Soulager le volume des messageries

L'outil d'archivage déporte, indexe et restaure les pièces jointes, mais ne sait pas insérer le courriel dans un processus d'entreprise.

Les systèmes d'archivage du courrier électronique se situent à la frontière de la gestion de contenu et du stockage. En effet, ils associent des éléments issus de chacun des deux mondes : de l'indexation des fichiers à leur écriture sur les supports physiques, en passant par la mise en place de règles de rétention et la migration hiérarchique des données. A l'origine, ils servent à dégonfler les bases de messageries. Techniquement, la majorité de ces outils repose sur le même principe : détacher les pièces jointes des e-mails, les archiver dans un espace déporté, et ne conserver en ligne que des pointeurs. Transparent pour les utilisateurs, ce procédé rend quasiment caduque la problématique de saturation des bases.Les différentes étapes du processus sont orchestrées par le serveur d'archivage : il scanne les boîtes aux lettres et leurs fichiers joints, et décide de rapatrier certains éléments. Ce choix est guidé par les attributs du document : son nom, sa taille, son taux d'utilisation, sa durée de rétention, et, dans un futur proche, son contenu. La richesse des solutions dépend d'ailleurs de l'étendue de ces paramètres. Courriel et pièces jointes sont ensuite indexés par le serveur d'archivage, et transférés, via un outil de migration hiérarchique, vers un système de stockage tiers ­ bande, disque magnétique ou optique.

Un identifiant unique pour chaque courriel

Cette indexation présente l'avantage de restaurer un e-mail selon son contenu, garantissant par là même des temps de traitement record. Une rapidité exploitée par les éditeurs pour revendiquer la conformité légale de leurs offres aux récentes réglementations américaines... Toutes les nouvelles fonctionnalités de leurs logiciels d'archivage portent d'ailleurs le sceau de cette légalité. Outre leur capacité à sélectionner aléatoirement un lot d'e-mails pour les soumettre à un contrôle interne, on retiendra l'attribution d'un identifiant unique, basé sur la somme de contrôle effectué sur le courrier électronique. Le procédé garantit une certaine intégrité du document et évite de stocker plusieurs fois la même pièce jointe.Cependant, les éditeurs ont beau se renforcer sur le terrain législatif, ils restent incapables d'associer à l'e-mail un cycle de vie guidé par des processus d'entreprise, comme ceux définis par les outils de gestion documentaire ou de record management. L'indexation plein texte ­ souvent insuffisante^(*) ­ et l'absence de gestion des métadonnées et de gestion des droits attestent de la faible couverture fonctionnelle des outils. ' D'où la nécessité de sortir la messagerie et ses systèmes d'archivage de leur cloisonnement en les rattachant aux outils de gestion de contenu ', insiste Jean-François Tougard, consultant chez Strategy Partners. Ce à quoi s'emploie EMC en réalisant l'intégration des référentiels de Legato pour le courriel, et de Documentum pour la gestion documentaire et du record management.(*) Ixos a signé un partenariat avec Convera, dont le moteur de recherche sémantique indexera le courriel archivé par l'éditeur allemand.