Links Conseil met la dématérialisation à la portée de ses consultants

Ces salariés peuvent gérer leurs missions à travers un bureau virtuel, dont la rédaction et la validation de commandes.

Pas facile quand on est consultant, souvent en vadrouille, de suivre minutieusement l'état d'avancement de ses dossiers. Les 1000 consultants de Links Conseil peuvent eux, à tout moment, quelle que soit leur localisation, gérer leurs missions à distance, via un système informatique' maison ' accessible par Internet.Un luxe que peu de sociétés de conseil et de portage salarial peuvent encore s'offrir : c'est du moins ce qu'affirme ce groupe, créé en 1998, qui compte 26 salariés permanents en charge de l'accompagnement des consultants et peut faire appel à 15 formateurs pour ces travailleurs autonomes.' Nous espérons dématérialiser 50 % des opérations dans les dix-huit prochains mois, affirme Antoine Catta, le président de Links Conseil. D'un consultant à l'autre, la compréhension de l'outil varie. Certains d'entre eux, par exemple, ont du mal à préparer leur commande en ligne : sur une feuille A4, en effet, elle tenait sur une page. Au format électronique, elle est lisible sur quatre écrans au minimum. 'Du coup, pour amener les consultants à se familiariser en douceur à ces nouvelles méthodes de travail, le groupe a privilégié l'accompagnement personnalisé. Chaque consultant est épaulé par son ' conseiller de gestion ', habituellement chargé de l'accompagner dans ses démarches.' Grâce à cet outil, des gens de métiers différents ont été amenés à communiquer davantage ', assure Guillaume Bisch, consultant informatique et développeur, entre autres, du programme. ' Avec le bureau virtuel, les consultants règlent un certain nombre de difficultés en amont. Du coup, nous constatons que la nature de leurs échanges avec les autres services de l'entreprise a changé. Ils portent davantage sur des choses essentielles comme le contenu de la commande, par exemple ', précise Antoine Catta.

Deux clics pour valider la commande

Dans la pratique, le consultant accède, via une interface privative, à un bureau virtuel à partir duquel il effectue ses différentes tâches quotidiennes : de l'enregistrement d'un nouveau client à la rédaction du bon de commande jusqu'à la facturation ou au traitement de ses notes de frais.Jusqu'en octobre 2007, l'outil n'incluait pas la préparation et la gestion de la commande. Depuis cette date, c'est l'une des fonctions clés du système. Après avoir établi un premier contact par téléphone ou de visu avec le client, le consultant rédige une proposition de commande. Pour cela, il enregistre d'abord le numéro de Siren de la société cliente et remplit un formulaire en précisant l'objectif de la mission, son descriptif, les délais, les prix. Il a la possibilité de joindre des documents en annexe.Le consultant envoie ensuite au client un lien sur l'espace privatif pour qu'il puisse accéder au document. En deux clics, le client valide le fait qu'il a bien visualisé la commande. Il obtient alors le récapitulatif de son contenu. S'il décide de le valider, il reçoit un accusé de réception.Autre avantage : le consultant suit plus aisément ses dossiers en centralisant les différentes informations concernant une mission. Il accède à des tableaux de bord répertoriant le nombre de commandes en cours, la situation de ses factures (encaissées, etc.), de ses notes de frais, le suivi des ses heures de formation dans le cadre du DIF, par exemple.En définitive, c'est certainement en matière de rémunération, que la dématérialisation est la plus faible. Les données étant très sensibles, Links Conseil n'envisage pas de l'automatiser complètement. En revanche, à partir du 1er janvier 2008, le consultant pourra télécharger son bulletin de salaire, mais sa rédaction demandera toujours une intervention humaine chez Links.