opérés à titre interne dans les entreprises et celle des services délivrés par les prestataires à des donneurs d’ordre. Mais ils se sont heurtés à un problème opérationnel au sein d’Afnor Certification, ainsi qu’à une divergence de vue entre les acteurs mêmes du projet de certification.

En effet, si un SAE répondant aux spécifications de la norme pourrait être certifié sur la base d’un même référentiel, les obligations d’un prestataire de services en archivage électronique vis-à-vis de ses clients ne sont pas du même ordre que les contraintes d’un service de conservation interne vis-à-vis des autres services au sein de l’entreprise. Ces contraintes concernent notamment l’obligation, pour un tiers archiveur, de publier une politique d’archivage et de s’assurer qu’elle est compatible avec celle de son client ; de ne pas analyser ni exploiter les archives qui lui sont confiées ; de garantir leur confiden­tialité ; de détruire dans son système les archives après leur restitution au client ; de prévoir l’ensemble des opérations et les coûts liés à la réversibilité des archives, etc. Cette énumération n’est pas exhaustive mais suffisante pour se rendre compte que le choix d’un seul fournisseur spécifique peut se justifier.

Le travail des experts français reconnu à l'international

A l’inverse, le fournisseur unique couvrant l’ensemble des systèmes d’archivage électroniques interne ou externe, loin d’apporter la clarification souhaitée par le marché, pourrait être un important facteur de déstabilisation qui mettrait en péril, notamment, l’activité des tiers archiveurs et n’apporterait pas aux utilisateurs les bénéfices qu’ils peuvent attendre de la marque NF. Dans ce cas, le client, ou le partenaire bénéficiant d’une prestation d’archivage électronique délivrée par un SAE internalisé certifié, serait obligé de vérifier très précisément les clauses de son contrat et le détail des prestations qui lui sont fournies, afin de préserver ses droits en cas de litige (perte d’une archive, problèmes pour la restitution d’un fonds…).

Le travail effectué par la France dans le cadre de la normalisation des SAE au sein des instances de l’ISO a été apprécié. Il sera couronné par la publication prochaine d’une norme ISO reprenant très précisément les spécifications du document français. En clarifiant la démarche de certification des SAE dans l’Hexagone, les experts français seront alors en position de force pour promouvoir une démarche analogue à l’international et aider ainsi nos éditeurs ou nos prestataires de services à étendre considérablement leur rayon d’action.

Gérard Weisz

PDG de la société Sirius et expert en audit de systèmes d’archivage électronique, Gérard Weisz insiste sur la valeur probante des documents électroniques conservés par les entreprises.