Un Intranet pour gérer les RH en libre service

Les applications RH en self-service simplifient la gestion administrative, améliorent le partage du savoir et bousculent la culture de l'entreprise.

Gestion des congés, demandes de formation, besoins de transfert de compétences, etc., les services des ressources humaines (RH) sont confrontés en permanence à des changements et des évolutions qui renforcent leur responsabilité dans la stratégie de l'entreprise. Pour gagner en réactivité et améliorer le service rendu aux salariés, de plus en plus d'entreprises optent pour une gestion de plus en plus informatisée de la relation employés, caractérisée principalement par la mise en place de portails RH, intégrant divers types d'applications : self-service RH, gestion des absences en temps réel, etc.Les rôles attribués aux différents acteurs de l'entreprise sont des extensions des annuaires LDAP, qui permettent de distribuer une information adaptée à chacun, en fonction de son profil et de son rang. ' Le portail RH constitue un point d'accès unique et personnalisable pour le partage d'informations RH entre salariés, managers opérationnels et DRH, par une simple interface Web ', indique Claire-Marie de Vulliod, analyste au CXP. S'intégrant assez facilement au SI en place dans l'entreprise, il permet de tirer pleinement parti des ressources existantes en utilisant des logiciels standards.Il peut aussi exploiter totalement ou en partie des services hébergés par des prestataires externes (mode FAH). ' Son principe repose sur la décentralisation de la gestion quotidienne des RH ', ajoute Claire-Marie de Vulliod. Stimulé par le passage aux 35 heures, le secteur est en pleine croissance. A en croire le CXP, tous les éditeurs de solutions de paie, de gestion des temps, d'applicatifs RH (recrutement, formation...) se sont positionnés sur le créneau. ' On recense aujourd'hui près de 400 sociétés qui développent des applications RH en self-service ', affirme Claire-Marie de Vulliod.

L'utilisation : priorité à la gestion des congés et des plannings

Les solutions les plus répandues concernent la gestion des congés, pour laquelle les salariés saisissent directement leurs demandes, ou la gestion des plannings des équipes où chacun consulte ses horaires et sa charge de travail. ' Chaque salarié devient acteur RH puisqu'il dépose en ligne ses demandes d'absence ', note Garance Courty, responsable paie et administration du personnel à Mikli, un lunetier qui a opté pour la solution externalisée d'ADP-GSI pour gérer les congés de ses 230 salariés.A la Semitag, société des transports en commun de Grenoble, l'application-phare du portail RH est la gestion des plannings des agents de conduite. ' Une solution complexe à mettre en place dans notre entreprise, en raison des nombreuses contraintes de service ', explique Dominique Borel, responsable du SI.Mais Vdoc Portail permet aussi d'intégrer l'ensemble des informations qui circulent dans l'entreprise et de les rendre immédiatement disponibles à tous, et notamment aux 900 conducteurs et mécaniciens qui ne disposent pas d'un PC sur leur lieu de travail (lire encadré). ' L'important, c'est de pouvoir rationaliser la communication entre le personnel et les RH ', ajoute Olivier Person, responsable d'exploitation des SI de Lorans. L'homme sait de quoi il parle. Dans cette PME rennaise de 170 personnes, spécialisée dans le commerce de gros de produits de robinetterie, une bonne demi-douzaine de moyens différents (papier, mail, téléphone, feuille Excel...) étaient utilisés par les salariés pour communiquer avec les RH. ' Cela devenait ingérable, surtout avec les itinérants qui nous envoyaient trop tard leurs dates de congés ou de formation '. Pour supprimer les régularisations incessantes au niveau de la paie, Lorans a opté pour le SIRH de Sage. ' Le portail est utilisé pour les demandes d'absence, le solde des congés et la gestion du planning. Nous y avons ajouté une gestion des entretiens individuels et des demandes de formation. A tout moment, les salariés peuvent suivre l'évolution de leur demande de congés et connaître les motifs en cas de refus ', ajoute Olivier Person. Le chef de service dispose en temps réel d'informations sur la disponibilité de ses équipes, les absences, autant d'éléments qui, jusqu'à présent, franchissaient difficilement les frontières du service RH. Certaines entreprises ajoutent à leur portail des programmes de suivi de notes de frais, d'e-learning, voire même une véritable gestion des compétences. C'est le cas de Batigère, l'un des acteurs majeurs du logement social en France (lire encadré). ' Nous avons procédé à une refonte complète de notre SI RH autour de Pléiades NG de Sopra, auquel nous avons adjoint un outil de Business Intelligence, qui fournit aux managers des indicateurs sociaux et des outils d'analyse qualitative, intervenant notamment dans le calcul des primes ', détaille Didier Jacquot-Heck, responsable du SI RH.

La mise en ?"uvre : plusieurs mois pour paramétrer la solution

La mise en place d'une solution e-RH implique généralement des changements de rôle dans l'entreprise et nécessite donc une forte sensibilisation des utilisateurs. ' La solution doit absolument répondre à un besoin de l'entreprise et améliorer les processus ', confie Dominique Borel.A la Semitag, un groupe d'une quinzaine de salariés a consacré une année à recenser l'ensemble des besoins et à délimiter la circulation de l'information sur l'Intranet. ' Le plus laborieux est de définir précisément toutes les interfaces avec notre LDAP afin de pouvoir remonter les informations de chaque salarié et intégrer toutes les hiérarchies en place dans l'entreprise ', prévient Dominique Borel.La nouvelle application doit aussi s'interfacer avec d'autres logiciels, tels le système de gestion des temps ou la paie. ' Toutes les informations saisies dans le référentiel d'e-RH seront ainsi automatiquement basculées dans la paie qui édite les bulletins de salaire correspondant au temps travaillé ', explique Olivier Person. Selon la complexité du SI déjà en place, plusieurs mois peuvent être nécessaires pour le paramétrage de la nouvelle application, les tests de qualification ainsi que le développement de modules spécifiques (gestion des notes de frais, des tickets restaurant...).' Une équipe mixte constituée de consultants Sopra Group et de gestionnaires de Batigère a travaillé près d'un an au déploiement de Pléiades NG. Un transfert de compétences progressif était indispensable pour que nous puissions assurer de manière autonome la maintenance et l'évolutivité du système ', confie Didier Jacquot-Heck.Les applications Web natives sont généralement installées sur un serveur NT de présentation. Chez Batigère, un serveur de base de données sous Oracle sert aussi aux traitements et gère les batchs. Pour garantir la sécurité de l'application, le service RH dispose généralement d'un adressage IP spécifique. Un coupe-feu protège le serveur et seul le port Apache de consultation est visible sur le réseau.La connexion se fait à partir d'un simple navigateur avec un mot de passe et un identifiant. ' C'est totalement transparent pour l'utilisateur ', indique Garance Courty. Surtout lorsque l'on opte pour des services hébergés par des prestataires externes. ' Nous avions déjà externalisé notre paie chez ADP-GSI. Il était beaucoup plus simple pour nous d'exploiter une solution identique pour la gestion des congés. D'autant que le coût ?" 1,83 euro par mois et par salarié ?" est inclus dans la même facture ', précise Garance Courty.Rien à voir avec les 20 000 euros déboursés par Lorans pour Sage SIRH, les 60 000 euros investis par la Semitag pour son applicatif e-RH et les bornes de consultation... ou encore les 500 000 euros de la solution choisie par Batigère. Mais la richesse des applications et la souplesse de paramétrage ne sont guère comparables !

Les gains : une productivité accrue

Les entreprises adeptes du portail RH lui attribuent pour principales qualités les gains de productivité qu'il génère immédiatement, et la revalorisation de la fonction RH. La direction des ressources humaines peut aussi se focaliser sur le contrôle et surtout l'analyse des informations.En effet, le portail RH facilite la validation des informations collectées, le rappel des obligations et le suivi des échéances, supprimant de fait tout retard et tout risque de double saisie. Il permet de croiser des informations de paie, de gestion des temps, de formation... et donc d'avoir, pour tous les niveaux d'encadrement, des indicateurs fiables et délivrés pratiquement en temps réel. Autre avantage de taille : une meilleure circulation de l'information vers les acteurs concernés.' L'outil apporte plus de transparence dans le fonctionnement de l'entreprise. En impliquant plus fortement les salariés dans la gestion des RH, nous avons gagné une grande paix sociale ', confie Olivier Person. Les données de gestion, les demandes et les validations des congés, l'accès au planning..., tous ces éléments sont en effet généralement perçus comme une avancée par la plupart des salariés et des managers.

Les écueils : ne pas privilégier une catégorie de salariés

La mise en ?"uvre d'une solution d'e-RH nécessite cependant quelques précautions pour s'assurer qu'elle sera considérée comme un outil de productivité et non comme une nouvelle contrainte. ' Il est indispensable de définir le périmètre tant applicatif qu'humain, ainsi que les rôles et compétences de chacun ', rappelle Olivier Person.Il faut pour cela formaliser un certain nombre de procédures et toujours procéder par étapes en identifiant les premiers centres d'intérêt des utilisateurs et en impliquant le plus possible les salariés. ' Le plus difficile est de convaincre les chefs de service que la DRH, sous couvert d'implication et de transparence, ne se décharge pas sur eux d'un travail qui lui incombe normalement ', note Garance Courty.Le portail RH ne modifie en rien la compétence hiérarchique. ' Mais pour que les salariés ne rejettent pas l'outil, il faut accompagner le changement ', conseille Éric Policretti, responsable du SIRH de Batigère. Il est impératif que l'application ne soit pas dédiée à une population de collaborateurs disposant d'un ordinateur et d'une connexion à Internet.' Notre priorité était d'offrir un outil de communication interne, qui soit accessible à tous par l'intermédiaire d'un PC mais aussi à travers des bornes installées en libre service dans les ateliers et les dépôts de bus ', souligne Dominique Borel. Le plus important reste finalement de donner envie aux utilisateurs d'être des acteurs RH de l'entreprise en leur offrant une solution qui leur rende quotidiennement des services.

L'e-RH en self-service

1 - Vers plus de transparence
La mise en place d'une solution RH en self-service répond à un souci de transparence de la direction, mais elle permet aussi une responsabilisation accrue des salariés. De simples ' chercheurs d'informations ', ceux-ci se transforment en producteurs et consommateurs d'informations. Les données de gestion, les demandes de congés, l'accès au planning, aux compteurs, sont autant d'éléments qui seront perçus comme une avancée sociale pour les salariés et les managers. Pour le manager opérationnel, la volonté est d'impliquer plus fortement les collaborateurs dans la gestion des RH.

2 - Une meilleure réactivité
Le fastidieux travail de contrôle des horaires, des absences, des congés... est allégé. Il est largement sécurisé puisque les doubles saisies sont supprimées. Grâce à cette automatisation, la DRH peut se focaliser sur le contrôle et surtout pour l'analyse des informations de RH qui peuvent être facilement croisées, ce qui permet d'avoir, pour tous les niveaux d'encadrement, des indicateurs fiables et délivrés pratiquement en temps réel.

3 - Attention à la fracture informatique
Le portail RH ne doit pas être uniquement destiné aux employés disposant d'un ordinateur et d'une connexion à Internet. Tous les salariés doivent avoir accès aux mêmes ressources. Il est donc essentiel de se doter des moyens nécessaires pour que tous puissent utiliser le portail. Ces moyens peuvent être, par exemple, des bornes en libre-accès au sein des services ne disposant pas d'équipement informatique.

4 - Garantir l'évolutivité de la solution
Si les solutions d'e-RH en self-service sont livrées avec les règles législatives en vigueur, il faut envisager leur évolution. Des adaptations devront être effectuées en vertu des conventions collectives de l'entreprise. Lors de la mise en ?"uvre, il faut définir les règles de gestion internes, les circuits de validation essentiels au fonctionnement du workflow et envisager leur mise à jour en cas de réorganisation des procédures internes.

Quelques solutions de portail RH en libre service

1er retour d'expérience : Dominique Borel (Semitag) : ' Nous voulions une solution accessible à tous les salariés '

La société de transports en commun de l'agglomération grenebloise a opté pour un vecteur d'information unique, avec Vdoc Portail en licences SGL.

' Nous souhaitions un outil de communication interne qui intègre de manière dynamique toutes les informations qui circulent dans l'entreprise. Il nous fallait aussi une solution accessible à tous les salariés, aux 900 conducteurs et mécaniciens notamment qui ne disposent pas d'ordinateurs sur leur lieu de travail. Nous avons opté pour Vdoc Portail en licence SGL, sur lequel nous avons développé des portlets, qui font le lien entre l'Intranet, le service RH, le logiciel de paie et le service clients. Les salariés peuvent consulter en ligne leur fiche de paie, demander des congés et même avoir accès à l'état du trafic. Un LDAP permet de hiérarchiser le niveau d'information auquel a accès chaque salarié selon son rang dans l'entreprise ', explique Dominique Borel. L'application est aussi utilisée pour la gestion des plannings des agents de conduite. ' Grâce aux huit bornes Cyberdeck déployées dans les ateliers de maintenance et les salles de prise de service, les conducteurs consultent leurs plannings et demandent des modifications. Un avis immédiat est rendu sur la faisabilité de la demande et il y a une interaction directe avec la hiérarchie. ' L'application devrait être étendue pour offrir un accès depuis des PC situés hors de l'entreprise. ' Nous développons un accès à l'Intranet depuis l'extérieur avec un système d'authentification F5 à base de RPV/SSL sur un serveur dédié. Cet accès se fera à partir d'une fenêtre ouverte uniquement sur un bureau virtuel où le salarié pourra surfer ', précise Dominique Borel.

Semitag

2e retour d'expérience : Didier Jacquot-Heck (Batigère) : ' Supprimer les interfaces grâce à une seule base de données '

La société dispose d'un progiciel intégré, avec une base unique d'informations RH, mise à jour en temps réel par les salariés sur le Web et des modules de saisie délocalisés.

' Notre SI RH était composé d'applications vieillissantes et hétérogènes, la plupart développées en interne sous Lotus Notes, pour gérer les demandes de formation, les tickets restaurant ou le calcul des primes. Cet outil devenait complexe à gérer en raison du grand nombre d'interfaces entre les différentes bases de données. Pour un même dossier, nous pouvions effectuer jusqu'à huit saisies différentes dans le mois, ce qui multipliait les risques d'erreurs et nous faisait perdre du temps ', explique Didier Jacquot-Heck. En 2005, Batigère décide de refondre l'ensemble de son SIRH autour de Pléiades NG.
' Nous voulions disposer d'un progiciel intégré, avec une base unique d'informations RH, qui puisse être mise à jour en temps réel par les salariés sur le Web et des modules de saisie délocalisés. L'objectif était d'automatiser au maximum les processus afin de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Aujourd'hui, nous l'utilisons pour gérer le recrutement, la formation, les congés, les plannings, la paie... Et nous y avons associé un outil de Business Intelligence, qui fournit aux managers des indicateurs sociaux et des outils d'analyse qualitative des processus RH ', confie Didier Jacquot-Heck.

Batigère

avis d'intégrateur : Arnaud Bailleul (Talentys Consulting) : ' Prendre en compte l'existant est fondamental '

Sans oublier l'ergonomie et la facilité de prise en main, la société tient compte du niveau de sécurisation et des possibilités d'ouverture du portail sur un Extranet.

Selon quels critères doit-on choisir ce type d'outil ?
L'entreprise a le choix entre un portail RH complet qui sert de point d'entrée à diverses applications ou une fenêtre ouverte en mode Web sur une application RH spécifique. Elle doit d'abord recenser précisément les outils RH dont elle dispose. Et vérifier ensuite la portabilité de la solution et la facilité avec laquelle elle peut l'intégrer à son environnement. Ce qui n'est pas neutre au niveau des coûts de maintenance et d'évolution... Elle doit prendre en compte le niveau de sécurisation et les possibilités d'ouverture du portail sur un Extranet. Sans oublier l'ergonomie et la facilité de prise en main.

Quels sont les principaux gains ?
Indéniablement, le gain de temps. Une application RH en self-service permet de supprimer les tâches de saisie et d'édition de demandes de congés, de formation... Un service RH peut gagner jusqu'à 45 % de temps et se consacrer à des tâches plus valorisantes. C'est aussi un bon moyen de permettre une meilleure communication des décisions prises en interne en associant le salarié.

Talentys Consulting