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La solution de GED développée avec.NET et interfacée avec Notes répertorie l'ensemble des documents du cabinet. Elle offre un accès uniformisé et sécurisé aux collaborateurs et aux clients, en intégrant la notion de profil utilisateur.
Le cabinet d'avocats LPA (Lefèvre Pelletier & Associés) compte environ 270 collaborateurs permanents, dont 140 avocats. De dimension internationale, il est présent dans les principaux centres d'affaires de par le monde via ses
partenaires des réseaux International Lawyers Network (ILN) et International Advisory Group (IAG).Jusqu'à l'année dernière, LPA exploitait une solution intégrée de type client-serveur pour gérer les dossiers de ses clients, leur suivi, ainsi que la facturation des prestations. Elle n'offrait qu'un contrôle d'accès global au
système et ne proposait aucune notion de profil. Les documents identifiés dans la base centrale par rapport à leur localisation physique (unité, répertoire, etc.) étaient enregistrés par chaque collaborateur avec une signalétique minimaliste. Une
source de problèmes si le document original était supprimé par un utilisateur, voire déplacé par erreur. Le cabinet étant certifié qualité ISO 9001 et, fort d'une croissance de son activité de l'ordre de 10 % par an, il était urgent de mettre
en place une gestion documentaire digne de ce nom. D'autant qu'il lui fallait harmoniser l'accès aux données avec ses partenaires étrangers et offrir un accès direct et permanent à leur dossier aux clients importants.La responsable informatique du cabinet, Catherine Croiziers de Lacvivier, décide une refonte totale du système en plusieurs phases, afin de mettre en place un intranet collaboratif et évolutif sur base de GED. Il lui faut, dans un
premier temps, consolider le stockage des données du cabinet, dont le volume double tous les dix-huit mois. La mise en place d'un SAN sur baie EVA de HP est décidée et opérée entre juin et juillet 2004. Après une étude de quatre mois des besoins des
divers services, un cahier des charges très précis en matière de GED faisant la part belle à la notion de profil utilisateur, ainsi qu'une signalétique des documents commune aux six départements du cabinet sont élaborés.
Retour d'expérience
C'est la solution DeskSite et WebSite 8.1 d'eManage, rachetée depuis par Interwoven, qui est retenue. ' Celle-ci jouit à l'époque d'une excellente réputation dans le monde légal en général, et au sein du club
DSI des avocats dont je fais partie ', indique Catherine Croiziers de Lacvivier. Problème : ' La solution d'Interwoven développée sur plate-forme.NET de Microsoft, en anglais, n'est que
partiellement webifiée à l'époque. Il faut donc la traduire et l'adapter afin qu'elle soit totalement exploitable à partir de clients légers, et ce, par des utilisateurs ne disposant pas forcément de compétences étendues en
informatique. ' Le projet est confié à l'éditeur, dans le cadre d'un forfait qui s'élève à 200 000 euros ht, dont 90 000 euros ht liés au seul logiciel, le reste se répartissant en prestations de service et en
développements.Le système d'information s'articule à présent autour de huit serveurs interopérants au sein du SAN. D'un côté, les composantes du système de GED lui-même sont réparties sur quatre serveurs. Ce système est scindé en deux espaces de
travail : l'un dit ' métier avocat ' pour l'accès aux dossiers du cabinet, et l'autre réservé à l'intranet interne (documents types, trucs et astuces, communications internes, etc.). Le reste de
l'infrastructure se répartit en un serveur SQL de facturation et de suivi client qui a été conservé, un serveur de messagerie Domino/Notes, un serveur d'administration du SAN et un serveur de sauvegarde centralisé. Du fait des interconnexions, le
système de GED est en mesure d'intégrer l'ensemble des e-mails émis ou reçus et leurs pièces jointes, l'application de facturation SQL étant liée à la GED par le biais de tables communes. Une orientation
' objet ' gage de souplesse : ' À terme, une composante GRC pourra être greffée en lieu et place de la branche facturation, de façon transparente. '
La formation de l'ensemble du cabinet est assurée en deux semaines seulement, à raison de 2 heures pour les avocats et de 4 heures pour les secrétaires qui sont amenées à exploiter les fonctions avancées. Tous se félicitent de la fonction de gestion
automatique des versions des documents, gage de sécurité, et de la rapidité et de l'efficacité de la recherche multicritère. Seul bémol : les postes clients, avec 256 Mo de RAM, adaptés à l'ancien système, se révéleront poussifs du fait
des ressources mémoire requises par le nouveau système de GED, et seront vite dopés à 512 Mo.
Perspectives
Pour étendre le champ d'application de la GED à l'intégralité des documents, LPA envisage de l'interfacer avec ses copieurs numériques Canon : une façon d'intégrer le papier au système. Après la consolidation réussie de son
stockage en SAN, le cabinet envisage de consolider ses serveurs dans le cadre d'une solution de virtualisation. Il s'agit principalement d'assurer la continuité de service dans le cadre d'un plan de reprise sur incident. VMware ESX, avec sa
composante de déploiement dynamique de machine virtuelle VMotion, est envisagé.
