Olly Gan se fait tailler un PGI sur mesure

Empêtrée dans un SI limité, l'enseigne de vêtements masculins a demandé à l'éditeur Cegid de connecter à la hâte son PGI et ses boutiques. Pari gagné, au prix d'une mobilisation à risques.

Gestion de production, gestion commerciale, comptabilité et pilotage du réseau de points de vente : la chaîne de magasins Olly Gan dispose enfin depuis quelques mois d'une infrastructure progicielle répondant à ses besoins. L'intégration de ces modules a été réalisée par l'éditeur Cegid, qui cherche désormais à rentabiliser ce développement sur mesure en le proposant sous la forme d'une offre packagée baptisée Cegid Mode.Si Olly Gan a joué le rôle de bêta testeur, avec tout ce que cela sous-entend de travail d'analyse des besoins et de débogage, c'est plus, à l'origine, par nécessité que par choix. Avec une communication basée sur les stars du X, tels Clara Morgane et Rocco Siffredi, ou le footballeur Djibril Cissé, l'enseigne entretient une image de prêt-à-porter ' porno chic ', destinée aux ' mâles '. Un positionnement rentable. ' Grâce à ces campagnes audacieuses, la marque s'est développée rapidement à partir de 2000. Les ventes augmentent d'environ 20 % par an ', se félicite Valérie Adida, responsable financier de l'enseigne, et épouse du PDG. Paradoxalement, l'entreprise connaît néanmoins une crise de croissance liée à un SI inadapté. En particulier, parce que celui-ci ne permet aucune remontée d'informations en provenance des boutiques. La consolidation des données commerciales demandera jusqu'à six mois de saisie manuelle. ' Nos boutiques étaient équipées du logiciel Distri, conçu pour la grande distribution, qui ne gérait que l'encaissement. Les stocks, les réassorts et les remontées d'informations n'étaient pas pris en charge. Cette situation a duré de 1996 à 2004, ce qui a failli causer notre perte ', se souvient Valérie Adida. Ce raté coûtera sa place au responsable informatique de l'époque.

De bug en bug

En revanche, le siège, situé à Aix-en-Provence, dispose d'un système informatique correctement dimensionné, compte tenu de l'activité de négoce de cette PME. Il repose sur un logiciel de comptabilité, édité par Sopra Group, sur Cegid Orliweb, pour la gestion commerciale et de production, et sur Quadra Paie, de Quadratus, filiale de Cegid depuis 2003. Deux serveurs HP ML 370, installés au sein d'une armoire évolutive au format 36U, accueillent les serveurs de production, avec Windows Server 2000. L'environnement Linux exécute le SGBD Oracle9i chargé du stockage des données. Pour remédier à cette crise, Olly Gan demande à Cegid de proposer une alternative viable d'inter-connexion de boutiques, exploitable rapidement. Ce qui va obliger l'éditeur lyonnais à accélérer le développement d'un logiciel autonome de gestion de boutiques, auquel le siège d'Olly Gan accédera grâce au logiciel de contrôle d'accès PC Anywhere. Ce logiciel autonome, baptisé Cegid Business Place Front Office, est chargé de l'enregistrement des ventes, des mouvements de stock, de la gestion des livraisons et des transferts de marchandise. Il sera installé avec des postes équipés de Windows XP. En contrepartie de ce développement accéléré, Olly Gan décide de tout miser sur des logiciels Cegid. L'enseigne abandonne l'outil de Sopra Group, pour mettre en ?"uvre Cegid Business Place Comptabilité (ex-S5) au siège. ' Nous avons choisi Cegid fin mai 2004. Trois boutiques ont été équipées début novembre 2004, ce qui est plutôt rapide. Mais cela ne fonctionnait pas bien. Il n'était, par exemple, pas possible de définir des seuils d'alertes sur le chiffre d'affaires ou des objectifs de vente. Les réassorts n'étaient pas pris en charge, le fichier client n'était pas suffisamment renseigné ', décline Valérie Adida. L'enseigne, échaudée, attend le début 2005 pour reprendre sa campagne d'équipement. Un temps que Cegid met à contribution afin de doter son logiciel d'encaissement de mécanismes de tolérance de panne. En cas d'altération d'une liaison réseau vers le siège, le logiciel bascule en mode autonome, ce qui permet de continuer la saisie des ventes, que stockera la base de données pour postes de travail MSDE de Microsoft. Olly Gan décide de continuer l'implantation du logiciel, de janvier jusqu'en mai 2005. Le client se mue en partenaire et pilote les développements de l'éditeur. ' J'ai travaillé nuit et jour pendant ces quatre mois, pour demander le développement de fonctions spécifiques, qui font aujourd'hui partie du logiciel générique. Grâce à cela, je peux aujourd'hui piloter depuis nos serveurs, les objectifs de vente d'environ 60 boutiques, ou assurer un suivi régulier des ventes à l'aide de feuilles de calcul Excel dynamiques ', se réjouit-elle.

Analyser l'activité

La transmission des données consolidées entre le siège et le réseau de boutiques s'effectue la nuit, suivant un format propriétaire. Un commutateur répartit les accès. Aujourd'hui, l'entreprise modernise son architecture et adopte le client riche web Access de Cegid, ce qui aura pour effet de réduire l'empreinte du logiciel d'encaissement sur les postes de travail des boutiques. Côté serveur, le logiciel de gestion commerciale et de production Cegid Business Place Orliweb évolue aussi. ' Nous testons un module qui permet d'établir des objectifs de vente plus fins, et de procéder à des analyses décisionnelles. Par exemple, nous pouvons comparer le CA entre boutiques à n-1, ou examiner la consommation d'une typologie de clients ', confie Valérie Adida. Elle se dit satisfaite des mises en ?"uvre réalisées. Au terme toutefois de six mois difficiles, de tests pilotes et de développements. L'éditeur devra même dépêcher un développeur chez Olly Gan, afin de veiller à la stabilité des exécutables. ' Je dois reconnaître aussi que je suis très exigeante ', modère-t-elle. Ces développements spécfiques forment aujourd'hui les contours de l'offre Cegid Mode générique.

Si vous êtes pressé

Fin 2004, Olly Gan s'équipe du PGI Cegid Mode pour interconnecter son réseau de boutiques au siège. Pour cela, il complète également les progiciels Cegid déjà installés (paie, gestion commerciale), avec la comptabilité de la gamme S5. L'éditeur n'ayant pas encore finalisé le développement de son logiciel pour points de vente, la mise en ?"uvre se transforme en un parcours du combattant, constitué de bugs et de mises en ?"uvre en flux tendus. La mobilisation d'Olly Gan va permettre de développer des fonctions spécifiques, aujourd'hui constitutives de l'offre générique. Au prix d'un déploiement à risques.

Olly Gan

Activité : enseigne de prêt-à-porter masculin créée en 1981 (65 boutiques).
Siège : Aix-en-Provence (13).
Effectif : 175 salariés.
CA 2005 : 22 millions d'euros.

Six mois de développement et de mise en ?"uvre entre novembre 2004 et avril 2005.
Investissement de 150 000 euros ht, logiciels, matériels et formation compris, hors services.
Le coût de la mobilisation du directeur financier et du responsable informatique n'a pas été chiffré. Dont quatre mois à temps plein pour Valérie Adida.

Mai 2004 : Choix de Cegid.
Juillet 2004 : Adoption de Cegid Business Place Comptabilité.
Octobre-novembre 2004 : Mise en ?"uvre de Cegid Business Place Front Office. Premières boutiques en test.
Fin 2004 ?" avril 2005 : Reprise du déploiement auprès de 65 boutiques. Travail intensif de débogage.
Décembre 2005 : Migration vers le client riche web Access.

Gestion des points de vente en mode connecté et autonome.
Pilotage des boutiques et des objectifs de vente depuis le siège.
Consolidation des données commerciales et de stocks (Excel).
Analyses décisionnelles par types de clients.

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