Sodexho France numérise ses contrats

L'entreprise a confié à LadServices la création d'un référentiel unique de ses archives. Une base exploitée par le progiciel LegalSuite pour la gestion électronique des contrats.

Depuis plusieurs semaines, les juristes de Sodexho France vivent à l'heure de la dématérialisation. L'entreprise spécialisée dans la restauration et le Facilities Management travaille sur un projet de progiciel de gestion de ses contrats qui va mettre un terme aux échanges d'informations par courrier et télécopie. Le service juridique, qui fait office de site pilote, puis les commerciaux et les responsables de secteurs, vont pouvoir s'appuyer sur un workflow et une base de données centrale regroupant l'ensemble des contrats de la société. Outre le choix et la personnalisation de l'application LegalSuite, de l'éditeur éponyme, l'entreprise a dû numériser ses contrats, soit un volume de quelque 300 000 feuilles. Une opération confiée en décembre dernier à LadServices, filiale de La Poste.' La numérisation de nos archives s'inscrit dans un projet global de gestion de contrats, qui implique nos directions opérationnelles et fonctionnelles. L'objectif est d'intégrer ces archives au sein d'une application qui garantisse des accès simples et sécurisés aux personnes ayant besoin d'intervenir sur les contrats ', déclare Éric Dubuis, directeur juridique secteur privé de Sodexho.La problématique n'est pas simple. Indépendamment des documents légaux des différentes sociétés de Sodexho, des baux des multiples locaux ou des contrats que les directions peuvent passer avec des prestataires, l'entreprise dresse une multitude de contrats pour ses activités de restauration et de services. Ces documents évoluent dans le temps. En plus de la validation des nouveaux contrats, les juristes interviennent souvent sur des avenants (indexation des prix, renouvellement...). Chaque intervention nécessite de sortir le contrat archivé et occasionne des échanges d'informations papier entre les différentes personnes impliquées. De plus, les juristes sont souvent sollicités pour des recherches suite à des demandes provenant des forces commerciales. La solution que l'entreprise déploie doit optimiser ces procédures.

Un long travail préparatoire

Étape indispensable dans ce schéma, la numérisation des contrats existants constitue une opération sensible. Au-delà des exigences de Sodexho en matière de qualité des images, d'indexation et de traçabilité des documents, le travail de préparation se révèle fastidieux, d'autant qu'il porte sur un volume important et qu'il conditionne l'intégration avec l'application de gestion de contrats. ' Il y a eu un tri conséquent des documents pour numériser ce qui était important. Il a fallu mettre en place des séparateurs afin de scinder chaque groupe de documents à numériser. Chaque séparateur dispose d'un numéro de fiche, qui s'apparente à une clé primaire permettant de retrouver les dossiers et de les indexer. Ce numéro est complété par un code de contrôle ', explique Arnaud Paralieu, chef de projet chez Sodexho France.En décembre dernier, l'entreprise débute l'opération de numérisation avec LadServices et met en place un système de rotation par unité de traitement. Chaque unité correspond à cinquante boîtes d'archivage. Tous les quinze jours elle envoie une nouvelle unité de traitement et reprend la précédente. ' Nous sommes partis initialement sur douze semaines de traitement, mais compte tenu du temps de préparation des unités de traitement, cela nous prendra un peu plus de temps ', estime Michel Mautino, responsable commercial chez LadSer vices. Pour mener à bien les opérations de numérisation, le prestataire dispose d'une chaîne de production comprenant des scanners Kodak i280 (2 400 feuilles à l'heure en 300 p/p), une batterie de PC assurant les différentes fonctions de numérisation : lecture et recherche automatisées des documents (LAD et RAD), vidéocodage pour la saisie des codes en cas de problème, vérification de la qualité des images et autres contrôles de cohérence, et système expert pour le traitement de cas douteux. L'organisation de la chaîne de production garantit l'intégrité du traitement. La numérisation d'un groupe de documents engendre in fine un fichier PDF de n pages qui s'arrête au séparateur suivant. Le fichier PDF généré est sauvegardé sur support optique (CD, DVD) et dupliqué sur un serveur FTP de LadServices. C'est là qu'intervient LegalSuite.L'éditeur télécharge les contrats numérisés et nourrit ainsi le référentiel électronique de Sodexho en matière de contrats. LegalSuite garantit également aux juristes l'accès à cette base de données, via un extranet et des clients web sécurisés. ' Les données sont hébergées chez l'éditeur, le temps de finaliser le processus de numérisation des archives. Le référentiel sera ensuite rapatrié au sein de Sodexho et deviendra accessible aux juristes ainsi qu'à l'ensemble des opérationnels par le biais de l'application LegalSuite, via un intranet. Chacun aura accès à son parc de contrats, en lecture simple, et pourra réagir par rapport à des alertes [fin de contrat, renouvellement, indexation sur les prix, Ndlr]. Les juristes auront à charge de renseigner la base documentaire. La procédure de numérisation des nouveaux documents sera effectuée en interne ou externalisée selon les flux à traiter ', explique Éric Dubuis.L'application LegalSuite, baptisée e-Juris en interne, est finalisée depuis la mi-2006. Elle s'appuie sur un module contrat de plus de 4 000 fiches, chacune d'entre elles décrivant un contrat. Chaque fiche comporte un certain nombre d'onglets dont un ' document joint ' dans lequel figure le contrat numérisé. Reste à finaliser le workflow et l'intranet qui permettront à chacun de suivre l'évolution de ses contrats, depuis la validation du projet jusqu'à son archivage. Les commerciaux et les opérationnels sur le terrain pourront alors tirer profit de ce nouvel outil. Les contrats papier seront toujours archivés, pour satisfaire aux contraintes légales.