Numériser pour mieux partager

Portée par de grands programmes publics et privés, la dématérialisation s'étend. Si les contraintes sont fortes, les bénéfices sont nombreux.

Courriers, factures, formulaires administratifs, déclarations sociales, appels d'offres, peu de documents échappent à la numérisation. Tandis que les projets de dématérialisation entrent véritablement dans une phase de mise en ?"uvre. Un indicateur parmi d'autres : les télédéclarations en ligne (DUCS, DADS-U, etc.), sur le portail net-entreprises.fr, ont plus que doublé en 2005 avec plus de 1,2 million dossiers traités. Une entreprise française sur cinq est enregistrée sur ce site. Dans les collectivités locales, nouveau code des marchés publics oblige, les appels d'offres publics (plus de 100 milliards d'euros par an) s'effectuent désormais en ligne. Quant aux citoyens, ils bénéficient chaque jour de nouveaux services d'e-administration.

Une réduction des coûts de production

Bien sûr, ce mouvement ne va pas sans écueil tant sur le plan organisationnel (workflow, modélisation des flux) que technique (formats d'échange, e-signature...). Mais les applications sélectionnées ici montrent que le jeu en vaut la chandelle. Notre lauréat, l'agence de presse financière Agefi, a pris le risque de remplacer son édition papier quotidienne par une diffusion numérique (envoi de PDF). Un an après, le titre a conservé tous ses abonnés tout en réduisant par trois ses coûts de production, en maîtrisant mieux sa diffusion et en apportant une information plus fraîche à ses lecteurs. Efficacité accrue des processus et réduction des coûts se retrouvent dans d'autres projets : ainsi, Taxis G7 a économisé 200 jours de travail par an en équipant ses taxis de scanners pour numériser les relevés de courses. Chez Deville, la numérisation des échanges commerciaux et administratifs a mis un terme à la prolifération des armoires d'archives de factures et de bons de commande.La dématérialisation aide aussi à structurer l'organisation du travail. Le syndicat mixte de la vallée de l'Orge (Sivoa) a développé son propre workflow pour automatiser le traitement de son courrier en conformité avec ses procédures internes. Enfin, le syndicat interhospitalier de Bretagne (SIB) a mis en place une GED open source pour l'échange de dossiers médicaux entre praticiens. Un projet complexe en raison des contraintes de sécurité et de conformité aux standards internationaux, mais qui, dans lavenir, pourra être décliné pour de nombreux services médicaux.