Purchase Management s'occupe des achats

À partir d'un workflow avec circuit d'approbation, l'application de BasWare prend en charge les achats dépendant des frais généraux.

Société finlandaise, BasWare, qui revendique 1 500 clients dans le monde, est présente en France depuis 2004. Son application historique est Invoice Processing (IP), un logiciel de rapprochement de factures. ' Lors de la vérification des factures, très souvent, les litiges ont pour cause une mauvaise gestion des achats. C'est pour cette raison que nous avons développé Purchase Management (PM), sur le même socle technique qu'IP, indique Bertrand Aumoite, directeur France et Europe du Sud de BasWare. Pour les achats de production où les flux sont bien normés, les outils que proposent les PGI comme SAP sont bien adaptés. En revanche, pour les achats hors production entrant dans le cadre des frais généraux, un outil plus souple tel PM est préférable. ' Développé en. NET, PM nécessite une base SQL Server ou Oracle. La demande d'achat peut s'effectuer à partir d'un catalogue. Dans ce cas, le demandeur construit son panier dans son client léger (navigateur Internet) puis, en fonction de la structure hiérarchique de l'entreprise définie au préalable, une demande d'approbation est envoyée par mail au responsable concerné.

Des fonctions de reporting

Dès que la demande est approuvée, l'ordre d'achat est envoyé au directeur des achats. Celui-ci dispose d'un client lourd pour générer la commande, qui est alors prise en compte dans le PGI de l'entreprise grâce à des connecteurs avec SAP, par exemple, et pour suivre toutes les étapes jusqu'à la livraison du produit. C'est aussi au travers de ce client que le directeur des achats dispose de fonctions de reporting (historique du fournisseur, volume d'activité, respect des délais, etc.), grâce à des indicateurs graphiques ou numériques, ou qu'il peut effectuer des relances. PM assure également la gestion des achats en mode projet : ' Ce mode est utile lorsqu'une entreprise souhaite lancer une campagne marketing sur un parfum, par exemple, et que plusieurs fournisseurs interviennent sur le projet ', explique Bertrand Aumoite.