L'Imprimerie nationale se transforme en coffre-fort électronique

Pour héberger les données des administrations et des ministères, l'imprimeur a dû aligner son système d'archivage sécurisé sur un ensemble de contraintes réglementaires et le soumettre à un audit, sanctionné par un agrément.

Fondée en 1640 par Richelieu, l'Imprimerie nationale ne cesse de faire évoluer ses métiers. En plus de l'impression de passeports (dont les biométriques), de cartes d'identité ou des déclarations d'impôt, elle a élargi ses compétences à l'archivage numérique sécurisé. L'entreprise publique déploie actuellement un coffre-fort électronique destiné d'abord à des données publiques. Un projet hautement complexe, compte tenu de la nature de ces dernières, et donc soumis à des contraintes particulières.Cette activité d'archivage sécurisé est directement issue de sa branche service de l'Imprimerie nationale. Depuis dix ans, en effet, elle est active sur le marché de la fabrication de cartes à puce pour des tiers. Si elle a commencé en 2002 par la délivrance de cartes pour chronotachygraphe (visant à contrôler le temps de conduite des routiers), elle couvre aujourd'hui une vingtaine de titres liés aux transports, à la gendarmerie aux douanes ou à la police.

Un véritable service de confiance à valeur probante

Ces processus d'attribution de titres impliquent toutefois la circulation d'une masse de documents (pièces justificatives et formulaires) nécessitant l'archivage. Et face à la difficulté croissance à gérer des volumes toujours plus importants, l'Imprimerie a donc décidé, mi-2011, de repenser ses processus d'archivage. Elle en a alors profité pour passer d'un simple système de conservation à un véritable service de confiance à valeur probante.“ Jusqu'alors, l'archivage papier et numérique que nous pratiquions n'était pas accessible de l'extérieur par nos clients, explique Emmanuel Michaud, directeur de la branche services de confiance de l'Imprimerie nationale. Le système que nous construisons repose sur des espaces sécurisés depuis lesquels les documents pourront être restaurés pour consultation. ” Cette mise à disposition sera précieuse pour un transporteur souhaitant, dans le cadre d'un contrôle, présenter l'ensemble des autorisations, des feuilles de paie ou du permis de conduire de ses conducteurs.

Garantir une parfaite intégrité des documents

En septembre 2011, l'imprimeur modernise toute son infrastructure informatique (virtualisation de serveurs, déploiement de serveurs de fichier et de scanners de production, etc.). Mais surtout, il s'attaque aux procédures à mettre en place afin de “ renforcer les aspects réglementaires, c'est-à-dire de garantir aux clients une parfaite intégrité des documents ”.Avec l'offre d'Arcsys, il se dote d'un coffre-fort électronique pourvu, notamment, de fonctions de recherche et de traçabilité : “ Tous les fichiers versés dans ce coffre existent au format PDF/A. Ils sont signés numériquement et horodatés. ” Depuis février 2012, le groupe public est engagé dans un programme de reprise de l'existant qui devrait s'achever très prochainement. Mais en l'état, cela reste insuffisant pour archiver des documents d'ordre administratif. Lesquels exigent des contraintes bien spécifiques en matière de versement. Le Siaf (Service interministériel des archives de France) exige en effet de décrire celles-ci conformément à son standard. Il impose donc de fournir une série d'éléments sur leur cycle de vie : qui est l'auteur du document, qui procède à son versement, combien de temps il doit être conservé, quand il sera détruit, quel est son format, etc. “ Afin de générer ces métadonnées, nous avons fait appel à un éditeur spécialisé dans les archives publiques, Naoned, dont l'interface de versement est intégrée dans le coffre-fort d'Arcys ”, précise Emmanuel Michaud. A noter également que Naoned prend en charge la gestion des archives physiques, qui représentent à ce jour plusieurs dizaines de kilomètres linéaires.Troisième brique à l'édifice : la traçabilité des flux. L'Imprimerie a développé une couche intermédiaire pour relier Arcys, Naoned et le récent scanner de production qui numérise les archives papier. “ Nous sommes alors en mesure de préciser à tout moment de la chaîne de numérisation l'étape et le statut auxquels se trouvent les documents physiques et numériques à archiver. Ce sera appréciable pour informer nos clients du traitement de leurs dossiers. ”Enfin, ce chantier de mise en conformité ne serait pas complet sans une étape de certification. L'Imprimerie a dû être auditée par le Siaf afin de recevoir, en avril dernier, un agrément validant la régularité de ses processus d'archivage. Un agrément dont est théoriquement pourvu tout hébergeur amené à conserver des données administratives. Ici, il s'est appliqué aussi bien aux documents numériques qu'aux éléments physiques. Les auditeurs ont ainsi passé au crible, étape par étape, les procédures de versement effectuées dans le logiciel. Ils ont également étudié la solidité des murs, l'organisation des équipes, la sécurité incendie et celle des personnes. Cela a sûrement joué, mais “ notre récente usine, située à Douai, qui regroupe l'ensemble de nos activités, est classée organisme d'importance vitale. Cela signifie qu'en cas de catastrophe naturelle, l'ensemble des administrations nous doit en priorité le rétablissement de l'électricité ou du réseau. ”L'autre grande difficulté du projet concerne les modalités d'accès des clients de l'Imprimerie à leurs documents archivés. Car personne ne sollicitera directement le coffre-fort électronique. La consultation se fera par le biais de services web. “ Il faudra alors définir avec précision les règles de cette interrogation. Quel profil a le droit de consulter quel type d'information ? S'agira-t-il des documents seuls ? Des jeux de données qui leur sont associés ? La consultation se fera-t-elle sur ordinateur ou également sur plate-forme mobile ? En temps réel ou en asynchrone ? ” s'interroge Emmanuel Michaud. La société est actuellement engagée dans la conception de frontaux web capables de proposer ces différents paramètres. Des frontaux qui embarquent toute la composante sécurité, notamment la gestion des annuaires sécurisés et celle des certificats présents dans les cartes à puce (en l'occurrence celles des personnes habilitées à accéder au système d'archivage).Au-delà du nouveau service de tiers-archiveur que l'Imprimerie nationale entend fournir (trois clients sont déjà en vue), le chantier promet de réduire une partie des archives physiques accumulées jusqu'à présent. Il incitera en effet les sociétés à remettre à plat leur processus d'archivage, bon nombre d'entre elles conservant des documents alors qu'elles n'en ont pas l'obligation légale. Elles gagneraient alors à se limiter à leur déclinaison numérique. “ Aujourd'hui, la loi nous interdit de détruire les formulaires papier que nous soumettent nos clients. Car il n'existe pas de valeur probante à un document électronique qui a été numérisé. Mais si un jour la copie numérique hérite des propriétés de l'original, le nombre d'archives papier chutera considérablement. ”