La plupart des solutions de traitement numérique et de lecture des factures fournisseurs du marché sont capables de faire le lien avec les bons de commande déjà contenus dans un PGI SAP. Mais le rapprochement avec ces bons de commande doit être fait à l'écran, image de facture après image de facture.
Les écarts entre facture et bon de commande sont rectifiés en workflow
Thales Avionics, au contraire, a fait le pari, dès 2005, d'un rapprochement complètement automatisé. Si toutes les données contenues sur la facture coïncident, en montant comme en quantité, avec les données de commande et de réception, la facture entre directement dans le processus de règlement comptable. Seules les factures présentant des écarts sont extraites du flux pour être orientées par le workflow vers l'agent comptable habilité, pour analyse, rectification et validation.Cette automatisation totale, l'équipementier aéronautique la réalise sur un système de numérisation EMC Captiva, avec le module Purchase Management du finlandais BasWare. ' De 60 à 65 % des quinze mille factures fournisseurs que nous réception-nons et numérisons mensuellement sont traitées sans aucune intervention humaine ', explique Jean-Noël Decraene, responsable du projet de dématérialisation chez Thales Avionics. En plus de celles présentant des écarts, on trouve des factures provenant de nouveaux fournisseurs que la reconnaissance optique de caractères d'EMC Captiva n'est pas parvenu à décoder intégralement. Pour améliorer la performance, l'équipementier prévoit d'implémenter également, courant 2007, l'outil de positionnement automatique des données free form d'EMC Captiva. ' Nous devrions alors atteindre un taux de traitement complètement automatisé de 80 % ', estime Jean-Noël Decraene.Après quoi, Thales Avionics s'attellera à la dématérialisation complète des factures. Il cherchera à obtenir de ses fournisseurs, d'ici à trois ans, qu'ils lui adressent non plus des documents papier, mais des fichiers, via une plate-forme de dématérialisation des échanges de type Deskom ou B-process.Pour l'heure, les 15 000 factures réceptionnées mensuellement sont constituées de quelque 7 500 factures papier avec leurs bons de commande, aux quelles s'ajoutent 3 500 factures papier dites au visa (elles doivent être visées pour trouver une affectation), 2 000 factures au format EDI et 2 000 ' billets ' électroniques résultant d'achats hors production effectués avec une Corporate Purchasing Card d'American Express.Archivage au format d'origine
Toutes ces factures sont fiscalement archivées dans leur format d'origine. Elles sont également dupliquées en PDF dans une GED maison pour pouvoir, en cas de besoin, être consultées et visualisées dans les meilleurs délais. ' Nous ne manipulons nos factures fournisseurs qu'une seule fois, pour la numérisation, résume Jean-Noël Decraene. Elles passent toutes par le module BasWare Purchase Management. Ce module sous Windows a pour nous l'énorme avantage de ne pas être complètement pré-configuré et de pouvoir s'intégrer à des PGI multiples. '
