Marie-Anne Chabin : ne pas confondre gestion documentaire et archivage
Marie-Anne Chabin, expert en stratégie et méthodologie d'archivage, présidente du cabinet Archive 17, auteur de l'ouvrage ' Archiver et après ? ' (éditions Djarkarta, 2007)
Archivage légal, archivage des courriels, politique d'archivage, archivage électronique, archivage du web, tiers archiveurs... L'archivage est bien plus qu'une mode. Sans parler des exigences imposées par la Cnil, il répond à trois besoins précis : la sécurisation pour une durée nécessaire et suffisante des documents qui tracent les décisions et les actes de l'entreprise afin de satisfaire les obligations réglementaires, les audits, et les risques de contentieux ; la conservation sous forme électronique, avec l'authenticité et l'intégrité requises, des écrits électroniques admis en tant que preuve au même titre que le papier par la loi du 13 mars 2000 ; la gestion de la destruction des documents et des données, inutiles ou périmés, accumulés sur les serveurs et dans les armoires. Des données qui alourdissent les coûts de gestion autant qu'elles réduisent la fiabilité de l'information disponible.Qu'ils soient pilotés par la DSI, la direction générale, le juridique, voire par une équipe se consacrant à un projet documentaire, les chantiers d'archivage se multiplient. L'occasion de pointer quelques erreurs à ne pas commettre. Au premier rang desquelles figure la confusion, encore trop fréquente, entre gestion électronique de documents (GED) et archivage. En lui fournissant une information utile, la GED assiste l'utilisateur. L'archivage, lui, est au service de l'entreprise. Il lui garantit une sécurisation et une pérennisation de ses documents à risque. Ces deux objectifs sont bien distincts. La langue anglaise est plus explicite là-dessus : d'un côté, le ' document management ' s'attache à faciliter le travail des utilisateurs ; de l'autre, le ' records management ' a pour mission d'identifier les documents à valeur de preuve ou de trace (les records), de les capturer, et de les gérer jusqu'à leur péremption et leur destruction. C'est au moment où le document a été validé, diffusé, voire signé, qu'il acquiert cette valeur de trace. L'expérience montre que si ces ' records ' sont confondus dans une application documentaire avec les documents de travail quotidien des équipes, leur identification a posteriori (le jour où la GED sera saturée) coûte cinq à dix fois plus cher !
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