Stockage de documents en ligne : quelle stratégie pour éviter les déconvenues ?
Si le concept de cloud computing prend de plus en plus l'importance, notamment dans les médias, les usages peinent parfois à se développer. C'est notamment le cas du stockage de documents en ligne, qui effraie encore nombre d'entreprises. Quelle stratégie adopter pour garantir un bon usage de ses données placées en ligne ?
Tirées par le marché grand public, les entreprises externalisent peu à peu des outils qui traitent des besoins gérés jusque-là en interne. Si le modèle Saas (Software as a Service) suscite de l'enthousiasme (31 % des entreprises françaises l'ont adopté, selon le cabinet Markess international, notamment chez les particuliers et au sein des petites structures), d'autres modèles se développent dans des sociétés de taille intermédiaire, voire dans les grandes entreprises. Iaas (Infrastructure as a Service) à hauteur de 5 % et Paas (Platform as a Service) à hauteur de 2 %, sans provoquer le même engouement. Les solutions de stockage en ligne ont de nombreux avantages, comme la disponibilité des données où que l’utilisateur se trouve, la possibilité de partager facilement des documents ou encore celle de tester les solutions au préalable. Mais certains arguments reviennent encore souvent pour justifier du non-usage de ces technologies, comme les risques liés à la sécurité des services proposés ou à la capacité à récupérer ses données. Des solutions existent pourtant pour contourner ces problèmes.
Identification des freins potentiels et réponses apportées par l'industrie
La sécurité des documents est en tête des inquiétudes des entreprises. Pour confier des informations propres à la vie de ces dernières, il faut être certain de la fiabilité du prestataire, mais aussi savoir qui aura accès aux données, dans quel contexte, comment sont gérés les droits d’accès, etc.
Toutes les informations de l'entreprise ne présentent pas le même degré de criticité, il convient donc de les traiter différemment. Certaines données métier trouvent ainsi facilement des débouchés applicatifs en ligne, contrairement aux données stratégiques liées au développement de nouveaux produits ou à la santé financière de la structure qui nécessitent, elles, d'être traitées avec prudence.
L’IT et les ressources humaines en première ligne
L’utilisation d’une bureautique en ligne requerra un bon suivi de la liste des utilisateurs autorisés à y accéder. Aucun collaborateur quittant l'entreprise ne doit continuer à exploiter ces données. Des outils comme Zoho permettent d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs et de définir des droits différents pour chacun. Lors du partage d’un document, chaque collaborateur est invité individuellement par courriel. Son statut (lecteur, collaborateur, codétenteur du fichier) est défini par la personne émettant l'invitation.
Dans ce contexte, les directions IT et ressources humaines jouent un rôle primordial dans la formation des collaborateurs et la mise en place de bonnes pratiques. Par ailleurs, l'identification d'une solution aidant à industrialiser la création, la gestion ou la suppression de comptes utilisateurs à la manière d'un LDAP (annuaire d'entreprise) pourra être un critère de choix.
Les solutions plus sécurisées
Pour les données externalisées qui représentent un enjeu concurrentiel fort ou qui revêtent un caractère légal, des offres très orientées sécurité, avec une dimension certifiante, existent cependant. Primobox garantit ainsi l'intégrité et la pérennité des sauvegardes. Les plus exigeants pourront se tourner vers des solutions en Iaas (Infrastructure as a Service), en cloud privé ou public, proposant un espace dédié accessible via des réseaux sécurisés de type VPN (réseau privé virtuel). Mais la DSI ou son partenaire hébergeur devra alors disposer des compétences techniques nécessaires pour la maintenance. L'Iaas a deux intérêts principaux. D'une part les données ne sont plus mélangées entre utilisateurs, et d'autre part elles ne sont plus dépendantes d'un service développé par un tiers, sans pour autant que l'entreprise n'ait à investir dans des serveurs en interne.
Enfin, les sociétés s'engageant dans une politique de mise à disposition de leurs données dans le cloud se doivent d'envisager des stratégies de sortie. Si le service rendu concerne l'archivage ou la sauvegarde, l'utilisateur doit pouvoir, à tout moment, récupérer les documents uploadés sur un serveur. C'est le cas pour des solutions aussi différentes que Dropbox ou Google Docs. En cas de déploiement d'une solution Iaas, la problématique est un petit peu différente : l'utilisateur est maître de la couche logicielle, à lui d’ajouter les fonctionnalités d'export voulues.
Des solutions intermédiaires existent, permettant de tester le concept sans prendre trop de risques
Le fait de placer ses données en ligne pour en faciliter l'exploitation et le traitement ne doit pas empêcher l'entreprise d'effectuer régulièrement des copies de celles-ci. Des acteurs tels que le constructeur de disques durs Lacie avec son offre Cloudbox ont d'ailleurs bien intégré ce point et proposent des solutions combinant usage d'un disque dur externe et synchronisation des données enregistrées sur celui-ci avec un espace de stockage distant. Une étude du cabinet In-Stat montre, par ailleurs, que 70 % des PME faisant appel au cloud computing conservent malgré tout des serveurs NAS pour le stockage de fichiers en local.
En résumé, le cloud computing offre, grâce à la mise en ligne des documents de l'entreprise, des opportunités fabuleuses de diffusion de l'information, de fluidification des échanges et de collaboration. Pour garantir la réussite de l'expérience, les sociétés doivent d’abord définir quel type de données seront mises en ligne, s'il s'agit de sauvegarde pure ou si des applications sont requises pour exploiter celles-ci. Pour finir, aussi sérieux que soient les prestataires choisis, nul n'étant infaillible, il conviendra de varier les supports de sauvegarde pour garantir une pérennité des données.