Organiser une réunion efficace

Choisir une connexion de qualité, tester l'outil et sélectionner le plus approprié, viser la simplicité ou opter pour un mode de tarification adapté à l'usage. Voilà les éléments clés d'une conférence Web réussie. Quatre professionnels témoignent.

1 - Faciliter l'accès à la réunion

La cible et le contexte d'utilisation de l'outil sont deux éléments très importants pour choisir une solution. Pour collaborer en interne au sein d'une petite équipe toujours identique, des clients lourds, tels Live Meeting de Microsoft et Lotus Sametime d'IBM, sont parfaitement adaptés. En revanche, dès que la cible s'élargit (nombreux participants n'appartenant pas à l'entreprise) un client Web est plus indiqué, car il fait abstraction du système d'exploitation sous-jacent.Pour toucher une audience encore plus large, il faut prendre en compte les utilisateurs ne possédant pas de PC ?" intégration et gestion des appels téléphoniques RTC ?" et les différentes typologies de bande passante (RTC, ADSL, LS + coupe-feu, etc.). L'ergonomie et la simplicité du client sont ensuite des éléments-clés pour l'adoption de l'outil par les utilisateurs. Dans l'idéal, aucune formation ne doit être requise pour pouvoir utiliser le client de conférence Web.

Johanna Sadoudi

Responsable méthodes et outils pédagogiques chez IFP Training (organisme de formation, formations mixtes ?" distance + face-à-face). Meeting Center de Genesys déployé en FAH.

' Étant donné la qualité très variable des liaisons Internet dans nos pays hôtes, nous n'utilisons pas encore la voix sur IP. En France, par exemple, la vidéo est de bonne qualité alors qu'en Angola, nous n'avons parfois même pas accès au téléphone... Comme nous visons un public large et très hétérogène, il était également important que l'outil ne nécessite pas d'installation sur les postes utilisateurs et qu'il fonctionne avec des liaisons RTC à 56 kbit/s.
Ce sont ces contraintes qui nous ont poussés à retenir Genesys Meeting Center. Cet outil peut en effet dissocier le flux voix des autres aspects de la présentation. Mais l'organisateur peut cependant gérer la prise de la parole de chaque participant connecté en RTC. Il permet aussi de visualiser et de contrôler qui entre, sort, et intervient lors de la réunion. '

A vérifier
Possibilité de mettre en place une réunion en quelques minutes, même si les participants n'appartiennent pas à l'entreprise et utilisent des matériels différents : téléphone uniquement, type de navigateur, etc.
Possibilité de réunir dans une même réunion des connexions audio IP et RTC.
Faut-il installer un logiciel ? Fonctionne-t-il avec tous les systèmes non Windows ?

2 - Payer le bon prix

Il existe globalement trois modèles de facturation. Genesys et Microsoft défendent la facturation à la minute par utilisateur qu'ils estiment être la méthode la plus transparente. Les coûts engagés sont donc prévisibles, étant calculés en fonction de la durée de la réunion et du nombre de participants. Les autres éditeurs proposent une licence mensuelle centrée sur l'organisateur (WebEx), ou annuelle par utilisateur (Adobe, IBM). Ce modèle offre moins de visibilité, mais il est souvent plus intéressant car il n'est pas lié au nombre de réunions et d'heures consommées.Les licences centrées sur l'organisateur sont en général les plus avantageuses, car elles incluent de 5 à 10 participants. Le coût moyen par participant, organisateur inclus, varie alors de 5 à 10 euros par mois. La location annuelle d'un serveur installé en interne est intéressante lorsque le nombre de réunions est très important car le coût moyen (Adobe, IBM) oscille autour de 450 euros par an/utilisateur. Seule une utilisation quotidienne permet de justifier l'investissement par rapport à une solution hébergée.

Patrice Salem

Responsable support marketing chez Legris (réunion de travail en ligne, 20 participants). Meeting Center de WebEx.

' Après avoir utilisé Microsoft Live Meeting pendant trois ans, nous avons retenu Meeting Center de WebEx il y a un an. L'apport technique et la politique tarifaire de WebEx correspondaient mieux à nos besoins. Nous avons opté pour un système de licences nominatives ?" 55 euros par utilisateur et par mois, nombre illimité de conférences.
C'est une tarification plus avantageuse que celle à la minute par utilisateur. Grâce aux économies réalisées sur les voyages, nous pouvons allouer plus de budget à des fonctions-clés ?" communication et marketing, par exemple. '

A vérifier
Fréquence des réunions et durée, nombre de participants.
Coût du service d'audioconférence, abonnement, frais d'entrée.
Niveau de prestation de services inclus (QoS, assistance, mise à jour logicielle...).

3 - Choisir une architecture adaptée

Les éditeurs proposent deux modes de déploiement : l'installation sur les serveurs de l'entreprise ou l'hébergement. Cette deuxième option répond bien aux contraintes des PME qui ne possèdent pas toujours les compétences techniques suffisantes et aux petits groupes d'utilisateurs qui ne souhaitent pas investir dans du matériel et de la bande passante.En revanche, une grande entreprise peut avoir intérêt à déployer le serveur de conférence en ligne en interne pour le relier à d'autres outils : annuaire LDAP pour la gestion des utilisateurs, back office d'e-learning pour capitaliser les réunions, etc. C'est également un bon moyen pour faire des économies lorsque l'entreprise multiplie les conférences. En revanche, il faut souvent surdimensionner la bande passante et les serveurs pour faire face aux pics d'utilisation. Et la maintenance applicative peut finir par coûter cher, car le marché de la conférence en ligne n'est pas encore arrivé à maturité. Le mode hébergé est donc souvent plus économique, quelle que soit la taille de l'entreprise.

Arnaud Chrétien

Développeur senior pour la Société Générale Asset Management (collaboration quotidienne et permanente, 4 participants). e/pop de WiredRed déployé en interne.

' e/pop a été déployé en interne sur un serveur non dédié sur lequel quatre clients lourds sont connectés en permanence pour les quatre membres de notre équipe dispersés géographiquement. Les échanges s'effectuent uniquement sur notre intranet.
Ainsi, nous n'avons pas à nous soucier des problèmes de sécurité et nous pouvons utiliser la vidéo en permanence. Nous échangeons aussi des fichiers, prenons la main sur un PC distant, annotons en commun des documents, etc. À la clé, gain de productivité et renforcement de l'esprit d'équipe... '

A vérifier
Matériels et réseau requis.
Adéquation entre coût des licences et de la maintenance avec le volume d'utilisation. Mises à jour logicielles.
Gestion des pics d'utilisation.

4 - Privilégier la simplicité

Organiser, rejoindre une réunion et y participer doit être simple. L'organisation s'effectue en général en quelques clics au niveau du back office du serveur de collaboration. Les participants n'ont plus qu'à cliquer sur un lien dans un e-mail et à s'identifier pour commencer la réunion. L'organisateur doit en revanche choisir un type de réunion et s'y tenir : présentation magistrale avec séance de questions-réponses à la fin de l'exposé, réunion informelle permettant à tous les participants de parler en même temps, etc.Tous les outils permettent à l'organisateur de ' passer la main ' à un participant, de désactiver la voix, etc. Ils proposent également différentes fonctions (chat, tableau blanc, sondage, etc.) qui rendent la présentation plus interactive et donc plus efficace. Leur utilisation demande cependant un peu d'entraînement. Certains outils imposent, par exemple, de télécharger préalablement les supports PowerPoint et les documents qui seront échangés lors de la réunion. Même si elle ne demande pas beaucoup de temps, la préparation est donc une étape-clé pour garantir le succès de la réunion.

Jean-Louis Allard

Directeur de l'eXia/Cesi (organisme de formation, formations en ligne). Breeze Meeting d'Adobe déployé en interne.

' Le fonctionnement de Breeze est très simple. Le professeur se connecte sur l'interface d'administration de Breeze Meeting où il ouvre une conférence : horaires, ajout des participants, etc. Le logiciel adresse à ces derniers une invitation par e-mail leur demandant de se connecter au serveur Breeze depuis leur navigateur (avec identifiant et mot de passe personnels).
A l'heure dite, le conférencier lance la session depuis son PC équipé d'une webcam. Les étudiants voient alors apparaître un écran divisé en trois parties : une vidéo en direct (son et image) du conférencier, son exposé qui défile sur la plus grande partie de l'écran, et enfin un chat qui permet aux élèves de poser leurs questions. '

A vérifier
Possibilité de ' passer la main ' aux participants.
Fluidité des échanges ?" voix, vidéo, prise en main à distance.
Possibilité de partager un document à la volée.

A retenir

Choisir une connexion de qualité, si possible symétrique (SDSL) ainsi que des périphériques haut de gamme pour garantir la qualité des communications.

Effectuer un test grandeur nature avant de choisir un outil plutôt qu'un autre car certains se déploient plus facilement que d'autres.

Viser la simplicité car les clients les plus simples ne requièrent aucune formation et se déploient rapidement.

Sélectionner l'outil approprié entre la conférence magistrale, la réunion à trois ou quatre, et le lancement d'un nouveau produit, les outils et le niveau de liberté octroyés aux participants ne sont pas les mêmes.

Opter pour un mode de tarification adapté entre la facturation à la minute par utilisateur, la location mensuelle sans limite de temps et du nombre de participants, l'achat d'un serveur.

Glossaire

Coupe-feu
Logiciel protégeant le réseau de l'entreprise des attaques extérieures. En général, la plupart des ports de communication sont fermés. Ils obligent donc les éditeurs à encapsuler leur trafic dans un flux HTTP (port 80).