Notilus gère les frais professionnels

La version 3.2 du logiciel de Dimo Gestion s'interface avec les portails de réservation d'agences de voyages.

Finies les notes de frais gonflées. Apparue il y a 10 ans, Notilus est une solution de saisie et de traitement des frais professionnels sur intranet. Réécrite récemment en.NET, la solution de Dimo Gestion dispose de trois modules pour couvrir aussi bien la saisie des notes de frais proprement dites que leur traitement par un service comptable ainsi que la préparation d'un voyage. Le logiciel facilite les saisies en récupérant, à l'aide d'échanges EDI avec les établissements bancaires, les codes identifiant les types de paiements effectués (un plein d'essence ou un péage). Il accepte aussi les soldes des cartes de crédit d'entreprises envoyées par les banques. Cette version 3.2 s'interface avec les systèmes de réservation de certaines agences de voyages (Carlson Wagonlit Travel, Expedia), de façon à présenter dans un devis le descriptif du voyage accompagné des prix exacts. Ce devis est soumis à validation aux responsables par le workflow. Ce dernier intègre maintenant l'envoi de devis ou de notes de frais comme pièces jointes au format XML. Des montants de dépenses à ne pas dépasser peuvent être saisis dans le système pour éviter tout frais excessif.

Un traitement plus précis

Notilus 3.2 gère différents types de notes de frais : le workflow a été adapté pour prendre en compte les particularités de chaque traitement, note liée à un voyage ou à une formation, par exemple. Cette version dispose aussi d'une classification des frais plus fine : une dépense peut maintenant être rattachée à un dossier en cours, de façon à mieux analyser les coûts d'une opération commerciale. Chaque collaborateur dispose d'un accès en lecture seule à tout le circuit de traitement, lui permettant ainsi de connaître l'état d'avancement de sa demande de remboursement. Il peut en outre consulter l'historique de ses 20 dernières notes présenté sous forme de graphique. Enfin, la console d'administration est désormais accessible depuis un navigateur et non plus uniquement en mode client-serveur.