Réussir son projet de dématérialisation des factures
EY et Dimo Gestion publient un livre blanc sur la dématérialisation des factures fournisseurs pour répondre aux questions que se posent les DSI et les DAF. Quels sont les freins et les bénéfices ? Où en sont les entreprises françaises ? Comment réussir son projet de dématérialisation ?
47% des directeurs administratif et financiers (DAF et des DSI ont mis en place une solution de dématérialisation de factures fournisseur selon le livre blanc d'EY et Dimo Gestion sur la dématérialisation des factures fournisseurs. Le taux d'équipement varie beaucoup selon le volume de factures traitées par les entreprises. « Une solution dématérialisée offre un rendement optimal à partir de 20 000 factures par an », précise le livre blanc.
De nombreuses entreprises ne sont dons pas équipése. Mais si de nombreux freins à la dématérialisation existent - manque de temps, méconnaissance du cadre juridique... -, 73% des DAF et DSI non équipés souhaitent passer à la dématérialisation à moyen terme. Le livre blanc d'EY et Dimo Gestion donne quelques clefs pour réussir son projet.
Inclure tous les métiers concernés dans le projet
La dématérialisation est une priorité stratégique pour 82% des DAF interrogés et 66% des DSI. Un décalage qui s'explique puisque ces projets servent à optimiser les processus métiers. Les DAF sont donc en première ligne et sont souvent les initiateurs des projets. Ils doivent dégager du temps à leurs équipes pour qu'elles puissent en consacrer au projet et ne pas être submergées par leurs tâches quotidiennes. « Pour cela, il convient de revoir la répartition des tâches au sein du service, voire de faire appel à une aide extérieure » assure le livre blanc.
En parallèle, les choix technologiques ne doivent pas être négligés. Un pilotage conjoint DAF/DSI est donc nécessaire pour réussir, avec une implication des autres métiers concernés comme les achats ou la chaîne logistique (supply chain) dès le début du projet.
Faire attention à l'intégration de la solution avec le SI
« L'interopérabilité des applications devient un prérequis incontournable pour dématérialiser l'ensemble du traitement, de la demande d'achat au bon à payer », précise le livre blanc. Les outils de dématérialisation doivent s'interfacer à la fois avec les outils de gestion des achats et avec les solutions comptables. Il s'agit d'intégrer la solution avec des ERP comme SAP et Sage ou avec des outils développés en interne. Or, les problèmes d'interfacage entre les solutions arrivent en deuxième position en termes de difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre. Pensez-y au moment de choisir la solution. Il faut aussi prévoir des systèmes de stockage et d'archivage (à valeur légale si nécessaire).
Repenser ses processus
Il ne s'agit de calquer les processus manuels de traitement de factures mais de les adapter et de les optimiser. Un projet de dématérialisation commence donc par un état des lieux exhaustif des processus existants en précisant le nombre de factures traitées, le coût et la durée des traitements mais aussi quels sont les flux concernés (entrant dans le cas de factures fournisseurs, sortant dans le cas de factures clients) et quels sont les rôles des différentes personnes impliquées.
Ne pas négliger la conduite du changement
Les changements induits dans les processus ont des conséquences sur le travail des opérationnels : nouvel outil, nouvel interlocuteurs, nouvelles habitudes de travail, voire nouvelles tâches. Il faut donc veiller à former les équipes, les impliquer dans le projet (état des lieux de l'existant et rédaction du cahier des charges) et communiquer sur les enjeux du projets en termes de gains pour la fonction comptable.
