Office 2007 rationalise le travail de groupe

Avec cette nouvelle mouture, Microsoft tente d'imposer Office comme la plate-forme de collaboration incontournable en entreprise. Un pari osé.

Le lancement d'Office System 2007, l'automne prochain, devrait bouleverser le marché de la bureautique. ' Alors que les versions précédentes étaient surtout axées sur la productivité individuelle, Office System 2007 se concentre sur la productivité collective. Le travail en équipe est au centre de ses évolutions ', indique Benjamin Nathan, chef de produit Office System chez Microsoft France.Office System 2007 n'est plus une simple suite bureautique, mais plutôt une gamme complète de logiciels clients et serveurs conçus pour automatiser les processus basés sur des documents bureautiques. ' Après des années d'isolement entre bureautique et informatique professionnelle, nous cherchons à relier ces deux mondes pour industrialiser et rationaliser la collaboration au sein de l'entreprise, tant au niveau des individus que des logiciels ', précise Benjamin Nathan.Omniprésents, les nombreux serveurs Office 2007 ?" Project Portfolio Server, Project Server, Groove Server, SharePoint Server, Forms Server, Exchange Server et Live Communications Server ?" permettent de partager des documents, de dialoguer en direct avec d'autres collaborateurs, d'effectuer des analyses décisionnelles, de gérer le contenu de sites Web, de créer des workflow basés sur des formulaires électroniques, et enfin de gérer des projets d'entreprise. Rien de moins !

Vers une plate-forme d'automatisation de processus

Dans ce contexte, les outils Office traditionnels ?" Word et Excel notamment ?" deviennent les clients du système d'information. Ils dialoguent avec les serveurs Office System, ces derniers assurant eux-mêmes la jonction avec le reste des applications d'entreprise. Une transformation déjà amorcée avec Office XP et Office 2003. Depuis Word, l'utilisateur met par exemple à jour un site Web, avec Excel il manipule des cubes Olap, crée des rapports à partir de sources de données hétérogènes (SQL Server, PGI, etc) et les publie sur un intranet animé par SharePoint.Pour servir ces évolutions, Office System 2007 devient une plate-forme que l'on peut configurer pour répondre aux différents scénarios d'organisation des entreprises. ' Il n'y a pas un, mais plusieurs Office 2007. C'est une plate-forme globale et modulaire pour créer, gérer, partager et exploiter les données et les documents de l'entreprise en fonction de scénarios de collaboration ', synthétise Benjamin Nathan.Et aux clients inquiets devant cette masse de serveurs, il répond : ' Il ne s'agit pas d'obliger les entreprises à prendre tous ces outils. Certains de nos clients ne feront qu'une utilisation " classique " d'Office, d'autres implémenteront certains outils serveurs pour faciliter la collaboration, d'autres enfin déploieront la totalité des serveurs si leur système d'information est principalement constitué de technologies Microsoft. Tout dépendra aussi de la taille de l'entreprise et de son niveau de maturité par rapport aux outils collaboratifs et de gestion de contenu. 'Dans cette plate-forme, on trouve en particulier un moteur de workflow (basé sur Windows Workflow Foundation) et un serveur de formulaires électroniques (Forms Server) intégré à Office SharePoint Server. L'éditeur y a fusionné SharePoint avec sa gestion de contenu Microsoft CMS pour traiter à la fois les informations structurées et non structurées : archivage de documents, gestion de contenu Web, workflow humains, etc. L'automatisation de processus passant aussi par les communications informelles, Microsoft renforce ses outils de communication et de collaboration synchrone.' Nous proposons désormais une messagerie unifiée qui comprend les e-mails, la messagerie instantanée, la téléphonie IP et RTC ', indique Benjamin Nathan. Office Communicator ?" la version professionnelle de Messenger ?" intégrera la voix sur IP, l'éditeur ayant racheté media-streams à cette fin. Live Communications Server fournit, quant à lui, des passerelles vers les principales messageries instantanées concurrentes : Yahoo! Messenger et AOL, notamment. ' Il contrôle aussi, au besoin, les échanges pour éviter les usages abusifs et la propagation de virus ', précise Benjamin Nathan.

Être au centre des échanges

Sans délaisser ses outils historiques ?" dont l'ergonomie entièrement retravaillée fera prochainement l'objet d'un article dans DI ?", Microsoft tente, avec cette nouvelle gamme Office 2007, de s'installer au c?"ur des échanges de l'entreprise. Dans ce contexte, Word et Excel ne sont plus les éléments-clés de sa stratégie.Les nouveaux outils stars d'Office 2007 se nomment Office SharePoint Server, Office Communicator et Office Live Communications Server. ' Les entreprises qui s'intéressent à Office 2007 doivent donc surtout évaluer les outils de collaboration synchrone et asynchrone de l'éditeur plutôt que son traitement de texte ', conseille John R. Rymer, analyste chez Forrester Research.

Office 2007 déborde du poste client

Office 2007 déborde très largement hors du poste de travail, habitat naturel des suites bureautiques, pour fournir par une série de serveurs ?" SharePoint en tête ?" une passerelle entre outils de productivité personnelle, outils de travail collectif et informatique d'entreprise. Dans ce scénario, Office devient l'orchestrateur des processus collaboratifs.

Creative Commons entre dans Office

Associer au moment même de sa production une licence à un document Word, Excel ou PowerPoint, voilà l'utilité d'une extension pour Office 2003 que Microsoft rend disponible en version bêta. Les licences en question sont celles définies par le projet Creative Commons (CC), inlassablement animé par le juriste Lawrence Lessig, et dont le principe tient en ces mots : ' Utiliser les droits privés pour créer des biens publics. '

Les licences CC sont en effet déclinées selon nombre de configurations qui permettent ou non la modification, la copie, la commercialisation... On ne sait pas encore si cette extension sera intégrée à Office 2007.

Intégrer la bureautique au SI : Benjamin Nathan (Microsoft France) : ' De la productivité individuelle à l'efficacité collective '

' Les salariés ne travaillent plus seuls et Office 2007 reflète ce changement. Il y a 20 ans, lorsque nous avons mis au point la première version d'Office, les réseaux émergeaient à peine en entreprise. Notre suite visait à rendre chaque utilisateur plus productif, individuellement. Depuis Internet, la messagerie et les intranets ont changé la donne, sans pour autant bien intégrer la bureautique. Or, aucune entreprise n'imagine plus aujourd'hui créer des îlots d'informations.

Avec Office System 2007, nous lançons une plate-forme de collaboration à l'échelle de l'entreprise qui relie la bureautique traditionnelle, les outils de collaboration synchrone et asynchrone, et les applications. Grâce aux serveurs qui complètent la gamme Office System 2007, n'importe quel utilisateur peut publier et accéder aux informations de ses collaborateurs en respectant un processus collaboratif prédéfini qui tient compte des droits d'accès et de publication de chacun. '

SharePoint au c?"ur d'Office : John R. Rymer (Forrester Research) : ' Office System 2007 est une plate-forme de développement '

' Microsoft transforme sa suite bureautique en une plate-forme de développement, parfois concurrente de ses outils existants. Office System 2007 propose en effet une alternative aux Windows Forms. L'éditeur vise l'automatisation de processus en intégrant un moteur de workflow au sein de SharePoint ainsi qu'un serveur de formulaires électroniques et une gestion avancée de contenu. En conséquence, SharePoint Server devrait prendre de plus en plus de place dans la gamme Office.

Cette approche est intéressante dans la mesure où elle évite d'avoir à développer une interface utilisateur, le client Office remplissant ce rôle. Le format Open XML d'Office 2007 facilite la création de documents côté serveur à partir de données contenues dans des progiciels et l'acquisition de données contenues dans des documents Office par des progiciels. Dans ce contexte, beaucoup dapplications basées sur Office 2007 devraient être développées en interne. '