Marier maîtrise d'?"uvre et maîtrise d'ouvrage

Le ministère de la Jeunesse et des Sports a élaboré un site qui recense l'ensemble des équipements sportifs français (30 millions de données). Une action menée en étroite collaboration avec tous les intervenants.

Recenser 313 000 équipements sportifs en un temps record pour disposer des données intéressant les responsables du développement des sports. Tel est le défi relevé par le ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative. Jean-François Lamour, ministre de tutelle, a lancé l'exploitation le 29 mai dernier. Pour les acteurs du projet, le succès du service découle d'une coopération permanente, élaborée, entre maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'?"uvre.A l'origine du projet ? La méconnaissance du patrimoine français de ces équipements et l'hétérogénéité des données les caractérisant. Et ce, sur les 36 906 communes de France. Résultant d'un rapport du sénateur Pierre Martin établi en octobre 2003, l'opération de recensement a démarré en août 2004, pour une collecte des données achevée en fin décembre 2005. Celles-ci devant décrire en détail ' tous les équipements sportifs publics ou privés ouverts au public à titre gratuit ou onéreux, dont l'objectif principal est d'y pratiquer une activité physique ', explique Benoît Zedet, chargé de mission à la Direction des sports.

Définir d'emblée une méthodologie commune

Thierry Maudet, adjoint à la directrice des sports et chef de service, a créé immédiatement un groupe de pilotage. Celui-ci réunit les différents partenaires intéressés par le projet : les collectivités locales, les associations sportives et la direction des services informatiques du ministère, représentée par Guy Rossignol, chef de bureau (DSI ?" NDLR), et Pascal Adam, chef de projet informatique. Cette large concertation a permis de définir une méthodologie commune et d'établir des données cohérentes et compréhensibles par tous. Offrant aussi une vision maximaliste avec, en moyenne, cent données pour chaque équipement. ' Leur modélisation a nécessité six mois de travail ', admet Pascal Adam. Les informaticiens ont planché en particulier sur le codage et la nomenclature. ' Nous n'avons eu que quatre mois pour déployer une application de saisie sur une centaine de services implantés dans tout le pays, avec un stockage de données central utilisant le web comme support et outil de contrôle de saisie ', rajoute Guy Rossignol.

Assurer le pilotage de la saisie des questionnaires

En février 2005, l'opération de saisie démarre sur l'outil mis en ligne à destination des directions régionales et départementales du ministère. Une méthode qui va faciliter la remontée des informations récupérées par 845 enquêteurs. Tout au long de cette seconde étape, maîtrises d'?"uvre et d'ouvrage maintiennent des relations fortes. En régions, des comités semblables à celui créé au niveau national se sont constitués. Ils rassemblent le préfet, les directions régionales et départementales de la jeunesse et des sports, les collectivités territoriales, les mouvements associatifs, et, parfois, les universités.Outre un coordinateur régional issu de la direction régionale et départementale de la jeunesse et des sports, chargé de piloter la phase de collecte, de saisie et de contrôle, un coordinateur informatique régional participe à l'assistance technique. Avec, notamment, un outil de restitution de données (XML), qui favorise un suivi plus pointu en aidant à leur extraction. ' Cette collecte des données a représenté un énorme travail : huit minutes en moyenne par fiche pour les 310 000 équipements ', précise Benoît Zedet. Parmi les points d'achoppement, Pascal Adam met en exergue l'intégration des données des neuf régions ou départements qui avaient déjà effectué un recensement semblable. ' Une opération lourde, qui nous a coûté beaucoup de temps et d'énergie, car nous avons dû effectuer des allers-retours en pointant les écarts de méthodologie ou de données. '

Concevoir au final l'outil d'exploitation

Dès juillet 2005, l'équipe projet se fait assister par un cabinet extérieur afin de réfléchir à l'outil d'exploitation approprié : une interface web statistique et cartographique. Avec un objectif de mise en ligne en juin 2006, l'équipe projet réalise l'analyse des besoins. Le challenge ? ' Partis de rien, il fallait trouver le moyen de modéliser correctement dès la première version. Sans disposer de processus itératif ', revendique Pascal Adam. Après un important travail d'affinement de l'analyse des besoins, bien au-delà des généralités ?" comme, entre autres, les possibilités d'accès pour les personnes handicapées ?", les différents acteurs parviennent à un consensus.L'équipe projet est alors en mesure d'établir un cahier des charges et de lancer un appel d'offres visant à réaliser un outil. ' Durant la période de consultation qui a suivi, nous avons travaillé sur les spécifications, afin que la société choisie ne recommence pas l'analyse des besoins. Nous avons ainsi pu disposer d'un outil finalisé dès le début mai 2006 ', achève Guy [e-mail]

Des sessions de formation pour valider les options

Dès la livraison de l'outil, au début du mois de mai dernier, une formation visant à apprendre la façon de l'utiliser a été proposée. Tout d'abord, aux agents de l'Administration centrale du ministère de la Jeunesse et des Sports, puis aux coordinateurs régionaux, lesquels doivent servir de relais aux utilisateurs de l'outil. Cette formation a également servi de validation quant aux options choisies par l'équipe projet, en faisant bénéficier celle-ci des premiers retours.
Les premiers enseignements de cette démarche aident déjà à voir comment réactualiser les données. C'est l'un des objectifs du projet. Entre le début et la fin du mois de mai, trois sessions de formation se sont déroulées. Et dès la fin 2006, au moins 300 agents du ministère devraient être formés, l'appropriation de l'outil constituant bien sûr l'une des clés du succès. Son ergonomie - il est simple de basculer d'un tableau à une carte - et sa facilité d'usage ne manqueront pas d'y contribuer.

Avis d'expert : Thierry Maudet adjoint à la directrice des sports, chef de service

Maître d'ouvrage du projet, il a travaillé sur des idées semblables en tant que directeur départemental régional de la jeunesse et des sports.

' Affronter la difficulté inhérente à tout grand projet '
' Nous avons bâti un système complexe, qui s'inscrit dans la durée. Il s'agissait donc d'afficher des objectifs et un cap d'une lisibilité à moyen terme, tout en conduisant au quotidien des opérations parfois fastidieuses et frustrantes, telle la phase de recueil des données. A cela, se sont ajoutés la multiplicité des acteurs et le nombre de données à collecter. '

' Profiter de l'expérience de projets similaires '
' Au niveau départemental, c'est une aide efficace. J'en ai mené deux à terme, et conçu un troisième en Midi-Pyrénées. Mais la difficulté corollaire a été de généraliser les " bonnes pratiques " sur l'ensemble du territoire. L'échelle n'est plus la même quand on passe de 3 020 à 36 806 communes, ainsi que de 19 000 à 313 000 équipements. '

' Mener le projet comme un sport collectif '
' C'est-à-dire avoir un pilotage permanent, rigoureux et réactif. Nous nous sommes appuyés sur des échanges très réguliers et suivis entre l'administration centrale et les services déconcentrés. Et ce, en respectant à la lettre les points de passage obligés, notamment sur la méthodologie. En contrepartie, était accordée une liberté dadaptation liée au terrain. '