Sans papier, les utilisateurs sont plus impliqués

Le groupe Berner associe sur sa plate-forme un circuit de production documentaire à des outils de travail de groupe et de partage de connaissances. Pour un gain de temps, de qualité et d'efficacité.

Le zéro papier, les entreprises en rêvent. Berner l'a fait ! Le groupe spécialisé dans la vente directe de produits de fixation, d'outillage et de consommables techniques pour les professionnels du bâtiment, de l'automobile et de l'industrie, s'est engagé, voilà trois ans, dans un projet de gestion documentaire. Au fil des années, le système est monté en puissance. Permettant à Berner d'éliminer peu à peu le papier de ses processus internes.Tout a commencé il y a quatre ans avec la mise en ?"uvre de la certification ISO 9001 et d'un service chargé de contrôler la qualité au sein de l'entreprise. Dans un premier temps, l'entreprise conçoit un intranet simple. Les formulaires, règles et autres processus liés à l'organisation de la société sont mis à disposition. Rapidement, Bruno Rotilio, responsable qualité et chef de projet sur l'intranet documentaire, voit les limites de cette solution et décide de la progicialiser. Il adopte la plate-forme VDoc Intranet Qualité d'Axemble, dotée de fonctions de workflow, d'un référentiel, d'outils de collaboration et de partage des connaissances, et de modules de reporting. L'entreprise élimine ainsi une grande partie de processus manuels, consommateurs de temps et de papier.

Réactivité et gain de temps

Dans VDoc, Berner a référencé ses formulaires (fiches de congés, de RTT, demandes d'embauche ou d'achats, fiches de non-conformité d'un produit, etc.) et leur a associé les procédures à suivre. Décentralisée, la gestion de la base documentaire d'implique les utilisateurs dans l'élaboration des documents selon un circuit d'approbation géré par un workflow et contrôlé par le service qualité. ' Nous sommes plus réactifs. La suppression progressive des transmissions de documents papiers entre services génère un gain de temps considérable. Le moteur de recherche intégré accélère l'accès à l'information, explique Bruno Rotilio. Mieux informés grâce aux mécanismes qui aident à cibler très finement les profils concernés par un document, les utilisateurs sont forcément plus efficaces. Quant aux outils de reporting, ils m'indiquent très précisément où en sont les procédures de publication. ' Aujourd'hui, l'entreprise étend le périmètre de son intranet à d'autres applications. En pleine mise en ?"uvre de SAP, elle y stocke, par exemple, toutes les procédures d'utilisation, les documents de formation, et les spécifications techniques destinées à l'équipe informatique.

Les chiffres clés de la base intranet de Berner

600 documents référencés par l'intranet.
260 000 mots indexés. pages
3 200 de documentation.
4 000 captures décran (pour la formation).
5 000 liens interdocuments gérés au sein de VDoc.