Télédéclaration : une contrainte bien acceptée

En matière sociale et fiscale, les entreprises tirent aujourd'hui profit de la dématérialisation. Devenue obligatoire pour un nombre croissant de PME, la télédéclaration est jugée pratique et source de gain de temps.

La télétransmission des déclarations aux organismes sociaux et fiscaux est une pratique lancée depuis plusieurs années. Déjà, en 1982, la déclaration annuelle des salaires pouvait être réalisée à la norme TDS (transfert des données sociales). Et le transfert des données comptables (TDFC) est entré en vigueur six ans plus tard. Les grandes entreprises ont été motrices dans l'adoption de ce processus de dématérialisation jusqu'à ce qu'Internet prenne son envol. Depuis, le phénomène touche toutes les entreprises, petites et grandes. Combiné à l'évolution de la législation sociale et fiscale, à la pression des éditeurs et à la banalisation de l'outil informatique, ce mouvement semble aujourd'hui irréversible. Désormais, les services comptables des entreprises jonglent avec la DUCS (cotisations sociales), la déclaration fiscale (EDI-TDFC), la TVA (EDI-TVA, TéléTVA), la DUE (déclaration unique d'embauche) et, depuis l'an passé, la DADS-U (données sociales unifiées)... Au-delà des contraintes posées par le législateur, tant du côté de la DGI que de celui des organismes sociaux, l'entreprise a dû gérer cette évolution et faire le choix entre l'EFI (Electronic Formular Interchange ou échanges de formulaires informatisés) et l'EDI (échange de données informatisé), deux technologies décrites comme complémentaires (lire encadré p. 31). Et choisir la solution et le prestataire adéquats pour télétransmettre ses déclarations.

Les besoins : se mettre en conformité avec la législation

La télétransmission des déclarations est une révolution douce. Dans la plupart des cas, les entreprises veulent répondre à une obligation légale. Comme en témoigne Suzanne Lamotte, secrétaire de direction chargée des déclarations de TVA chez Stefco, entreprise de gros ?"uvre employant près de 120 personnes. ' La loi de Finances 2006, qui est entrée en vigueur en janvier 2006, a étendu l'obligation de télédéclarer et de télépayer la TVA à toutes les entreprises dont le chiffre d'affaires est supérieur à 1,5 million d'euros. Nous étions concernés par cette loi et nous avons dû nous initier à cette méthode ', explique-t-elle. Une démarche qui se répète cette année avec la nouvelle directive abaissant cette fois le seuil de chiffre d'affaires à 760 000 euros, en août prochain. Des directives qui ne sont pas sans conséquences pour les cabinets d'expertise comptable. ' En 2006, environ 1 500 de nos clients étaient concernés par la télédéclaration de TVA. Depuis le début de l'année, et alors que la directive sera obligatoire cet été, nous sommes déjà sur un rythme de 2 000 télédéclarations par mois ', explique Gérard Bielle, directeur du développement du cabinet d'expertise comptable Fiducial. D'autres décident également d'adopter la télétransmission lors d'une mise à jour ou d'un renouvellement de leurs applications de gestion. Le passage à la télédéclaration peut être enfin une initiative visant à accroître l'efficacité des personnes gérant les aspects fiscaux ou sociaux de l'entreprise. Comme en témoigne Céline Cabioch, responsable administrative et financière de l'école EME, spécialisée dans les métiers de l'environnement : ' Le portail Net-entreprises.fr est un service en ligne proposé par l'ensemble des organismes de protection sociale. Nous l'avons choisi pour améliorer les procédures de déclarations sociales mensuelles et la déclaration préalable d'embauche. ' Une démarche similaire a été entreprise chez le spécialiste de l'agroalimentaire Sarocéan : ' Nous avons adopté le service Net-entreprises.fr, il y a deux ans pour réaliser les DADS [déclarations sociales annuelles, lesquelles ont évolué vers une déclaration unifiée [DADS-U, Ndlr]. Avant d'adopter ce service, nous nous connections sur le site de l'Urssaf, mais la saisie était longue et cela ne réglait pas pour autant les déclarations à faire aux autres caisses ', déclare Véronique Cassin, chef comptable de la société.

Mise en ?"uvre : un choix entre EDI ou EFI et portail déclaratif

Qu'elle réponde à un dispositif légal ou qu'elle affiche une volonté d'améliorer les processus des déclarations, l'entreprise doit valider certains choix. Dès lors qu'elle ne souhaite pas faire évoluer ses applications vers l'EDI, il lui faut recourir à l'EFI. Le principe consiste à se connecter sur le site d'un prestataire et à remplir, en mode FAH, le ou les formulaires destinés aux organismes. Dans la plupart des cas, qu'il s'agisse des déclarations de TVA ou de charges sociales, le logiciel de gestion de l'entreprise sort un état préparatoire qu'il suffit de ressaisir en ligne. Cette option semble convenir à une majorité de petites et moyennes entreprises qui ont par ailleurs le choix entre divers prestataires. Net-entreprises.fr, portail destiné aux traitements sociaux est à l'initiative des différents organismes sociaux (Urssaf, Assedic, retraite). La DGI (Direction générale des impôts) propose, pour sa part, des services en matière fiscale tel TeleTVA.fr. Figurent également des portails indépendants comme ASPOne ou encore jedeclare.com qui cumulent les aspects sociaux et fiscaux pour les cabinets d'expertise, les centres de gestion et les entreprises. Les éditeurs se veulent enfin présents au travers de sites tels etafi.fr pour Cegid ou direct-Declaration pour Sage, mais les transferts s'opèrent alors en mode EDI, avec leurs solutions respectives. ' Nous avons l'obligation, l'an prochain, d'évoluer vers la DADS-U, l'état récapitulatif unifié des déclarations sociales. Nous avons eu recours à Net-entreprises.fr en janvier dernier pour nous familiariser avec ce type de télédéclaration ', explique Michèle Boucher, adjointe territoriale chargée des déclarations sociales et fiscales pour la mairie d'Affleville. ' Nous travaillons avec le logiciel Vega qui sort un état préparatoire que nous pouvons transférer ensuite sur le portail Net-entreprises.fr. Le portail nous adresse un message faisant office d'accusé de réception, puis nous recevons un à deux jours plus tard un autre message nous confirmant qu'il n'y a pas de problème sur les données. Nous envisageons de procéder de la sorte pour les déclarations de charges sociales trimestrielles [Urssaf, retraites, Ndlr], et mensuelles [Assedic, Ndlr] ', ajoute-t-elle. D'autres entreprises choisissent l'EDI comme la société Stefco, spécialisée dans le gros ?"uvre. ' Nous travaillons avec la ligne 100 de Sage et nous envoyons les déclarations de TVA en mode EDI. Nous avons envoyé un formulaire d'inscription ainsi que nos coordonnées bancaires à la DGI qui nous a confirmé l'adhésion avec un numéro de dossier. Pour procéder à la déclaration, il suffit de sélectionner le mode " EDI-TVA " dans le menu pour que l'application génère un fichier routé directement à la DGI via Internet. Nous recevons le lendemain un accusé de réception et, 48 heures après, un compte rendu précisant si la déclaration est acceptée ou non. Pour le télépaiement, il nous suffit de préciser sur quel compte bancaire nous souhaitons que le prélèvement soit effectué ', ajoute Suzanne Lamotte.

Les gains : des procédures plus souples

De manière unanime, les entreprises estiment que les services de télédéclaration fonctionnent bien et qu'ils sont pratiques et simples à utiliser. ' Le service Net-entreprises.fr est un système ergonomique et convivial ', confirme Céline Cabioch, de l'Ecole EME. ' Nous n'avons plus de déclarations papier à remplir, de courriers à envoyer et il n'y a pas besoin de signature pour procéder à une déclaration. On peut la remplir au dernier moment, mais aussi par anticipation sans être débité avant la date légale de paiement ', ajoute-t-elle. Un sentiment que partage Régine Perrier, chef comptable pour les Transports de Savoie. ' Nous avons recours à ASPOne pour la TDFC et les déclarations de TVA, et cela nous facilite la vie. Il nous fallait auparavant remplir manuellement les états annexes de la TDFC. C'était plus fastidieux, et cela augmentait les risques d'erreurs. Il n'y a pas de problème de fiabilité puisqu'il y a un suivi avec avis de dépôt et contrôle de conformité chez ASPOne, puis un avis d'acceptation du destinataire ', explique-t-elle. Un constat que renforcent les propos de Michèle Boucher, à la mairie d'Affleville : ' Le service de Net-entreprises.fr est rapide et simplifie notre travail puisqu'il n'y a plus de calcul à faire. Nous avons une réponse sous deux jours, qui nous précise la conformité de la DADS-U. J'espère que ce service restera gratuit. ' Un sentiment partagé par Suzanne Lamotte, chez Stefco : ' Nous procédions avant manuellement et par courrier. La rapidité de traitement des documents et le niveau de sécurité nous conviennent parfaitement. Cette évolution va dans le bon sens et le service est convivial ', conclut-elle.

Les écueils : attention au coût et à la précision des déclarations

Unanimement, les entreprises estiment que l'évolution vers les télédéclarations ne présente pas de difficultés majeures. Elles se montrent toutefois très pragmatiques, notamment sur le recours ou non aux certificats électroniques. ' Parallèlement à Net-entreprises, nous réalisons les déclarations de TVA à l'aide du service TeleTVA de la DGI. Ce service implique de passer par un organisme tiers pour l'obtention des certificats, lesquels sont payants ', explique Véronique Cassin, chez Sarocean. Une procédure que n'apprécie pas non plus Régine Perrier, chez Transports de Savoie. ' Nous procédions au début aux déclarations de TVA sur TeleTVA. Le recours à ce service suppose de payer un abonnement pour l'obtention des certificats. En 2004, l'abonnement a soudainement doublé, passant à 200 euros pour deux ans. Cette augmentation ne nous a pas semblé justifiée et, par conséquent, nous nous sommes rapprochés d'ASPOne. Le coût des déclarations avec ce partenaire n'excède pas 40 euros par an pour les déclarations mensuelles ', précise la chef-comptable. D'autres entreprises soulignent l'exactitude avec laquelle il faut remplir les champs des formulaires sous peine de rejet des déclarations fournies. ' Suite au déménagement de notre entreprise de Montrouge à Bondoufle, le numéro de Siret a changé et nous ne l'avons pas pris en compte dans la déclaration de TVA suivante. Le document n'a pas été accepté. Nous avons eu une autre déclaration rejetée car nous avions oublié de valider le RIB pour le télépaiement ', explique Suzanne Lamotte, chez Stefco. Pour le reste, les avis convergent. Les inscriptions sont rapides, les services sont fiables et l'ergonomie des applications conviviale. ' C'est presque trop simple ', résume Michèle Boucher, de la mairie d'Affleville. Comme quoi l'informatique peut être un outil véritablement adapté aux besoins des usagers...

Si vous êtes pressé

L'entreprise évolue progressivement vers la dématérialisation des déclarations, qu'elles soient sociales ou fiscales. Le mouvement, initié depuis le début des années quatre-vingt, s'amplifie avec l'essor d'Internet, l'informatisation des PME et la législation qui impose progressivement ce mode de traitement pour la TVA et les déclarations sociales unifiées. Les entreprises qui ne sont pas équipées en applications de gestion peuvent avoir recours à l'EFI (échange de formulaires par Internet) en passant par un portail déclaratif. Les autres entreprises peuvent procéder en mode EDI (échange de données informatisé), dès lors que leur outil est conforme avec cette norme, ou également en mode EFI. Dans la plupart des cas, les retours d'expérience sont positifs. En évitant les ressaisies, l'EDI apparaît comme un procédé plus performant que l'EFI, pourtant très utilisé par les PME.

Pour chaque télédéclaration faite en mode EFI, il faut remplir les champs avec les montants issus de l'état préparatoire réalisé par l'application de gestion. Les déclarations évoluent alors d'un mode de saisie papier à un mode numérique, sans véritable gain de productivité. En mode EDI, à l'inverse, les informations issues de l'application de gestion sont directement envoyées aux organismes, via un portail si l'entreprise a fait ce choix.

Les champs des déclarations doivent être correctement remplis. Sinon, la télédéclaration est rejetée lors du contrôle effectué par le portail déclaratif ou l'organisme fiscal ou social qui la reçoit, avec demande de rectifications. Le paramétrage de l'application est important pour les télédéclarations en EDI, afin que celles-ci soient conformes aux attentes de l'administration.

Le centre d'hébergement du portail déclaratif envoie un accusé de réception puis effectue un contrôle de conformité pour la déclaration. S'il n'y a pas d'erreurs dans les champs, il valide la télédéclaration un à deux jours après l'avoir reçue. Le télépaiement est débité le jour de la date limite de paiement, même s'il a été envoyé avant. L'entreprise est informée du suivi par mail.

Les interfaces des portails déclaratifs sont conviviales et intuitives. L'accès se fait en général par un mot de passe. Il suffit aux entreprises de sélectionner la déclaration qu'elles souhaitent remplir, reporter dans les champs les valeurs correspondantes issues des états préparatoires de leur application de gestion puis de procéder à un éventuel télépaiement.

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Retour d'expérience : Un service pratique et gratuit

' Finis le papier et l'envoi de disquettes à l'administration '

Spécialisée dans les métiers de l'environnement, l'école EME exploite le portail Net-entreprises.fr pour effectuer le traitement social de ses salariés. L'établissement souhaitait améliorer les procédures, tant sur les déclarations préalables d'embauche que sur les déclarations mensuelles (Urssaf) et trimestrielles (retraites). À l'usage, Céline Cabioch dresse un bilan flatteur de ce service. ' Le portail est bien conçu et convivial. Lors de l'inscription, il suffit de choisir les caisses avec lesquelles on travaille. Pour les déclarations, on retrouve l'équivalent des bordereaux papier sur lesquels il suffit de saisir les éléments issus de notre logiciel de paie. Nous procédons ainsi pour effectuer les déclarations de charges sociales mensuelles et trimestrielles, le télépaiement et la DADS-U de fin d'année. Pour cet état, on transfère le fichier généré par le logiciel de paie et Net-entreprises.fr nous précise ensuite s'il y a lieu de corriger des erreurs. La réponse est donnée dans l'heure. Avant, nous procédions par envoi de disquettes à l'administration. Nous n'avions de retour qu'un mois après. Le service nous permet aussi de procéder aux déclarations préalables d'embauche (DPE). Finalement, il faut souligner la fiabilité de ce service, sa convivialité mais aussi le fait qu'il soit gratuit. '

École EME

Retour d'expérience : Les limites de l'EFI

' L'EFI ne nous apporte pas de gain de productivité '

Afin de répondre aux exigences de la loi de finances qui a abaissé le seuil de CA des entreprises à 760 000 euros pour la télédéclaration de TVA, Fiducial s'est mise en quête d'une solution externe l'an passé. En novembre 2006, elle a choisi l'offre d'ASPOne. ' Nous ne souhaitions pas nous lancer dans des développements lourds au niveau de notre SI qui est centralisé. Nous voulions un partenaire qui dispose d'une offre de saisie des déclarations sans certificat et qui gère directement la relation avec la DGI. ASPOne était intéressant. La saisie s'effectue en mode EFI et l'infrastructure fonctionne en mode EDI. Dans chacune des agences, le logiciel de comptabilité sort l'état préparatoire pour les déclarations de TVA mensuelles des clients, lesquelles sont ensuite saisies par nos collaborateurs sur le site d'ASPOne. Chaque agence dispose d'un mot de passe pour accéder à ce service. À l'usage, ce dernier se révèle simple d'utilisation et très fiable, mais l'EFI ne change rien à la mission des collaborateurs qui doivent toujours sortir l'état préparatoire et remplir les champs de la déclaration de TVA, avant sur papier, désormais en ligne. La solution que nous avons retenue est un moyen moderne de respecter les obligations liées à ce type de déclaration. Mais elle ne nous apporte ni gain de productivité, ni gain financier. Nous traitons en revanche les TDFC de fin d'année à l'aide d'une solution interne qui fonctionne en mode EDI. À l'inverse, elle nous fait gagner beaucoup de temps sur les phases de ressaisie. '

Fiducial

Avis d'intégrateur : ' L'EFI est l'antichambre de l'EDI '

EFI ou EDI, quel choix faut-il faire, et dans quel cas ?

Tout d'abord, il faut voir ces deux procédés comme complémentaires et non pas concurrents. L'EFI est recommandé pour des entreprises non équipées en logiciels de paie et de comptabilité. On en recense 1,5 million sur le territoire. Dès lors que l'entreprise en est équipée, l'EDI semble un choix moins coûteux et plus sûr. Ce procédé, qui est en fait un échange de ' machine à machine ', évite la ressaisie des déclarations sur le formulaire électronique. Il route directement les déclarations aux organismes après les avoir extraites de l'application de gestion. La plupart des logiciels sont aujourd'hui capables de générer les déclarations en mode EDI. Pour les experts-comptables et les entreprises qui doivent remplir nombre de déclarations, cette méthode apporte un incontestable gain de productivité. L'EDI ne déporte pas la saisie de l'administration vers l'entreprise et garantit un processus d'automatisation.

Les entreprises équipées doivent donc privilégier l'EDI ?

Oui et pas uniquement les grandes strucutres. Les contraintes d'inscription ne sont pas plus lourdes que pour l'EFI et, au-delà de l'aspect pratique, ce procédé permet à l'entreprise d'avoir des applications en conformité avec les attentes de l'Administration. Quand un envoi est fait, l'entreprise reçoit quelques heures plus tard un AR ou un rejet de la déclaration par l'Administration. En cas de rejet, elle doit corriger les erreurs dans ses applications de paie ou de comptabilité. Ce qui permet à l'information d'être la plus juste possible, d'autant qu'elle est prise à la source.

SDDS (Simplification et Dématérialisation des Données Sociales)