Marie-Anne Chabin : ne pas confondre gestion documentaire et archivage

Marie-Anne Chabin, expert en stratégie et méthodologie d'archivage, présidente du cabinet Archive 17, auteur de l'ouvrage ' Archiver et après ? ' (éditions Djarkarta, 2007)

Archivage légal, archivage des courriels, politique d'archivage, archivage électronique, archivage du web, tiers archiveurs... L'archivage est bien plus qu'une mode. Sans parler des exigences imposées par la Cnil, il répond à trois besoins précis : la sécurisation pour une durée nécessaire et suffisante des documents qui tracent les décisions et les actes de l'entreprise afin de satisfaire les obligations réglementaires, les audits, et les risques de contentieux ; la conservation sous forme électronique, avec l'authenticité et l'intégrité requises, des écrits électroniques admis en tant que preuve au même titre que le papier par la loi du 13 mars 2000 ; la gestion de la destruction des documents et des données, inutiles ou périmés, accumulés sur les serveurs et dans les armoires. Des données qui alourdissent les coûts de gestion autant qu'elles réduisent la fiabilité de l'information disponible.Qu'ils soient pilotés par la DSI, la direction générale, le juridique, voire par une équipe se consacrant à un projet documentaire, les chantiers d'archivage se multiplient. L'occasion de pointer quelques erreurs à ne pas commettre. Au premier rang desquelles figure la confusion, encore trop fréquente, entre gestion électronique de documents (GED) et archivage. En lui fournissant une information utile, la GED assiste l'utilisateur. L'archivage, lui, est au service de l'entreprise. Il lui garantit une sécurisation et une pérennisation de ses documents à risque. Ces deux objectifs sont bien distincts. La langue anglaise est plus explicite là-dessus : d'un côté, le ' document management ' s'attache à faciliter le travail des utilisateurs ; de l'autre, le ' records management ' a pour mission d'identifier les documents à valeur de preuve ou de trace (les records), de les capturer, et de les gérer jusqu'à leur péremption et leur destruction. C'est au moment où le document a été validé, diffusé, voire signé, qu'il acquiert cette valeur de trace. L'expérience montre que si ces ' records ' sont confondus dans une application documentaire avec les documents de travail quotidien des équipes, leur identification a posteriori (le jour où la GED sera saturée) coûte cinq à dix fois plus cher !

Éviter l'usine à gaz

Un deuxième écueil est à éviter : dissocier les systèmes d'archivage papier et électronique. Est-il, par exemple, pertinent d'imprimer les courriels pour les archiver dans les dossiers papier que l'on numérisera peut-être demain ? Plus que jamais, il faut rappeler que la valeur de l'information n'est pas liée à la nature de son support. Mais se retrouver face à un tel écueil est facilement concevable, tant les plates-formes d'archivage du marché peinent à couvrir les deux mondes en même temps. Enfin, il convient d'éviter l'usine à gaz. Si, en plus des dossiers, les entreprises prennent aussi en compte chacun des documents qu'ils renferment, on arrivera vite à des développements complexes, suivis d'un coût et d'une lourdeur de fonctionnement rédhibitoires. Pour écarter ce danger, l'archivage doit s'appuyer sur des règles simples. Certes, le volume des données explose. Mais, l'analyse de leur valeur, au regard de leur réutilisation, permet de les agréger en quelques dizaines de catégories. Pour faciliter cette sélection, il est conseillé de s'appuyer sur les normes existantes, plutôt que de réinventer l'archivage.D'ailleurs, les textes de référence se multiplient depuis quelques années. Il faut choisir celui qui convient le mieux, plutôt que d'essayer de les compiler. Après l'analyse du panel disponible, deux normes techniques essentielles sortent du rang. Le modèle européen MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) organise le classement de l'information à archiver, définit les règles associées, et spécifie la capture et l'intégrité des documents, ainsi que la sécurité du système. Le modèle OAIS (Open Archival Information System ou ISO 17421), quant à lui, normalise la pérennisation des données numériques et les inévitables migrations technologiques qu'elle implique. Les autres textes se rattachent finalement à lun de ces deux grands modèles ou les combinent.