Supélec généralise les espaces de travail partagés

Les 1 800 professeurs, étudiants, chercheurs et administratifs de l'école échangent au quotidien leurs documents grâce à la plate-forme collaborative de SiteScape.

' À chaque rentrée universitaire, je jongle entre les nouveaux et les anciens élèves pour ne pas dépasser la limite de la licence des 1 800 utilisateurs ', constate Daniel Clar, responsable des systèmes d'information de Supélec. Le portail collaboratif, basé sur le logiciel Forum de SiteScape, est devenu un pivot dans les échanges d'informations au sein de l'école. Et ce, depuis bientôt huit ans. Daniel Clar a été, en effet, président de l'association des utilisateurs français de VAX, de Digital. Une fonction qui supposait de communiquer avec les responsables associatifs de différents pays. Il se procure, dès 1995, la première version de Forum de SiteScape, un logiciel open source faisant office de forum et permettant de partager des documents. Convaincu par cette expérience, il implante une version plus aboutie dans son école deux ans plus tard. Le logiciel était à l'époque fourni gratuitement aux écoles clientes de Digital, et peu de solutions équivalentes étaient alors disponibles. ' Celle de SiteScape, accessible à partir d'un navigateur, sur Mac ou PC, n'imposait pas de déployer des clients comme Lotus Notes ', rappelle Daniel Clar.Au départ, le logiciel a été utilisé pour mettre des cours à la disposition des étudiants (souvent en PDF), et pour partager des documents entre enseignants.Une utilisation qui s'est étendue à toute l'école depuis. En 2000, Supélec se lance dans une certification ISO 9001. Une démarche qui implique de mettre une documentation importante, et à jour, à la disposition de tous les employés. La plate-forme de SiteScape sert de référentiel pour ce projet. Elle devient l'outil de partage et de diffusion pour le CE et les délégués du personnel et héberge une partie des documents comptables. ' Le moteur de recherche a facilité l'adoption de l'outil par les utilisateurs ', ajoute Daniel Clar.

Huit espaces de travail

Le portail se décompose aujourd'hui en huit espaces de travail généraux, comme la formation initiale, comprenant chacun plusieurs forums. L'accès à ces derniers est restreint, par exemple, aux étudiants de première année. Plusieurs espaces de travail sont réservés aux enseignants, aux chercheurs et aux administratifs. ' Une fois les utilisateurs et les groupes créés dans l'annuaire interne de Forum, il suffit de les croiser avec les espaces de travail pour gérer les accès ', précise Daniel Clar. Les annales d'examens sont également disponibles. ' Ce qui suppose que les enseignants conçoivent de nouveaux sujets tous les ans ', indique, en souriant, Daniel Clar. Les utilisateurs ont la possibilité de s'abonner aux nouveautés des forums SiteScape et de recevoir les notifications par messagerie. Outre le partage de documents, le portail collaboratif est utilisé en tant qu'agenda partagé. Il sert notamment à la réservation de salles informatiques. ' Nous avons ouvert un agenda pour gérer l'utilisation de ces salles. Les enseignants planifient eux-mêmes les réservations, précise Daniel Clar. Cet agenda sert également à la prise de rendez-vous administratifs, médicaux... ', ajoute-t-il. L'outil intègre un module de sondage en ligne utilisé pour connaître les options de troisième année les plus demandées par les étudiants. ' L'inscription à une option en troisième année dépend des v?"ux de l'élève, mais aussi de son classement et du nombre de demandeurs. Les sondages aident à adapter l'offre et la demande ', explique Daniel Clar. Les étudiants et les professeurs peuvent créer leurs propres espaces de travail, limités en effectif, ou utiliser le module de sondage, pour, par exemple, élire les délégués.Si l'école est équipée de la version 7.1 de Forum de SiteScape, pas question d'utiliser toutes les fonctions de l'outil si elles ne répondent pas à un besoin identifié. ' Les examens se déroulent toujours de manière traditionnelle. Mais les corrections sont publiées dans Forum en tant qu'annales ', insiste Daniel Clar. De la même façon, les outils de gestion de versions et d'archivage de fichiers intégrés à Forum ne sont pas activés. ' Nous l'avons envisagé. Mais il reste difficile de définir les interfaces d'accès aux archives, à moins de recopier l'arborescence complète d'accès en production. Et, surtout, le besoin des utilisateurs n'est pas encore là ', ajoute Daniel Clar.

Facilement personnalisable

Forum offre également des fonctions de workflow. Une possibilité qui a été utilisée un temps pour permettre aux étudiants de valider les sujets des stages. En production, le workflow donnait satisfaction, mais les difficultés ont commencé quand ' nous avons voulu développer une passerelle entre Forum et notre base Oracle de gestion des élèves ', se souvient Daniel Clar. Une autre solution technique a donc été mise en place en dehors de SiteScape. Reste que l'un des atouts de Forum est d'être facilement personnalisable. En particulier parce que l'éditeur donne le code source, basé sur le langage Tcl/Tk. Installé sur un serveur dédié avec Linux, le logiciel gère les utilisateurs dans sa propre base de données libre Front-Base. Pour faire face aux pics en début et fin d'année universitaire, le service informatique a ainsi développé des passerelles avec l'annuaire central, ' ce qui permet d'automatiser la gestion des comptes ', indique Daniel Clar. De façon similaire, une application de gestion des personnalités a été enrichie de fonctions supplémentaires en modifiant le code source et en ajoutant des champs dans la base de données. ' Nous avons également un peu modifié les possibilités du module de sondage et nous allons prochainement personnaliser l'interface utilisateur pour qu'elle soit conforme à notre charte graphique ', conclut Daniel Clar.

Si vous êtes pressé

Supélec utilise depuis huit ans le logiciel de travail de groupe Forum édité par SiteScape. Depuis, l'école a étendu l'utilisation du portail aux étudiants, professeurs, chercheurs et administratifs. Les espaces de travail facilitent notamment la conception des cours entre des équipes d'enseignants réparties sur les trois campus de l'école, à Gif-sur-Yvette, Rennes et Metz. Le service informatique a également personnalisé le logiciel et développé quelques passerelles avec les autres applications déployées dans l'école.

Supélec

Activité : grande école d'ingénieurs spécialisée dans les sciences de l'information et de l'énergie. Recherche et formation continue.
Localisation : Gif-sur-Yvette, Metz et Rennes.
Effectif : environ 300 salariés (enseignants et personnel administratif inclus) pour 1 400 à 1 500 élèves sur trois ans.
Budget : environ 30 millions en 2004.

Supélec profite d'un tarif préférentiel, non communiqué, pour la licence. Selon Istri, distributeur de Forum de SiteScape, pour 1 800 utilisateurs le prix est de 275 000 euros (150 euros/utilisateur/an), plus paramétrage et formation (995 euros/jour).
L'administration des utilisateurs en fin et en début d'année nécessite quelques jours de travail.

1997 : déploiement de la première version.
2000 : mise en ligne de la documentation ISO 9001.
Entre 2000 et 2004 : ouverture progressive de l'outil à tous les services.
2006 : migration vers la version 7.2.

Partage de documents pédagogiques entre les équipes enseignantes des trois sites.
Mise à la disposition des étudiants d'un intranet de ressources (annales, logiciels, outil de sondage, etc.).
Outil de gestion de la documentation à la norme qualité ISO 9001.

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