Quatre flux documentaires passent au formulaire électronique
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L'entreprise de BTP Levaux mise sur le ' workflow ' documentaire et les formulaires électroniques de C-Log pour orchestrer, notamment, le circuit de validation des congés.
Adopter une démarche qualité a un coût : celui de la multiplication des formulaires papier, avec leur lot d'erreurs humaines. Confrontée à ce paradoxe, l'entreprise Levaux, spécialisée dans le BTP, a cherché l'année dernière à
automatiser quatre flux documentaires : la demande de congés payés, les fiches de progrès (qui remontent les dysfonctionnements), la comparaison des dépenses et les correctifs d'imputations comptables.Pour cela, elle a choisi Workey, le workflow de l'éditeur C-Log. En juin, l'automatisation deviendra effective pour le premier de ces processus : représentées par un formulaire électronique, les demandes de
congés suivront dès lors un circuit de validation préalablement défini. ' Nous voulions une solution graphique ne nécessitant aucun développement complémentaire. Nous avons par ailleurs écarté les offres destinées à la
démarche qualité, peu performantes en matière de circulation des flux ', explique François Denimal, secrétaire général de Levaux.La solution de C-Log a été retenue pour au moins trois raisons : la solidité des actionnaires de l'éditeur, une mise en ?"uvre réussie à la Snecma et ' la simplicité apparente de la prise en main du
produit '.
Seule incertitude : l'adhésion des utilisateurs
La construction du processus de demande de congés avec l'outil de cartographie de C-Log s'est déroulée en trois phases. D'abord, la modélisation des flux. A cette étape sont définis les rôles des acteurs (demandeur, validateur,
vérificateur...), les états du formulaire (vierge, renseigné, validé, vérifié), ainsi que les liens les unissant.Ensuite, le design du formulaire. ' Avec l'outil de conception de C-Log, nous avons créé des portions de formulaires consacrées à chaque rôle. Nous avons aussi spécifié quelles zones devaient être visibles ou
non par les différents rôles au cours des étapes de validation. ' Dernière phase : l'affectation des rôles aux salariés de l'entreprise. Une opération calée sur l'annuaire LDAP. Une fois ces trois étapes accomplies, le
serveur Workey, de C-Log exécutera enfin le processus.Levaux a procédé de la même façon pour les trois autres processus devant être automatisés. Sans difficultés techniques particulières. ' Pour autant, il demeure une incertitude : l'adhésion des
utilisateurs ', tempère François Denimal. Car l'automatisation de ces flux donne le sentiment au demandeur de moins maîtriser un cycle dont les étapes de validation étaient auparavant communiquées verbalement.
' Pour faciliter cette adoption, nous comptons beaucoup sur la convivialité du portail livré par C-Log avec Workey. ' Dans le futur, il s'agira d'alimenter les applications de paie avec les données
saisies dans les formulaires.
