Répondre aux besoins d'archivage et de travail collaboratif

La compétition économique pousse les PME à adopter les outils de Geide afin de réduire le coût du traitement des données. Spécialisation de fournisseurs, concentration chez les grands éditeurs... Ce secteur vit une profonde mutation.

• La course à la simplification
• Des périodes d'adaptation les plus courtes possibles
• Le mode hébergé débloque les compteurs
• Les entreprises souhaitent aller au-delà de la paie
• Répondre aux besoins d'archivage et de travail collaboratif
• Quatre grandes familles où petits et grands éditeurs se côtoient
• Le mode locatif hébergé, le choc des cultures

' Le concept de Geide a beaucoup évolué et ne se limite plus à la seule notion de document numérique ', explique Jimmy Barens, président de l'Association des professionnels de la gestion électronique de documents (Aproged). Galvaudé, le terme Geide traduit mal l'étendue du spectre fonctionnel de la gestion documentaire, qui va de la reconnaissance de caractères à la dématérialisation de documents, s'étendant même jusqu'au cycle de vie du document numérique ?" un domaine qui couvre la gestion, le contrôle de la diffusion des données, l'archivage ainsi que la protection de l'information. La Geide s'attaque à présent aux données non structurées, lesquelles constitueraient selon Jimmy Barens 80 % des informations détenues en entreprise et ' ne sont pas ou peu gérées, alors qu'il s'agit d'un capital vital pour la pérennité de l'activité '.

Concevoir la Geide comme la bibliothèque de l'entreprise

Les PME sont désormais les plus concernées par cette évolution, les grands comptes ayant depuis longtemps déployé leurs propres infrastructures. ' Il n'existe pas de règle qui définit à partir de quel stade une PME doit s'équiper en solutions de Geide. Si quatre personnes gèrent un lourd flux papier ?" comme dans une société immobilière ?", elles peuvent en avoir besoin ', explique Steve Picard, ingénieur d'affaires chez Creatis. Selon lui, les PME ont une approche de la Geide plus globale que les grands comptes : elles en font la bibliothèque électronique de l'entreprise, quand ces derniers la cantonnent à des secteurs précis, tel le service juridique.La nouvelle orientation de la Geide s'accompagne d'une mutation du secteur. Nombre de fournisseurs se spécialisent dans les domaines de la capture de données, de l'archivage ou de la gestion documentaire. Simultanément, le marché se concentre chez les grands éditeurs mondiaux : IBM s'est offert Filenet, EMC a absorbé Documentum et Captiva, HP a mis la main sur Vignette et Open Text sur Humingbird. Malgré cela, l'offre logicielle demeure largement diversifiée. Là où les grands éditeurs jouent lacarte de l'offre globale, les acteurs locaux se distinguent par des solutions spécialisées sur des niches précises.

Un gain de productivité au final très motivant

Devenue mature, l'offre a beaucoup évolué par sa qualité. Les produits mis sur le marché sont désormais pensés pour répondre aux attentes métier de la PME, le plus souvent dans une optique soit d'archivage, soit de travail collaboratif ?" les deux grandes tendances d'utilisation. Les éditeurs ont réévalué leurs tarifs, et l'on trouve dorénavant des solutions opérationnelles entre 10 000 et 20 000 euros. Bien souvent, la sélection s'opère entre offres packagées ou sur mesure. De leur côté, les grands éditeurs ne sont pas en reste, et n'hésitent pas à décliner leurs solutions pour grands comptes en versions allégées destinées aux PME.Si le choix d'une solution de Geide peut paraître compliqué au vu du nombre d'éditeurs sur le marché, la décision doit prendre en compte la facilité de mise en ?"uvre, le coût du paramétrage et le gain de productivité au final. ' Sans outil de Geide, la PME perd chaque année 5 à 10 % de son chiffre d'affaires ', souligne Dominique Batteux, administrateur chargé du groupe PME à l'Aproged. Selon lui, et à titre d'exemple, toute facture ou commande traitée manuellement revient à 14 euros, quand ce chiffre peut descendre à 40 centimes si l'on adopte une solution de Geide sur une base de 100 000 factures par an. Autre modification importante, les solutions hébergées se font, là aussi, de plus en plus nombreuses.Bien que perturbatrice, l'intrusion des géants mondiaux du logiciel a toutefois généré un effet bénéfique sur le développement local du marché de la Geide et de l'éditique. Toutefois, les acteurs ont parfois tardé à renouveler leurs offres et à innover. A l'arrivée, trop de solutions se ressemblent, et il devient difficile pour les PME de se décider. La profession se doit aujourd'hui de défricher de nouveaux territoires comme les procédures d'approbation dans le cadre du contrôle qualité. Porteurs de valeur ajoutée pour les applications métier de la PME, les portails ont eux aussi à leur charge d'évoluer en associant fonctions de Geide et flux RSS. La survie des acteurs locaux est à ce prix.

Avis d'expert : Marc Wolff (Aerow) : ' tolérer pour un temps une cohabitation entre le papier et l'électronique '

' Aucune PME ne devrait se priver de solutions de Geide. Il leur faut néanmoins accepter une certaine standardisation, car elles n'ont pas les moyens des grands comptes pour personnaliser les solutions. Souvent, elles désirent a priori faire passer tout leur historique au zéro papier. Or le coût de reprise de l'existant reste très élevé. Les PME qui franchissent le pas tolèrent souvent au départ une situation mixte papier-numérique. Etant donné que 90 % des documents recherchés ont moins de deux ans, on pourra saffranchir de cette cohabitation après 24 mois. Le niveau de détail à atteindre constitue un point critique : les PME connaissent des difficultés à déterminer celui dont elles ont besoin. Un découpage trop détaillé rend la classification des documents rébarbative. '