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Les applications RH en self-service simplifient la gestion administrative, améliorent le partage du savoir et bousculent la culture de l'entreprise.
Gestion des congés, demandes de formation, besoins de transfert de compétences, etc., les services des ressources humaines (RH) sont confrontés en permanence à des changements et des évolutions qui renforcent leur responsabilité dans
la stratégie de l'entreprise. Pour gagner en réactivité et améliorer le service rendu aux salariés, de plus en plus d'entreprises optent pour une gestion de plus en plus informatisée de la relation employés, caractérisée principalement par la mise
en place de portails RH, intégrant divers types d'applications : self-service RH, gestion des absences en temps réel, etc.Les rôles attribués aux différents acteurs de l'entreprise sont des extensions des annuaires LDAP, qui permettent de distribuer une information adaptée à chacun, en fonction de son profil et de son rang. ' Le
portail RH constitue un point d'accès unique et personnalisable pour le partage d'informations RH entre salariés, managers opérationnels et DRH, par une simple interface Web ', indique Claire-Marie de Vulliod, analyste au
CXP. S'intégrant assez facilement au SI en place dans l'entreprise, il permet de tirer pleinement parti des ressources existantes en utilisant des logiciels standards.Il peut aussi exploiter totalement ou en partie des services hébergés par des prestataires externes (mode FAH). ' Son principe repose sur la décentralisation de la gestion quotidienne des
RH ', ajoute Claire-Marie de Vulliod. Stimulé par le passage aux 35 heures, le secteur est en pleine croissance. A en croire le CXP, tous les éditeurs de solutions de paie, de gestion des temps, d'applicatifs RH
(recrutement, formation...) se sont positionnés sur le créneau. ' On recense aujourd'hui près de 400 sociétés qui développent des applications RH en self-service ', affirme Claire-Marie de
Vulliod.
L'utilisation : priorité à la gestion des congés et des plannings
Les solutions les plus répandues concernent la gestion des congés, pour laquelle les salariés saisissent directement leurs demandes, ou la gestion des plannings des équipes où chacun consulte ses horaires et sa charge de travail.
' Chaque salarié devient acteur RH puisqu'il dépose en ligne ses demandes d'absence ', note Garance Courty, responsable paie et administration du personnel à Mikli, un lunetier qui a opté pour la
solution externalisée d'ADP-GSI pour gérer les congés de ses 230 salariés.A la Semitag, société des transports en commun de Grenoble, l'application-phare du portail RH est la gestion des plannings des agents de conduite. ' Une solution complexe à mettre en place dans notre entreprise,
en raison des nombreuses contraintes de service ', explique Dominique Borel, responsable du SI.Mais Vdoc Portail permet aussi d'intégrer l'ensemble des informations qui circulent dans l'entreprise et de les rendre immédiatement disponibles à tous, et notamment aux 900 conducteurs et mécaniciens qui ne disposent pas d'un PC
sur leur lieu de travail (lire encadré). ' L'important, c'est de pouvoir rationaliser la communication entre le personnel et les RH ', ajoute Olivier Person, responsable d'exploitation des SI de Lorans.
L'homme sait de quoi il parle. Dans cette PME rennaise de 170 personnes, spécialisée dans le commerce de gros de produits de robinetterie, une bonne demi-douzaine de moyens différents (papier, mail, téléphone, feuille Excel...) étaient utilisés
par les salariés pour communiquer avec les RH. ' Cela devenait ingérable, surtout avec les itinérants qui nous envoyaient trop tard leurs dates de congés ou de formation '. Pour supprimer les
régularisations incessantes au niveau de la paie, Lorans a opté pour le SIRH de Sage. ' Le portail est utilisé pour les demandes d'absence, le solde des congés et la gestion du planning. Nous y avons ajouté une gestion des
entretiens individuels et des demandes de formation. A tout moment, les salariés peuvent suivre l'évolution de leur demande de congés et connaître les motifs en cas de refus ', ajoute Olivier Person. Le chef de service
dispose en temps réel d'informations sur la disponibilité de ses équipes, les absences, autant d'éléments qui, jusqu'à présent, franchissaient difficilement les frontières du service RH. Certaines entreprises ajoutent à leur portail des programmes
de suivi de notes de frais, d'e-learning, voire même une véritable gestion des compétences. C'est le cas de Batigère, l'un des acteurs majeurs du logement social en France (lire encadré). ' Nous avons procédé à une refonte
complète de notre SI RH autour de Pléiades NG de Sopra, auquel nous avons adjoint un outil de Business Intelligence, qui fournit aux managers des indicateurs sociaux et des outils d'analyse qualitative, intervenant notamment dans le calcul des
primes ', détaille Didier Jacquot-Heck, responsable du SI RH.
La mise en ?"uvre : plusieurs mois pour paramétrer la solution
La mise en place d'une solution e-RH implique généralement des changements de rôle dans l'entreprise et nécessite donc une forte sensibilisation des utilisateurs. ' La solution doit absolument répondre à un
besoin de l'entreprise et améliorer les processus ', confie Dominique Borel.A la Semitag, un groupe d'une quinzaine de salariés a consacré une année à recenser l'ensemble des besoins et à délimiter la circulation de l'information sur l'Intranet. ' Le plus laborieux est de définir
précisément toutes les interfaces avec notre LDAP afin de pouvoir remonter les informations de chaque salarié et intégrer toutes les hiérarchies en place dans l'entreprise ', prévient Dominique Borel.La nouvelle application doit aussi s'interfacer avec d'autres logiciels, tels le système de gestion des temps ou la paie. ' Toutes les informations saisies dans le référentiel d'e-RH seront ainsi
automatiquement basculées dans la paie qui édite les bulletins de salaire correspondant au temps travaillé ', explique Olivier Person. Selon la complexité du SI déjà en place, plusieurs mois peuvent être nécessaires pour le
paramétrage de la nouvelle application, les tests de qualification ainsi que le développement de modules spécifiques (gestion des notes de frais, des tickets restaurant...).' Une équipe mixte constituée de consultants Sopra Group et de gestionnaires de Batigère a travaillé près d'un an au déploiement de Pléiades NG. Un transfert de compétences progressif était indispensable pour
que nous puissions assurer de manière autonome la maintenance et l'évolutivité du système ', confie Didier Jacquot-Heck.Les applications Web natives sont généralement installées sur un serveur NT de présentation. Chez Batigère, un serveur de base de données sous Oracle sert aussi aux traitements et gère les batchs. Pour
garantir la sécurité de l'application, le service RH dispose généralement d'un adressage IP spécifique. Un coupe-feu protège le serveur et seul le port Apache de consultation est visible sur le réseau.La connexion se fait à partir d'un simple navigateur avec un mot de passe et un identifiant. ' C'est totalement transparent pour l'utilisateur ', indique Garance Courty. Surtout lorsque
l'on opte pour des services hébergés par des prestataires externes. ' Nous avions déjà externalisé notre paie chez ADP-GSI. Il était beaucoup plus simple pour nous d'exploiter une solution identique pour la gestion des congés.
D'autant que le coût ?" 1,83 euro par mois et par salarié ?" est inclus dans la même facture ', précise Garance Courty.Rien à voir avec les 20 000 euros déboursés par Lorans pour Sage SIRH, les 60 000 euros investis par la Semitag pour son applicatif e-RH et les bornes de consultation... ou encore les 500 000 euros de la
solution choisie par Batigère. Mais la richesse des applications et la souplesse de paramétrage ne sont guère comparables !
Les gains : une productivité accrue
Les entreprises adeptes du portail RH lui attribuent pour principales qualités les gains de productivité qu'il génère immédiatement, et la revalorisation de la fonction RH. La direction des ressources humaines peut aussi se focaliser
sur le contrôle et surtout l'analyse des informations.En effet, le portail RH facilite la validation des informations collectées, le rappel des obligations et le suivi des échéances, supprimant de fait tout retard et tout risque de double saisie. Il permet de croiser des informations de
paie, de gestion des temps, de formation... et donc d'avoir, pour tous les niveaux d'encadrement, des indicateurs fiables et délivrés pratiquement en temps réel. Autre avantage de taille : une meilleure circulation de l'information vers
les acteurs concernés.' L'outil apporte plus de transparence dans le fonctionnement de l'entreprise. En impliquant plus fortement les salariés dans la gestion des RH, nous avons gagné une grande paix
sociale ', confie Olivier Person. Les données de gestion, les demandes et les validations des congés, l'accès au planning..., tous ces éléments sont en effet généralement perçus comme une avancée par la plupart des
salariés et des managers.
Les écueils : ne pas privilégier une catégorie de salariés
La mise en ?"uvre d'une solution d'e-RH nécessite cependant quelques précautions pour s'assurer qu'elle sera considérée comme un outil de productivité et non comme une nouvelle contrainte. ' Il est
indispensable de définir le périmètre tant applicatif qu'humain, ainsi que les rôles et compétences de chacun ', rappelle Olivier Person.Il faut pour cela formaliser un certain nombre de procédures et toujours procéder par étapes en identifiant les premiers centres d'intérêt des utilisateurs et en impliquant le plus possible les salariés. ' Le
plus difficile est de convaincre les chefs de service que la DRH, sous couvert d'implication et de transparence, ne se décharge pas sur eux d'un travail qui lui incombe normalement ', note Garance Courty.Le portail RH ne modifie en rien la compétence hiérarchique. ' Mais pour que les salariés ne rejettent pas l'outil, il faut accompagner le changement ', conseille Éric Policretti,
responsable du SIRH de Batigère. Il est impératif que l'application ne soit pas dédiée à une population de collaborateurs disposant d'un ordinateur et d'une connexion à Internet.' Notre priorité était d'offrir un outil de communication interne, qui soit accessible à tous par l'intermédiaire d'un PC mais aussi à travers des bornes installées en libre service dans les ateliers et les
dépôts de bus ', souligne Dominique Borel. Le plus important reste finalement de donner envie aux utilisateurs d'être des acteurs RH de l'entreprise en leur offrant une solution qui leur rende quotidiennement des
services.
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