Avec le publipostage, il devient facile de créer de nombreux documents personnalisés en fusionnant un document standard avec une base de données. Le plus souvent, cette dernière sera un fichier Excel qui liste tous vos clients. Dans ce tableau, assurez-vous d'avoir, à côté de la colonne Nom, une autre qui s'intitule Titre, contenant les indications Monsieur ou Madame. Ces mentions vous seront utiles dans la lettre type.Rédigez en suite les différentes parties fixes de ce courrier : en-tête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse. Laissez vides celles où figureront les particularités de chaque client : le nom, qui apparaîtra aussi bien au début de la lettre qu'à la fin, ainsi que l'adresse complète, y compris le code postal et la ville qui s'afficheront en haut à droite de la lettre.
Définissez les champs de fusion
Dans le ruban Office de cette lettre type, ouvrez l'onglet Publipostage, puis cliquez sur Sélection des destinataires et Utiliser la liste existante. Désignez votre base de données clients sur Excel, cliquez sur Ouvrir, puis sur la feuille du classeur dans laquelle se trouvent vos informations à fusionner. Si les en-têtes de vos colonnes ne sont pas situés dans la première ligne de votre tableau, décochez la case “ La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes ”.Il vous faut maintenant définir les champs de fusion, c'est-à-dire les emplacements des données qui changeront. Commencez par le nom du client. Placez le pointeur de votre souris à l'endroit où il devra apparaître. Cliquez sur Insérer un champ de fusion dans l'onglet Publipostage du ruban. Un menu déroulant vous présente les en-têtes des différentes colonnes de votre base de données. Choisissez le mot Nom, qui s'inscrit alors dans votre courrier. Laissez un espace à la suite de celui-ci, cliquez à nouveau sur Insérer un champ de fusion, et effectuer la même opération en sélectionnant le mot Prénom. Procédez de même avec l'adresse, le code postal, le nom de ville. Insérez côte à côte les champs de fusion Titre et Nom en début de lettre, celui de Ville en fin de premier paragraphe, puis du Titre au sein de la formule de politesse.Imprimez du sur-mesure
Vous visualiserez facilement tous les champs de fusion de votre courrier en choisissant l'icône Champs de fusion en surbrillance, de l'onglet Publipostage. Une fois que vous êtes satisfait du résultat, lancez une prévisualisation de vos courriers définitifs grâce à l'icône Aperçu des résultats, dans le même onglet. S'affiche alors la lettre comportant les coordonnées du premier client de votre base de données. Vérifiez les suivants en utilisant les flèches directionnelles situées dans la zone Aperçu des résultats.Enfin, cliquez sur Terminer et fusionner, à droite du ruban, puis sur Imprimer tous les documents. Pour personnaliser un peu plus certains courriers, sélectionnez Modifier des documents individuels. Cela crée un fichier Word constitué d'autant de pages que de lettres à envoyer, chacune d'elles étant adressée à un client différent. Effectuez alors les modifications souhaitées.
Votre opinion