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La réussite d'un transfert de projet d'externalisation d'un prestataire vers un autre repose grandement sur les engagements de portabilité pris à la signature du contrat. Ou comment prévoir le pire.
Pas moins de 13 % des entreprises européennes ont rompu leur contrat d'infogérance ou ne l'ont pas renouvelé, selon une étude d'Unilog-IDC datée d'avril 2006. Non-respect des engagements de service et de réduction de coûts,
manque de proactivité ou de transparence... Les raisons qui aboutissent à une rupture sont multiples et variées. Il convient donc d'envisager, dès la signature du ' contrat de mariage ', les
' conditions du divorce '.L'infogérance est en général une voie sans retour. Même si une clause le prévoit, réinternaliser son informatique se révèle extrêmement délicat. Et les cas de rapatriement, même partiels, sont rares. Dans leur majorité, les
contrats sont donc transférés vers un autre prestataire. Comment assurer cette ' transférabilité ' dans les meilleures conditions possible ?
Les précautions à prendre en amont
Il faut donc prévoir les clauses de sortie afin d'anticiper une rupture du contrat, mais aussi les conditions opérationnelles du transfert. Pour Catherine Le Louarn, directrice associée chez KLC, ' la
transférabilité répond à la même logique qu'un plan de secours. Elle ne doit pas être pensée au dernier moment. Le prestataire doit être mesure de vous restituer les clés de la maison '. Ce qui suppose la tenue d'une
documentation complète et à jour, et la possibilité de réaliser un audit de réversibilité. Une façon de valider l'efficience de la portabilité.Pour Guy Le Péchon, associé de Consultancy International Services (CIS), cette portabilité est facilitée par ' l'utilisation par le prestataire de méthodologies et d'outils respectant les standards du
marché, et donc réutilisables sans poser de problèmes de propriété intellectuelle à son successeur '. La DSI doit dès lors être vigilante et surtout ' assurer une veille permanente sur les conditions et
les bonnes pratiques du marché. Elle doit aussi monter une équipe de projet libérée de la supervision courante de l'infogérant sortant. '' Les informations, documents, applications, mais aussi les supports ?" bandes, disques, etc. ?" que le prestataire doit fournir ou détruire, en conformité avec la loi sur les comptabilités
informatisées, doivent être déterminés ', poursuit Guy Le Péchon, représentant le Cigref auprès de l'Afnor dans le cadre de l'élaboration de deux normes européennes sur le ' facility
management '. Quand le matériel reste la propriété du client, les discussions financières s'en trouvent, bien sûr, allégées. ' Il s'agit aussi de prévoir les actions de formation et de soutien de
l'ancien infogérant au nouveau, et l'éventualité d'un retour en arrière en catastrophe. Cela en incluant une obligation de reprise par l'infogérant sortant ', ajoute Guy Le Péchon.
Le transfert pour gagner en maturité
Quel est le coût d'une telle opération ? ' Une documentation à jour, une information régulière, ou l'éventualité d'un audit entrent dans le cadre normal d'un contrat. Ces prestations doivent être
définies à l'avance et intégrées dans le coût récurrent ', poursuit Guy Le Péchon. En revanche, les prestations liées à l'opération ?" transfert de connaissances, opérations d'arrêt de machine, sauvegardes spécifiques
?" sont facturées en supplément. S'il est difficile au moment de la signature du contrat d'en prévoir le détail, il est recommandé d'en définir les tarifs unitaires. A ces frais s'ajoutent les charges internes ou d'appel au conseil pour lancer
un nouvel appel d'offres et mener les négociations.Au total, le coût du transfert, supporté à la fois par le client et les deux prestataires ?" le nouveau et l'ancien ?", représente, selon KLC, 50 % d'une année de fonctionnement. Cela suppose que
' si le nouveau contrat s'étend sur quatre ans, une réduction des coûts annuels très supérieure à 15 % s'impose pour justifier l'opération ', estime le cabinet dans une étude sur la
réversibilité.Le calendrier est également serré. ' Dix-huit mois avant la fin de contrat, il faut se poser la question de savoir si l'on continue ou non, sachant qu'un appel d'offres exige neuf mois et que le nouvel
infogérant doit être présent trois mois avant la bascule pour monter en charge ', calcule Catherine Le Louarn. Au rayon des bonnes nouvelles, l'entreprise qui vit un transfert gagnera en maturité. Elle entrera plus aisément
dans une relation de type partenariat que client-fournisseur.
