Remplacer une DSI interne par un GIE

Le groupe de retraite complémentaire né de la fusion de Réunica et de Bayard Retraite Prévoyance a choisi la formule du GIE pour gérer son informatique.

Les groupements d'intérêt économique (GIE) informatiques se multiplient dans les entreprises françaises. Notamment dans le secteur bancaire. En général, l'objectif est de réaliser des économies d'échelle en mutualisant les moyens. Ce modèle fait maintenant tâche d'huile dans le domaine de la protection sociale. Ainsi Réunica et Bayard Retraite Prévoyance (retraite, prévoyance-santé et aides sociales) se sont-ils rapprochés en 2004 pour créer Réunica-Bayard, premier groupe de retraite complémentaire français. Et à une DSI interne unique, ils ont préféré la solution du GIE.

3 millions d'euros d'économie par an

' C'est une formule souple, car simple à mettre en place, sans contraintes juridiques trop fortes ', dit Jean-Christophe Combey, directeur général du GIE baptisé Systalians, et ex-DSI du groupe Réunica. Pour l'heure, les responsables du GIE travaillent surtout à la convergence des deux systèmes d'information. La phase de migration est en cours. Les logiciels de l'un ou de l'autre ont été retenus selon les applicatifs. Une première partie du nouveau système de gestion de la retraite complémentaire (développé par Réunica) est opérationnelle depuis le 1^er janvier 2006.D'entrée, la nouvelle entité s'est vu assigner un double objectif : développer des produits inédits et générer des économies. Le besoin d'innovation concerne en priorité le secteur de la prévoyance-santé. ' Sur un marché qui s'ouvre à la concurrence, les organismes du secteur doivent améliorer leur offre en produits plus complexes qu'auparavant, explique Eric Tirlemont, associé au pôle informatique d'Ineum Consulting. Leurs systèmes d'information doivent donc gagner en réactivité. ' La réduction des coûts regarde le domaine des retraites, où Réunica et Bayard sont complémentaires.Mutualiser l'expérience et les différents moyens informatiques des deux groupes doit permettre, à terme, de diminuer considérablement les coûts. L'économie estimée est d'environ 3 millions d'euros par an à périmètre constant ! Toutefois, l'opération ne sera réellement profitable qu'à compter du 1^er janvier 2008, une fois la fusion informatique terminée et les premiers projets du nouveau groupe opérationnels. Ces derniers portent sur l'aide à la vente des commerciaux en province, les centres d'appel, le système décisionnel de la direction ainsi que les entrepôts de données, sans oublier la maintenance classique, liée aux évolutions réglementaires...

La communication, une phase essentielle

Lors de la création d'un GIE informatique, le transfert de personnel d'une structure juridique à une autre (article L 122-12 du code du travail) représente une étape clé. En reprenant le personnel informatique des deux groupes, le GIE Systalians s'est inscrit dans la continuité. ' Il nous donne un nouveau potentiel ', assure Jean-Christophe Combey. La phase de transfert a été précédée par des actions d'information et la consultation du comité d'entreprise. ' Il ne faut pas hésiter à beaucoup investir dans la communication et à fournir aux représentants du personnel et à la DRH des dossiers d'explication sur l'opération. ' Pour que tout se passe bien, ' cette communication doit valoriser les collaborateurs ', précise Eric Tirlemont. En effet, le GIE pourra ultérieurement s'ouvrir à d'autres partenaires du même secteur d'activité (institutions de retraite ou de prévoyance, mutuelles, etc.). Ce qui lui confèrera, entre autres, davantage de poids pour négocier avec les fournisseurs.

Apporter plus de transparence aux clients

La création du GIE va permettre de contractualiser l'engagement de la relation client-fournisseur. Cette année, afin d'adapter cette relation au nouveau contexte, les processus de facturation internes seront mis à plat et redéfinis en s'inspirant des travaux du Cigref sur le sujet. L'activité du GIE sera progressivement décomposée en un catalogue de services (avec différents niveaux). Et un coût sera déterminé pour chacun d'eux : ' Il faut garantir aux clients une totale transparence sur les coûts, les méthodes, et les processus de facturation ', souligne Jean-Christophe Combey. Ce qui, bien sûr, renforce le rôle du contrôle de gestion. Existant déjà à l'état embryonnaire dans l'ancienne DSI de Réunica, qui était certifiée ISO 9001, cette méthodologie de contractualisation n'est pas totalement étrangère au responsable du [e-mail]

Les étapes clés de la fusion

Octobre 2004 : création juridique de Réunica-Bayard.
Novembre 2005 : création juridique du GIE informatique Systalians, rédaction des statuts et du règlement intérieur. Consultation préalable du comité d'entreprise, pour avis, sur la mise au point de la nouvelle organisation informatique (accord sur l'intitulé des postes) et le transfert du personnel.
Janvier 2006 : transfert effectif du personnel vers le GIE. Les 110 informaticiens de Réunica et les 25 de Bayard sont transférés. Après recrutements, l'équipe réunit aujourd'hui 140 personnes. Bayard, qui externalisait sa production (chez Atos), la ' réinternalise ' progressivement au sein du GIE.
Mi 2005-fin 2007 : fusion informatique de Réunica et de Bayard Retraite Prévoyance. Pour chaque applicatif, choix du logiciel commun et migration des données.

Avis d'expert : Franklin Brousse, avocat chez Bird & Bird

Ce cabinet comporte un pôle d'avocats spécialisés dans les technologies de l'information et de la communication.

' C'est une forme d'externalisation '
' Quand l'informatique n'est pas le c?"ur du métier de l'entreprise, trois solutions existent. Soit l'externaliser en la confiant à un prestataire de services, au risque d'en perdre en grande partie la maîtrise. Soit créer une société commune (joint-venture) à 50-50 avec un prestataire ?" l'intérêt est alors d'en garder davantage le contrôle à niveau de service équivalent. Soit enfin, si c'est possible, fonder un GIE informatique pour en conserver une plus grande maîtrise. '

' Gérer les risques en amont par une convention '
' Il faut d'abord être vigilant sur le transfert du personnel. Par exemple, veiller à ce que les informaticiens rejoignent le nouveau GIE avec des rémunérations et avantages équivalents. Ensuite, il faut traiter les risques relatifs à une classique relation client-fournisseur. Une convention doit alors prévoir des engagements. Notamment en matière de niveaux de service, de pénalités, et de conditions de sortie du GIE. '

' L'occasion d'une remise à plat de tous les contrats '
' Toute fusion et mutualisation des moyens informatiques représente l'occasion, en termes économiques et juridiques, de remettre à plat la politique d'achat et de contrôler les contrats qui sont en cours dexécution. En particulier, il faudra vérifier si les coûts de maintenance, de licences ou de services sont adaptés à la nouvelle situation. Et étudier au préalable la possibilité de transférer ces contrats au GIE informatique. '