Outils de recrutement : les grandes tendances 2012

Comment évolue le marché des outils de recrutement, comment sont utilisés ces outils, les usages qui émergent ? C'est l'objet de ce dossier spécial.

Malgré les tensions qui existent sur le marché de l’emploi, les entreprises s’équipent de plus en plus de progiciels en mode Saas (Software as a Service), notamment pour automatiser un certain nombre de tâches dans le processus d’embauche : rédaction de l’offre, tri des candidatures, gestion des réponses, etc.

Mais comment évolue le marché des outils de recrutement depuis la crise ? De quelle manière sont utilisés ces outils ? Quelles sont les fonctions plébiscitées, les usages qui émergent ? Ce sont ces questions qui font l’objet de ce dossier spécial.

Le déploiement des progiciels de recrutement presque exclusivement distribués en mode Saas a fortement progressé ces deux dernières années : tel est le principal enseignement de la quatrième édition du benchmark SIRH Danae, réalisé en 2011 auprès de 74 entreprises françaises employant en moyenne 4 000 collaborateurs. Leur taux d’équipement s’élève à 68 %, contre 52 % en 2009. Le secteur d’activité est un facteur déterminant. Selon une autre étude, réalisée par l’Apec et le Centre d’études de l’emploi, qui remonte à janvier 2011, ce sont les entreprises informatiques qui sont les plus équipées (58 %), suivies de près par celles de l’ingénierie et de la recherche et développement (54 %).

Autre point clé : le taux d’utilisation de ces outils varie en fonction du poste à pourvoir. Il est de 79 % pour l’embauche des cadres en informatique, ce qui peut s’expliquer par la proximité de la profession avec internet. En général, ces solutions permettent aux entreprises de standardiser leur recrutement et de gérer plus facilement des gros volumes de candidatures.

Crise : pas d'affolement

Face à la conjoncture, les grands comptes vont-ils freiner, voire stopper leurs projets d’équipement ? Probablement pas. Pour Gérard Pietrement, consultant associé chez Danae (conseil en SIRH), les périodes de tension ont deux effets. « Elles peuvent inciter les entreprises à ne pas s’équiper parce qu’elles ne recrutent pas. Mais elles les amènent aussi à réduire leurs effectifs RH et leur budget. Du coup, l’outil permet de compenser la baisse du nombre de recruteurs. » De son côté, Eric Gellé, directeur général de Lumesse (e-recrutement et gestion de talents) pour la France, ne constate – pour l’heure – aucun affolement chez ses clients, contrairement à ce qui s'est passé en 2008-2009. Pour lui, en temps de crise, ces outils servent aussi à gérer la mobilité interne et à détecter des opportunités pour les collaborateurs, plus frileux lorsque la conjoncture se détériore.

Permettre aux candidats de consulter et répondre à des offres d’emploi – à tout moment et quel que soit le lieu où ils se trouvent – devient un véritable enjeu pour les entreprises soucieuses d’embaucher. Peu à peu, les recruteurs cherchent à accéder aux fonctionnalités classiques du recrutement via leurs mobiles et leurs tablettes. Un moyen pour eux de toucher davantage de candidats, d’entrer en relation avec eux plus rapidement et d’enclencher la suite du processus d’embauche (tri des CV, entretiens…) dans des délais plus courts. « Nos clients américains, qui recrutent massivement sur de courtes périodes dans des secteurs comme la grande distribution, sont un exemple, assure Patrice Barbedette, vice-président de Taleo en charge des ventes stratégiques, dont l'outil est doté d’une interface adaptée aux utilisateurs nomades. En France, des entreprises ont aussi recours à ces outils pour embaucher sur des forums écoles. »

Un outil unique pour traiter les candidatures

De son côté, Frédéric Lapras, directeur des opérations client chez Talentsoft, estime aussi que le  m-recrutement a de quoi séduire les recruteurs. « L’application de recrutement sur mobile doit être impérativement intégrée à la solution de gestion des candidatures déjà en place dans l’entreprise, explique-t-il. A la clé, des gains de productivité pour les équipes RH, avec, en amont, une centralisation de la diffusion des annonces, et, en aval, la possibilité de trier et de traiter les candidatures reçues sur l’ensemble des canaux avec un outil unique. »

Ces dernières années, les réseaux sociaux sont venus bouleverser les habitudes des recruteurs. Ils souhaitent maintenant de plus en plus publier leurs annonces sur des sites comme Linkedin ou Viadeo et veulent traiter les candidatures provenant des réseaux sociaux avec leurs outils de recrutement. Avec la solution de gestion des talents de Taleo, par exemple, il est possible de publier des offres d’emploi sur les réseaux sociaux professionnels et de récupérer les profils des candidats.

Une base de CV mise à jour automatiquement

Les bases de CV des entreprises peuvent se mettre à jour automatiquement lorsque les internautes actualisent leurs profils sur les réseaux sociaux. La société Altran, par exemple, a choisi de s’équiper du module d’interfaces dynamiques avec les principaux réseaux sociaux, proposé par l’éditeur Talentsoft. Pour optimiser leur gestion du recrutement, les entreprises, particulièrement celles des secteurs comme l’informatique, ne peuvent plus faire l’impasse sur les réseaux sociaux. Surtout si elles veulent attirer les jeunes générations de candidats.

 

Aujourd’hui, les grandes entreprises ne veulent plus se contenter des fonctionnalités classiques des progiciels de recrutement. Comme l’explique Eric Gellé, directeur général de Lumesse pour la France, « elles ont une réflexion plus globale. D’ailleurs, chez nos clients, nos interlocuteurs ne sont plus seulement les directeurs du recrutement, mais aussi les responsables de communication, et ceux de la marque employeur… » Même son de cloche du côté de Talentsoft. « Les entreprises veulent s’équiper de nouveaux modules pour gérer aussi, par exemple, l’intégration de leurs nouveaux embauchés », assure Frédéric Lapras, directeur des opérations client de l’éditeur.

Faible intégration de ces outils au SIRH

Ces outils permettent en effet de gérer d’autres processus RH, comme la mobilité interne (bourse à l’emploi, campagnes de recrutement internes…) ou encore les carrières. Toutefois, le chemin à parcourir pour interfacer ces outils avec le SIRH (système d'information de gestion des ressources humaines) est encore long. Selon le benchmark SIRH Danae 2011, seules 24 % des entreprises ont intégré leur outil au SIRH, et 12 % en ont le projet.

Depuis leur apparition à la fin des années 90, les outils dédiés au recrutement ont beaucoup évolué, même s’ils proposent à peu près la même couverture fonctionnelle. Mais dans la pratique, les recruteurs s’en tiennent à quelques fonctionnalités. Selon le benchmark SIRH Danae, le taux d’utilisation moyen des ces fonctions reste inférieur à 50 %. Les plus utilisées sont les catalogues d’offres d’emploi (82 %), la multidiffusion des offres vers les sites d’emploi (74 %), le vivier de candidatures spontanées (68 %), le tri et le filtre des CV et des candidatures (65 %). En général, les entreprises utilisatrices estiment que ces progiciels leur permettent d’abord de gérer des flux de candidatures importants et de faire une première sélection des CV. C’est particulièrement vrai dans les très grandes entreprises, soucieuses de traiter plusieurs dizaines de milliers de candidatures ! L’outil facilite aussi le suivi de l’état d’avancement des dossiers de candidats et automatise la gestion des réponses.

Des fonctionnalités peu utilisées

La grande majorité des recruteurs n’a pas encore le réflexe d’utiliser ces outils pour réaliser des comptes rendus d’entretiens structurés, du reporting afin de se doter d’une série d’indicateurs fiables permettant de connaître, par exemple, la provenance des candidatures (tel ou tel site d’emploi…) par rapport à un type de poste. Ils ont aussi peu recours aux systèmes de notation (scoring) des candidatures externes, et encore moins, à leur intégration dans les réseaux sociaux.

Emmanuelle Delachaux, responsable de l'emploi chez KFC France

L’enseigne KFC en France (7000 ollaborateurs) est en fort développement. Nous ouvrons une vingtaine de restaurants en France par an. A chaque ouverture, nous créons entre 50 et 100 emplois. Le flux de candidatures (entre 2500 et 3000 CV par mois) à traiter est donc important. Nous avions donc besoin d’une solution capable de traiter ces volumes de candidatures et qui corresponde à notre façon de travailler. Nous organisons en effet des sessions de recrutement. Il était important que l’outil puisse traiter les candidatures recueillies (convoquer les candidats, leur répondre, conserver l’historique de leurs démarches, etc.) et nous voulions pouvoir les centraliser et les gérer via un seul outil. C’est aussi important pour gérer notre image employeur et pouvoir par exemple répondre à tous les candidats. Enfin, les statistiques sont aussi utiles pour connaître la provenance des candidatures (tel ou tel site) ainsi que la performance de chaque site d’emploi sur lequel nous avons publié des offres.