Simplifiez-vous les notes de frais

Le remboursement des frais professionnels peut être largement automatisé

Au sein d'une DSI et plus encore en SSII, le métier d'informaticien peut conduire à de nombreux déplacements. Ce qui génère un grand nombre de frais dont la gestion relève souvent du casse-tête. Pour le salarié, remplir ses notes de frais est perçu comme une corvée. L'entreprise, de son côté, doit veiller à respecter un certain nombre de règles comptables et fiscales. L'Urssaf a ainsi récemment précisé qu'au-delà d'un repas par semaine, les déjeuners d'affaires pouvaient relever d'un avantage en nature.Jusqu'alors réservées aux cadres supérieurs, les cartes corporate ou cartes affaires se démocratisent au profit des consultants et autres professionnels itinérants. Bloquées à partir d'un certain montant, elles suppriment les avances de trésorerie et diminuent la “ paperasse ”. En alimentant directement le système dédié, elles évitent aussi les doubles saisies avec une première version de la note de frais au format papier ou Excel. “ Les montants sont importés depuis les relevés de banque. Il n'y a plus qu'à remplir quelques champs ”, prêche pour sa paroisse Stanislas Berteloot, directeur marketing chez KDS, éditeur spécialisé dans ce type de solutions.La simplification du processus passe également par la dématérialisation des justificatifs. Au-delà des copieurs bureautiques ou des scanners à main, la généralisation des smartphones peut trouver une nouvelle utilisation. “ Un consultant prend une photo de la facture puis la soumet en pièce jointe avec sa note ”, propose Stanislas Berteloot. La comptabilité vérifie ensuite que le montant correspond bien et le salarié fournit a posteriori le document papier. Par ailleurs, cette dématérialisation facilite l'archivage, l'employeur étant tenu de conserver les justificatifs pendant sept ans. Ensuite, le workflow de validation permet d'encadrer les dépenses sur les progiciels dédiés en signalant, sous forme d'alertes, les erreurs de saisie. Grâce à cet outil, la politique voyages de l'entreprise s'affiche clairement.

Cadrer la politique voyages

Une société peut ainsi exiger de ses collaborateurs qu'ils ne recourent qu'à une seule société de taxis ? afin d'être en mesure de négocier les tarifs en fonction du volume des courses ? ou qu'ils ne descendent que dans une catégorie d'hôtels. En cas de surclassement, la solution précise l'extra dont devra s'acquitter le salarié.En fonction de la destination et de l'émission en CO2, le logiciel peut aller jusqu'à proposer une alternative au déplacement physique, de type visioconférence.