Taxis G7 numérise par an 120 000 relevés de courses

Grâce à la solution FieldReader d'A2iA, la centrale de réservation accélère et fiabilise le traitement de ses relevés de courses manuscrits. Elle économise 200 jours de travail par an et règle plus vite ses chauffeurs.

Fondé en 1902 par le comte Walewski, petit-fils illégitime de Napoléon, le groupe G7 créa la première centrale radio-taxis en 1964. À cette époque, l'entreprise exploitait 250 voitures dans la capitale. Aujourd'hui, Taxis G7 est le leader européen du secteur avec plus de 200 téléopérateurs recevant 7 millions de demandes de courses par an, redistribuées ensuite à 4 000 chauffeurs de taxi affiliés, tous équipés d'un système de géolocalisation GPS.Même si l'entreprise joue depuis longtemps la carte des nouvelles technologies pour maintenir ses parts de marché, le papier n'a pas encore totalement disparu de ses procédures. C'était vrai en particulier dans son système de formulaires de courses destiné à ses clients abonnés (généralement par le biais de leur entreprise). Le principe est que ces derniers ne payent pas directement les courses. Ils doivent, en revanche, remettre un formulaire au conducteur de taxi que celui-ci complète en y inscrivant la date, le montant, et son code taxi. Afin d'être payé, le chauffeur remet le document au service facturation de Taxis G7 pour qu'il intègre les informations dans le SI de l'entreprise. Le client, ou le plus souvent son entreprise, reçoit ensuite une facture consolidant l'ensemble des courses en fin de mois. Jusqu'en 2005, la consolidation des 10 000 formulaires mensuels était réalisée manuellement. ' Cela engendrait des erreurs de saisie, d'où une procédure de double vérification qui ralentissait le reversement des courses aux chauffeurs ', explique Cyril Metz, directeur du développement et des systèmes de Taxis G7. Pour réduire les réclamations des clients, l'entreprise décide fin 2003 d'automatiser le traitement des formulaires à l'aide d'une plate-forme de lecture automatique de documents (LAD). ' L'objectif principal n'était pas d'accélérer le processus ?" même si c'est aujourd'hui une conséquence positive du projet ?" mais plutôt de conforter notre place de leader en réduisant à zéro les erreurs de traitement ', complète Cyril Metz.

Un formulaire papier adapté à la LAD

La solution de LAD retenue repose sur deux briques : un scanner VIPS équipé d'une tête de lecture magnétique CMC7 et le moteur de LAD FieldReader d'A2iA. ' Nous avons retenu FieldReader pour son excellent taux de reconnaissance des écritures manuscrites ', précise Cyril Metz. La SSII Sofrane Informatique a assemblé l'ensemble de ces briques au sein d'un développement spécifique (baptisé SOF-Taxi). Puis, Taxis G7 a réalisé l'intégration de la plate-forme avec le système de facturation de l'entreprise. Au total, le projet s'est étalé sur un peu plus de 12 mois et a engendré une charge d'environ 6 mois/homme, répartie sur trois personnes.Mise en exploitation début 2005, la plate-forme de LAD atteint aujourd'hui plus de 85 % de taux de reconnaissance. ' Un score conforme à nos attentes ', indique Cyril Metz. Car ' pour l'essentiel des 15 % restants, il suffit de contrôler visuellement la donnée mise en doute par le système, ce qui ne nécessite pas plus de 2 ou 3 secondes ', précise-t-il. Pour optimiser le taux de reconnaissance, Taxis G7 a créé un formulaire papier spécifique qui utilise deux technologies : le précasage et un code CMC7. ' La version précédente des formulaires n'incitait pas le chauffeur à écrire dans une zone bien définie, le précasage l'y oblige ', explique Cyril Metz. Quand au code CMC7, il repose sur l'emploi d'une encre magnétique. La piste ajoutée au document papier permet de récupérer automatiquement l'identifiant du formulaire de course. La procédure d'acquisition est toujours la même. Le scanner VIPS lit la piste CMC7 et FieldReader reconnaît les champs manuscrits : code taxi, date et montant. Ceux qui comportent un risque sont rejetés automatiquement. Une opératrice vérifie alors à l'écran la donnée mise en doute par le système, et valide l'interprétation du logiciel ou décrypte, à son tour, les lettres manuscrites. Dans tous les cas, elle ressaisit le montant du chèque. ' Une procédure qui nous permet d'atteindre un taux de réussite de 100 % ', indique Cyril Metz. Les données sont ensuite intégrées dans une base Access locale, puis importées automatiquement en SQL dans la base de données Informix sur laquelle repose le système de gestion (facturation notamment) de Taxis G7.

Un service client amélioré

Plus aucune réclamation clients et 200 jours économisés, 100 à 150 000 formulaires de courses sont ainsi traités chaque année. Cette automatisation réduit sensiblement les délais de paiement des conducteurs : comme tous les formulaires sont traités dans la journée de leur réception, le chauffeur peut être payé par virement automatique dès le lendemain. Pour Taxis G7, les bénéfices sont à la fois économiques et qualitatifs. ' Malgré le délai de réalisation assez long, le projet est un franc succès ', s'enthousiasme Cyril Metz. ' La solution VIPS/A2iA intégrée par Sofrane Informatique traite une centaine de formulaires par minute. Pour chaque formulaire, nous gagnons entre 30 et 60 secondes de traitement par rapport à avant ', explique-t-il. Ce qui correspond à près de 200 jours/homme ! ' Cela nous a permis d'absorber une partie de notre croissance en volume d'activité et de réserver l'intervention humaine à des tâches plus qualitatives ' précise Cyril Metz.Taxis G7 y trouve aussi une amélioration du service clients. Le système a en effet permis de supprimer tout risque d'erreur de facturation consécutive à une faute de saisie manuelle, et par là-même les réclamations attenantes. ' L'image de parfaite fiabilité de ce produit auprès de nos abonnés a ainsi été renforcée. L'objectif initial est pleinement atteint ', conclut Cyril Metz.