L'Opac 76 dématérialise l'état des lieux

En choisissant des stylos numériques pour ses correspondants, l'Opac de Seine-Maritime a supprimé le papier tout en simplifiant l'établissement des soldes de tout compte.

Comme ses homologues dans d'autres départements, l'Opac 76 (Office public d'aménagement et de construction) doit gérer un important parc immobilier : pas moins de 26 000 logements répartis dans 180 communes de la Seine-Maritime. Il y a un peu plus de 2 ans, l'Opac 76 se lançait dans un projet de dématérialisation des états des lieux (EDL) des logements : ' Les EDL sont lourds en papier. Ils sont rédigés en trois exemplaires : un pour le siège central, un pour le locataire, un pour le correspondant de l'Opac ', affirme Éric Gimer, directeur général adjoint de l'Opac 76. Les correspondants, qui habitent dans les logements de l'Opac, sont notamment chargés des états des lieux et de la gestion de l'emploi du temps des concierges. Pour une année courante, ce sont quelque 6 000 EDL qui sont réalisés, dont un tiers donne lieu à des dossiers de réparations. Chaque EDL comporte de six à dix pages, selon la taille du logement. Plusieurs solutions de dématérialisation sont étudiées. Une solution à base de mallette contenant une tablette PC et une petite imprimante est envisagée, mais elle se révèle trop chère. Quelques tests sont opérés avec des assistants numériques. Mais, là encore, le coût est assez élevé, et l'autonomie trop faible des PDA est un souci. ' En outre, la solution à base de PDA ne gère pas la signature. À cette époque, nous devions aussi changer notre flotte de mobiles. Et notre opérateur, Bouygues Télécom, nous avait parlé d'un de ses partenaires, Keosys, qui proposait une solution à base de papier numérique, conçue par une entreprise suédoise, Anoto ', se souvient Éric Gimer. La technologie d'Anoto consiste à exploiter un stylo intégrant une caméra reconnaissant l'écriture cursive grâce à un papier tramé spécifique, le stylo stockant dans sa mémoire une image du tracé.

Des habitudes de travail inchangées

Stylo numérique et papier tramé n'entraînent pas de changement d'habitudes chez les correspondants de l'Opac, pas forcément très familiarisés avec les outils informatiques. Ces derniers remplissent donc sur place l'état des lieux. Celui-ci est stocké dans le stylo puis transmis sous forme d'image vers les serveurs de Keosys depuis le PC du correspondant, le stylo y étant connecté grâce à un socle prévu à cet effet. Du coup, il n'y a plus qu'un seul exemplaire papier, conservé par l'ex-locataire. Et les EDL arrivent dans la journée. Chaque EDL revient à environ 5 euros, alors qu'il aurait fallu compter le double pour une solution à base de Pocket PC et le quadruple pour une tablette PC. Une fois l'EDL transmis à Keosys, plusieurs traitements lui sont appliqués : les cases à cocher sont reconnues, tandis que certaines zones, tels les numéro de contrat de location et du logement, sont passées à l'OCR, l'ensemble de ces informations étant formaté en langage XML. Ces opérations sont automatiques, mais un employé en contrôle le déroulement. En outre, les correspondants peuvent accéder à l'EDL grâce à un frontal web mis en place par Keosys : ' Par exemple, si le relevé de compteur en énergie est inférieur au relevé précédent, cela indique une anomalie et le correspondant est averti par e-mail ', indique Nicolas Feray, responsable de développement à l'Opac 76. Les fichiers images et XML sont alors transférés aux serveurs de l'Opac 76. ' L'image est indexée dans notre logiciel de GED, Codexia de Phenix. Un flux XML contenant des informations, tels le nom du correspondant chargé de l'EDL et les relevés des compteurs, est envoyé à notre PGI Ulis de SopraGroup. Les informations techniques nécessaires à la valorisation des réparations locatives sont adressées, là aussi sous forme de fichiers XML, à un logiciel développé en interne ', précise Nicolas Feray. L'Opac 76 a en effet mis au point une application de comparaison des EDL en entrée et en sortie, sur la base d'un système de ' calques ' indiquant les différences entre les deux EDL. ' En cas de différence, l'utilisateur voit une alerte sur laquelle il peut cliquer et obtenir un devis standard pour les réparations éventuelles à effectuer par les entreprises candidates à la remise en état ', indique Nicolas Feray. Les résultats issus de cette comparaison des EDL permettent alors de répartir les travaux imputables au locataire et d'établir un solde de tout compte, comprenant les sommes restant à payer par le locataire ou celles que lui doivent l'Opac. ' Certes, le logiciel de calque est indépendant du stylo numérique, mais il est parfaitement adapté. Si nous avions choisi une tablette PC ou un PDA, il est clair qu'une partie du traitement des EDL aurait été réalisée sur ces machines, et n'aurait pas été centralisée au siège de l'Opac. Le correspondant aurait dû faire tout le travail, ce qui était délicat ', relève Nicolas Feray.

Une solution simple et peu onéreuse

L'environnement de travail reste le même, si ce n'est la taille un peu encombrante du stylo, et le formulaire d'EDL, plus structuré que les versions précédentes, comportant de nombreuses cases à cocher, et maquetté en collaboration avec Keosys. ' Il y a eu une période de rodage au niveau des algorithmes de reconnaissance d'écriture. Une case à cocher, cela paraît simple, mais nous voulions une reconnaissance fiable à 100 %. Nous avons dû sensibiliser les correspondants à leur rôle, afin qu'ils cochent correctement les cases et évitent les ratures. Keosys a dû régler son logiciel de reconnaissance. Aujourd'hui, sur six cents EDL traités par mois, environ douze nécessitent un retraitement, dû souvent à des problèmes d'utilisation, lors du remplacement d'un correspondant par une personne pas forcément formée ', raconte Nicolas Feray. ' Cette solution est simple et peu onéreuse. Nous allons la proposer à nos prestataires, par exemple aux entreprises chargées de l'entretien du chauffage, pour les quitus de maintenance ', conclut Éric Gimer.