Réduire ses coûts d'impression : les bons conseils pour être efficace
Economies d'échelle, facilité de maintenance, considérations environnementales sont autant de points améliorables, une fois connues l'envergure et l'utilisation du parc d'impression.
Ceux qui, il y a une dizaine d'années prédisaient une entreprise « zéro papier » devront encore attendre. Car malgré les mails, les messageries instantanées et la dématérialisation qui touchent tous les secteurs de la société (à commencer par le service public), on continue d'imprimer beaucoup. L'institut NewField IT a calculé qu'il s'imprimait entre 4 et 52 pages par jour et par employé en fonction du secteur d'activité. Un chiffre qui peut s'expliquer par le fait que les salariés ne paient pas les consommables. Du coup, ils ont parfois tendance à multiplier les impressions sans se soucier des conséquences.
Et pourtant, cette boulimie de papier a un coût plutôt élevé : entre 1 et 3% du budget de l'entreprise chaque année, ce qui pour un grand compte, peut représenter plusieurs dizaines de millions d'euros par an. A la décharge des employés, il faut dire que pendant longtemps, le sujet n'a pas intéressé grand monde dans l'entreprise. Les services généraux s'occupaient de l'achat ou de la location du parc et le service informatique gérait la mise en réseau des machines. Personne ne se souciait vraiment du coût réel des impressions.
Mais avec les différentes crises, les entreprises ont commencé à chercher des sources d'économie et elles se sont aperçues qu'en rationalisant leur parc de machines et en modifiant les habitudes des utilisateurs, elles pouvaient réduire jusqu'à 30% de leurs coûts d'impression. Par ailleurs, la sensibilisation aux problématiques écologiques pousse les entreprises à essayer d'être plus vertueuses dans leurs usages. Pour y parvenir, il convient cependant de respecter certaines étapes :
Procéder à un audit
Vouloir réduire ses coûts d'impression nécessite d'abord une connaissance du matériel en place et la façon dont il est utilisé. Or si les entreprises ont désormais une assez bonne idée de leur parc d'ordinateurs et de serveurs, il en est rarement de même pour les imprimantes et les copieurs. Car le parc s'est souvent monté de façon empirique, bien avant que l'on pense à en faire un recensement. L'ensemble est donc hétéroclite, avec différents contrats de maintenance et des taux d'utilisation mal répertoriés. Sans compter les directeurs qui se font acheter une imprimante personnelle pour leur bureau et imputent l'achat aux frais généraux.
A cela s'ajoute un flou artistique autour des consommables : combien utilise-t-on de ramettes papier ? De quelle taille (A3, A4) ? Quel type de cartouche ou de toner ? L'audit permet parfois de retrouver des stocks de consommables inutilisés (et inutilisables) car les machines ont été changées. Il a aussi pour objectif de préciser la consommation de papier de l'entreprise, d'établir le coût par page et de connaître la répartition entre copieurs, imprimantes et/ou multifonctions.
L'audit peut être fait en interne, mais le plus souvent l'entreprise ne dispose pas des compétences ou du temps nécessaire pour un diagnostic efficace. Elle peut alors se tourner vers un intervenant extérieur qui sera soit un cabinet de conseil soit un fabricant du marché. Car aujourd'hui, la plupart des constructeurs proposent ce type d'audit et, bien sûr, des solutions de rationalisation.
Choisir son mode de gestion du parc
Le mode de gestion peut être assez simple, à savoir un contrat de facturation à la page dont le montant s'appuie sur le nombre réel de pages imprimées et qui intègre la location des machines et leur maintenance. L'entreprise dispose ainsi d'un état mensuel de ses impressions et peut précisément en connaître le coût. Mais il existe aussi des contrats plus sophistiqués qui prennent également en charge la fourniture des consommables, le paramétrage des machines, la formation de prise en main du nouveau matériel voire l'externalisation complète du parc.
Cette pratique progresse dans les grandes entreprises qui ont l'habitude de l'externalisation. Elles l'acceptent d'autant plus volontiers que l’imprimante n'est pas un matériel aussi sensible qu'un serveur de fichiers par exemple. Cette solution présente également l'avantage de passer tout l'ensemble en Opex (dépenses d'exploitation) et non plus en Capex (dépenses d'investissement), ce qui est très apprécié des financiers en période de crise, surtout sur des biens rapidement obsolètes. De leur côté, les prestataires ont enrichi leurs offres. Elles se déclinent dorénavant sous la forme de services d'impression (Managed Print Services) qui, au-delà de la seule supervision du parc, intègrent une gestion complète du document.
Adopter les bonnes pratiques
Qu'un audit soit ou non suivi d'un contrat avec un prestataire, l'entreprise pourra, en adoptant quelques bonnes pratiques, réduire naturellement ses coûts d'impression :
* Bannir l'imprimante individuelle et en faire un outil vraiment collaboratif sauf exception (besoin d'imprimer des documents confidentiels).
* Adopter le multifonction plutôt que de laisser se multiplier les copieurs et les imprimantes. La réduction du nombre de machines et le gain de place entraînent automatiquement des réductions de coûts.
* Paramétrer les pilotes d'impression pour imposer le noir et blanc, voire le recto-verso et le mode brouillon
* Contrôler via un code d'identification le nombre de copies réalisées par chaque collaborateur. Certains salariés verront cela comme du « flicage » mais cette solution a surtout l'objectif d'éviter les abus.
* Rassembler sous un seul contrat l'ensemble des dépenses liées à l'impression au quotidien.
Accompagner les utilisateurs
Réduire les coûts d'impression, c'est enfin modifier les habitudes. En entreprise, ce genre d'exercice est toujours délicat surtout s'il n'est pas expliqué et accompagné. Certains collaborateurs (notamment les managers) n'accepteront pas de partager une imprimante alors qu'ils disposaient d'une machine personnelle. D'autres s'insurgeront des 10 mètres supplémentaires à faire pour récupérer leurs documents ou ne comprendront pas pourquoi imprimer en couleur oblige désormais à entrer un code. Il est donc nécessaire de dire ce que l'on va faire, pourquoi on va le faire et la manière dont on va le faire.
Si les pilotes de l'imprimante ne sont pas pré-paramétrés (mode brouillon à priori, recto-verso, noir et blanc, etc.), cette conduite du changement sera aussi l'occasion de faire partager les bonnes pratiques. Par exemple : ne pas imprimer les rapports de 50 pages si seulement deux ou trois pages sont retenues; faire attention lorsque l'on imprime des pages Web dont près de la moitié sont composées de publicité; apprendre à imprimer un tableau Excel pour éviter de faire trois fois la manipulation avant d'arriver à un bon résultat, etc.
Bien sûr, pour une bonne adhésion au projet, il faut aussi tenir compte des besoins des utilisateurs et de certaines contraintes. Obliger les collaborateurs à descendre deux étages pour récupérer un document s'avère vite contre-productif. De même que certaines impressions doivent rester confidentielles ce qui peut justifier des imprimantes individuelles pour un nombre restreint d'utilisateurs. Toutes ces problématiques devront être prises en compte dans la mise en œuvre d'un système de gestion d'impression.
En conclusion
La réduction des coûts d'impression est possible pour tous les types d'entreprises. Même les PME peuvent en bénéficier sans faire de gros investissements mais en adoptant quelques bonnes pratiques dans leurs achats et leurs usages. On peut estimer par ailleurs que le mouvement va s'accélérer car outre l'impératif économique voire écologique d'imprimer moins, les entreprises disposent de plus en plus d'outils pour les accompagner. D'abord les solutions de gestion d'impression mais aussi, plus globalement, les solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et permettent de diminuer la circulation des documents papier. Enfin, l'arrivée de nouveaux supports comme les tablettes que l'on peut transporter facilement et qui fournissent un bon confort de lecture va sans doute contribuer à accélérer ce cercle vertueux.