Mieux gérer ses courriels

L’e-mail a beaucoup augmenté la quantité d’informations à traiter et le nombre d’interruptions que les salariés subissent dans leurs tâches quotidiennes. Selon un rapport de l’Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (Orse), 70 % des managers souffrent d’une surcharge informationnelle, et 38 % des utilisateurs reçoivent plus de 100 messages par jour. Réfléchir à l’utilisation que l’on fait de sa messagerie électronique paraît donc indispensable pour éviter de succomber au stress ou d’en faire subir à ses collaborateurs.

1. Se donner le temps de répondre aux messages?

Bon nombre de responsables pensent devoir répondre à tous les messages, dès réception. Or, ceux-ci n’ont pas tous un caractère d’urgence. Il est préférable de prendre le temps de réfléchir, surtout si les échanges sont tendus. Cela empêche pas d’informer l’expéditeur d’un message important que celui-ci a été reçu, avant de lui adresser une réponse plus élaborée. L’Orse recommande de ne consulter ses nouveaux courriels que trois fois par demi-journée, voire de travailler hors connexion pour éviter les interruptions trop fréquentes.

2. …et ne pas exiger de retour 24h/24, 7j/7

Même en dehors des horaires de travail, il est devenu fréquent de consulter sa boîte aux lettres. Mais transmettre un message aux membres de son équipe le week-end ou le soir n’est pas anodin. Ceux-ci auront bien souvent le sentiment d’avoir à répondre rapidement et, s’ils ne le font pas, se sentiront coupables. Mieux vaut donc envoyer ses messages pendant les heures habituelles de travail, quitte à les enregistrer en brouillon si on les écrit soi-même en décalé.

3. En cas de conflit, préférer le téléphone ou le face à face

Une conférence téléphonique ou un face à face sont plus appropriés qu’un échange de courriels pour résoudre un problème ou éviter un conflit. En cas de relations difficiles, mieux vaut ne pas mettre des expéditeurs en copie et ne pas répondre à tous les destinataires. La forme du message a aussi son importance : s’abstenir, par exemple, d’écrire en majuscules.

4. Formuler et formater correctement ses messages

Pour obtenir les bonnes réponses par e-mail, mieux vaut ne traiter qu’un sujet par message. Et éviter d’envoyer des courriels sans objet ou indiquant un objet imprécis, ou encore en contradiction avec le contenu. Les destinataires comprendront plus vite et correctement la question. Les tournures de phrases trop personnelles sont aussi à bannir.

5. Bien sélectionner les destinataires

Un envoi groupé vers un grand nombre de personnes peut être assimilé à du spam. Afin d’éviter les messages inutiles, il ne faut pas hésiter à mettre l’ensemble des destinataires en copie cachée, ce qui les empêchera de répondre à tout le monde. On évitera de « répondre à tous » à propos d’une invitation à une réunion, et aussi de contredire l’expéditeur devant témoins.